ก้าวสู่ยุคดิจิตอลด้วย HR Tech เทคโนโลยีช่วยจัดการทรัพยากรบุคคล

สิ่งสำคัญที่ขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้นั้นย่อมเป็นพนักงานหรือทรัพยากรมนุษย์ทุกคนที่สร้างผลงานขึ้นมา แน่นอนว่ายิ่งองค์กรใหญ่มากเท่าใด การดูแลทรัพยากรมนุษย์ก็ยิ่งเป็นสิ่งสำคัญและมีเรื่องราวให้จัดการมากเท่านั้นทำให้ในยุคที่การสร้างผลลัพธ์ที่ดีเป็นสิ่งสำคัญอย่างนี้ HR ต้องรับศึกหนักทีเดียว หากไม่มีตัวช่วยดีๆ คงเป็นเรื่องยากที่ HR จะสร้างผลลัพธ์ดีๆ ให้พนักงานในองค์กรสามารถมีความสุขกับการทำงานได้

วันนี้ JOBCAN จึงพาทุกคนมารู้จักกับ HR Tech ตัวช่วยสำคัญที่จะทำให้องค์กรสามารถก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงและรวดเร็วมากขึ้น เป็นอย่างไรบ้างไปดูกัน

ทำความรู้จักกับ HR Tech

HR Tech เป็นคำที่ย่อมาจาก HR Technology ซึ่งการการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของ HR ให้กระบวนการทั้งหมดเดินไปข้างหน้าได้เร็วขึ้น มั่นคงมากขึ้นและมีความผิดพลาดน้อยลงด้วยการใช้ระบบดิจิตอลเข้ามาช่วย ทำให้กระบวนการการประสานงานในองค์กรสามารถทำได้อย่างไร้รอยต่อ ตั้งแต่การดูแลพนักงานเข้าใหม่ เวลาการทำงาน การจัดทำเอกสารและอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งปัจจุบันนี้มี HR Tech มากมายที่สร้างขึ้นเพื่อให้พนักงานในองค์กรสามารถได้รับคุณภาพชีวิตที่ดีได้ในองค์กรของตนส่งผลให้การทำงานมีความสุขมากขึ้นและยังเพิ่มเวลาการทำงานในส่วนอื่นที่สำคัญของ HR ได้ด้วย

เหตุผลที่ HR Tech กลายเป็นสิ่งจำเป็นในองค์กร

เรามาดูประโยชน์ที่องค์กรจะได้หากมีการใช้งาน HR Tech และยังเป็นเหตุผลที่ทำให้หลายองค์กรเลือกใช้ HR Tech ในการบริหารงานทรัพยากรต่างๆ ในองค์กรด้วย ซึ่งเราได้รวบรวมไว้ 5 ข้อหลักดังนี้

มี HR Tech เพื่อรองรับการทำงานที่ยืดหยุ่น

ในปัจจุบันการทำงานในหลายองค์กรเริ่มไม่มีกำแพงด้านเวลาอีกแล้วทำให้ HR ต้องหาตัวช่วยอย่าง HR Tech ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน สามารถใช้งานได้ตลอดเวลาเพราะสิ่งที่รันระบบไม่ใช่คนอีกต่อไปจึงไม่จำเป็นต้องเจอหน้าหรือมีคนคอยรับรองก็สามารถทำงานได้ทันที เช่น ระบบบันทึกเวลาเข้างานบนคลาวด์ ซึ่งสามารถเข้างานได้ยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็นเวลาใดระบบก็จะบันทึกและนับตามที่มีการลงไว้ เป็นต้น

มี HR Tech เพื่อลดต้นทุนทรัพยากร

หน้าที่หนึ่งของ HR ที่สำคัญอย่างมากคือการบริหารทรัพยากรภายในองค์กรเช่น อุปกรณ์เครื่องใช้ เวลาการทำงาน แรงงานภายในองค์กร ซึ่งเป็นนับเป็นต้นทุนที่ไม่น้อยเลยทีเดียว แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้ HR Tech ทำให้ต้นทุนทรัพยากรประหยัดมากขึ้นได้เลย

