การตามหาบุคลากรที่มีความสามารถตรงกับความต้องการขององค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยซึ่งสามารถนับได้ว่านี่เป็นงานที่ท้าทายงานหนึ่งของ HR เลยทีเดียว แต่ก็ใช่ว่า HR จะไม่มีตัวช่วยดีๆ เพราะการหาคนที่มีความสามารถได้ตามต้องการนั้น HR สามารถขอความร่วมมือจากพนักงานให้มีการแนะนำบุคคลที่มีความสามารถเข้ามาสมัครหรือสัมภาษณ์งานกับบริษัทได้เช่นกัน โดยวิธีนี้จะเรียกว่า Employee Referral Program

วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอารายละเอียดของวิธีการดีๆ อย่าง Employee Referral Program นี้มาแบ่งปันให้ได้รู้กันว่าคืออะไร มีขั้นตอนการทำอย่างไร พร้อมข้อดี ข้อเสียและวิธีการดึงดูดพนักงานให้ช่วยแนะนำ ไปดูกันเลย

ทำความรู้จักกับ Employee Referral Program

Employee Referral Program คือโปรแกรมที่เปิดให้พนักงานได้แนะนำคนรู้จัก เพื่อนหรือครอบครัวให้กับบริษัทในตำแหน่งที่กำลังสรรหาบุคลากรเข้ามารับตำแหน่ง โดยมีแรงจูงใจในการดึงดูดให้พนักงานเข้าร่วมโปรแกรมเป็นค่าตอบแทนในการตามหาบุคลากร เมื่อคนที่ได้รับการแนะนำผ่านการสัมภาษณ์และได้รับเข้าเป็นพนักงานแล้ว ซึ่งวิธีการนี้จะช่วยให้หาบุคลากรที่ต้องการได้เร็วมากขึ้น

ขั้นตอนการทำ Employee Referral Program

การทำ Employee Referral Program ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ละองค์กรสามารถออกแบบได้ตามต้องการ โดยส่วนมากจะมีขั้นตอนดังนี้

กำหนดเป้าหมายการว่าจ้าง

ความจริงแล้วขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนพื้นฐานตามปกติที่ต้องทำในการรับสมัครบุคลากรหรือพนักงานในทุกตำแหน่ง ที่จะต้องกำหนดเป้าหมายในการว่าจ้างว่าต้องการกี่คน ในระดับใดบ้าง และต้องการภายในระยะเวลาเท่าใด การกำหนดเป้าหมายการว่าจ้างนี้จะต้องกำหนดร่วมกับแผนกหรือฝ่ายงานที่รับผิดชอบงานในตำแหน่งนั้นๆ ด้วยเพื่อให้สามารถเติมเต็มความสามารถที่ต้องการได้

กำหนดรายละเอียดของตำแหน่งและคุณสมบัติที่เปิดรับ

แม้ว่าการกำหนดรายละเอียดของตำแหน่งและคุณสมบัติต่างๆ ฟังดูแล้วเป็นเรื่องพื้นฐานที่ต้องกำหนดเมื่อเปิดรับสมัครพนักงาน แต่สำหรับ Employee Referral Program นั้นมีความพิเศษตรงที่สามารถให้รายละเอียดที่มองเห็นภาพรวม หรือมองเห็นตัวอย่างงานในตำแหน่งที่กำลังมองหาว่าเป็นแนวใด ต้องการความถนัดพิเศษด้านไหน เพราะแม้จะบอกว่ารับสมัครช่างภาพ แต่ใช่ว่าช่างภาพทุกคนจะถ่ายภาพในสไตล์เดียวกันได้ 

แจ้งรายละเอียดแก่พนักงานในองค์กร

หลังจากได้รายละเอียดทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ก็เป็นขั้นตอนการแจ้งให้พนักงานได้รับทราบเพื่อช่วยมองหาบุคลากรที่ตรงกับข้อกำหนดให้เข้ามาส่งเรซูเม่และผลงาน จากนั้นก็สัมภาษณ์เพื่อทำความรู้จักกันทั้งสองฝ่าย ว่ามีเป้าหมายหรือความต้องการตรงกันหรือไม่ หากตรงกันก็เข้ามาทดลองงานต่อ ซึ่งมาถึงตรงนี้แล้วพนักงานที่ทำการแนะนำก็สามารถรับค่าตอบแทนได้ โดยส่วนนี้บริษัทหรือองค์กรอาจมีลำดับที่ต่างกันออกไปตามความเหมาะสม