ตัวอย่างเช่น การเซ็นอนุมัติเอกสาร ที่โดยปกติแล้วจะต้องพิมพ์เป็นกระดาษออกมาแล้วให้พนักงานส่งเอกสารไปหาผู้มีอำนาจอนุมัติ รอกระทั่งเขาอนุมัติจากนั้นถึงจะสามารถดำเนินงานต่อได้ ซึ่งในกระบวนการเหล่านี้จะต้องมีการใช้ทรัพยากรเช่นกระดาษ หมึกพิมพ์ คนประสานงานรวมถึงเวลาในการดำเนินการ ล้วนเป็นทรัพยากรที่บริษัทจะต้องคิดเป็นต้นทุนทั้งสิ้น 

แต่หากมี HR Tech เข้ามาช่วย ต้นทุนทรัพยากรเหล่านี้จะหมดไปทันที เพราะ HR Tech คือการนำเอาขั้นตอนและกระบวนการทั้งหมดเข้ามาไว้ในระบบดิจิตอลซึ่งสามารถทำงานบนคลาวด์หรือระบบที่ออกแบบมาแล้วจึงไม่ต้องมีกระบวนการใดใด เพียงส่งเรื่องแล้วรอการอนุมัติเท่านั้นก็เรียบร้อย

มี HR Tech เพื่อลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากมนุษย์

งานของ HR หลายอย่างเป็นงานที่ต้องการความละเอียดรอบคอบและที่สำคัญคือต้องใช้เวลา อย่างเช่นการคำนวณเวลาการทำงานเพื่อคิดเป็นเงินเดือน การคำนวณเงินเดือน การดูแลเอกสารสำคัญต่างๆ ที่แม้ว่าจะละเอียดรอบคอบมากเพียงใดก็ย่อมเกิดความผิดพลาดได้เสมอ แต่หากเป็นการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยปัญหาย่อมเกิดขึ้นน้อยลงและสามารถตรวจสอบแก้ไขได้ง่ายมากขึ้น

มี HR Tech เพื่อความรวดเร็วในการดำเนินงาน

การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยงาน HR อย่าง HR Tech นั้นสามารถลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกเป็นได้จึงทำให้งานดำเนินไปได้เร็วมากขึ้น โดยเฉพาะขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานซึ่งโดยส่วนมากแรงงานมนุษย์ทำให้ความไม่แน่นอนมีมากขึ้นไปอีก

มี HR Tech เพื่อการพัฒนาศักยภาพขององค์กร

การใช้งาน HR Tech ไม่เพียงจะช่วยลดความผิดพลาดหรือต้นทุนด้านอื่นๆ ในการทำงานแล้วยังสามารถนำมาช่วยพัฒนาด้านอื่นๆ เช่นการปรับปรุงสวัสดิการให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของยุคสมัยมากขึ้น หากพนักงานมีความสุขในการทำงานเพราะมีสวัสดิการที่ตอบโจทย์แล้ว การพัฒนาศักยภาพขององค์กรก็สามารถทำได้ไม่ยากเลย

สรุป

การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานในแผนกต่างๆ เป็นสิ่งที่สามารถช่วยเหลือบริษัทได้มากแต่ในขณะเดียวกันก็ต้องตรวจสอบให้แน่ชัดว่าเทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นเหมาะสมกับบริษัทหรือไม่ เพราะหากเลือกใช้ที่ไม่เหมาะสมย่อมเป็นการสร้างความเสียหายให้กับองค์กรมากกว่าสร้างประโยชน์อย่างแน่นอน ที่สำคัญ HR Tech ที่เลือกใช้ยังต้องสามารถรักษาความปลอดภัยทางข้อมูลได้ด้วย