ข้อดีของการทำ Employee Referral Program

การหาคนด้วย Employee Referral Program ช่วยให้ HR สามารถตามหาคนที่มีความสามารถได้รวดเร็วมากขึ้น ทั้งยังได้ความสามารถที่ใกล้เคียงกับความต้องการมากขึ้นกว่าเดิมเพราะมีตัวกลางที่ช่วยคัดสรรในเบื้องต้น และที่สำคัญ พนักงานใหม่ที่เข้ามาจะเสมือนมีเพื่อนคอยให้การดูแลช่วยให้การปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรทำได้ง่ายมากขึ้นด้วย

ข้อเสียของการทำ Employee Referral Program

การใช้งาน Employee Referral Program เป็นการร่วมมือกันกับพนักงานภายในองค์กร ดังนั้น การชี้แจงความคืบหน้าและเหตุผลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ้างงานหรือการปฏิเสธจะต้องมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะบริษัทอาจดูไม่ดีหากเงียบหายไปโดยไม่ชี้แจงและพนักงานที่แนะนำอาจไม่ต้องการเข้าร่วม Employee Referral Program อีก

การคิดอัตราค่าตอบแทน

การคิดอัตราค่าตอบแทนในการทำ Employee Referral Program สามารถคิดได้ 3 วิธีด้วยกัน ดังนี้

กำหนดอัตราค่าตอบแทนตายตัวในแต่ละตำแหน่ง

เป็นการกำหนดอัตราค่าตอบแทนในแต่ละตำแหน่งไว้อย่างชัดเจนว่ามีค่าตอบแทนเท่าไหร่ โดยเป็นการกำหนดขึ้นตามการอ้างอิงต้นทุนของบริษัทเอง

กำหนดอัตราค่าตอบแทนเป็นเปอร์เซ็นต์ของเงินเดือน

ในแต่ละตำแหน่งงานย่อมมีความยากง่ายในการหาบุคคลที่มีความสามารถตรงกับความต้องการแตกต่างกันออกไป แต่ความยากง่ายนั้นเป็นนามธรรมที่ไม่สามารถนับได้ชัดเจน ดังนั้น จึงสามารถใช้เงินเดือนของพนักงานที่ได้รับการแนะนำเป็นฐานและคำนวณค่าตอบแทน Employee Referral Program เป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น บริษัทว่าจ้างตำแหน่งผู้จัดการมาในเงินเดือน 40,000 บาท ให้ค่าตอบแทนอยู่ที่ 20% จะเท่ากับ 8,000 บาท 

กำหนดอัตราค่าตอบแทนเป็นลำดับขั้นบันได

ในบางบริษัทใช้ระบบอัตราค่าตอบแทนแบบลำดับขั้นบันไดคือ แนะนำคนที่หนึ่งได้ตามฐานเปอร์เซ็นต์หรือค่าตอบแทนตายตัวที่บริษัทกำหนดเริ่มต้น แต่หากมีการแนะนำคนที่สองจะได้อัตราค่าตอบแทนที่บวกเพิ่มขึ้นนั่นเอง โดยการกำหนดนี้จะมีการทำการตกลงกันก่อนอย่างชัดเจน เป็นวิธีที่เหมาะสำหรับบริษัทหรือองค์กรขนาดเล็กที่กำลังขยายตัวและต้องการเปิดรับตำแหน่งจำนวนมาก

ในการทำ Employee Referral Program นั้นเป็นการดำเนินการที่คล้ายกับโครงการอื่นๆ จึงต้องมีการพัฒนาวิธีการและขั้นตอนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เข้ากับวิถีขององค์กรอย่างที่สุด และถึงแม้จะมีการใช้ Employee Referral Program แล้วฝั่ง HR เองก็ควรตรวจสอบและตามหาบุคลากรต่อไปด้วยเช่นกัน