จัดการเอกสารออนไลน์ อนุมัติเอกสารง่าย ทำงานที่ไหนก็ได้ แค่มีตัวช่วยที่ใช่

ปัจจุบันคนทำงานออฟฟิศหลายคนยังประสบปัญหาการขนย้ายเอกสารที่ต้องใช้ทำงาน ทั้งในการเดินเอกสารภายในบริษัทเอง หรือแม้แต่การแบกเอาเอกสารหรืองานกลับมาทำที่บ้าน ไม่ว่าจะด้วยนโยบายการใช้เอกสารของที่บริษัทเอง หรือความเคยชินในการทำงานเอกสาร แต่เดี๋ยวนี้มีระบบจัดการเอกสารออนไลน์ที่สามารถเข้ามาช่วยลดปัญหาการทำงานเอกสารที่ยุ่งยากและเปลืองทรัพยากร

อีกทั้งยังสามารถทำงานออนไลน์ไม่จำเป็นต้องนั่งโต๊ะอยู่ที่ออฟฟิศก็จัดการเอกสารออนไลน์ได้ เหมาะกับคนที่ต้องทำงานนอกสถานที่ ต้องเอางานกลับไปทำที่บ้านบ่อยๆ หรือคนที่บริษัทมีนโยบาย work from home การใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์จะทำให้เราไม่ต้องห่วงงานเอกสารว่าจะเกิดความผิดพลาดหรือลดขั้นตอนในการปริ้นท์เอกสารเพื่อรอเซ็นต์อนุมัติ ทำให้แม้ในวันหยุดหรือกรณีมีเอกสารด่วนที่ต้องออกเอกสารเลย ก็สามารถสร้างเอกสารและส่งเพื่อให้หัวหน้าอนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา

ระบบงานเอกสารกับการทำงานในสำนักงานหรือระบบบริษัทเป็นของคู่กัน ทั้งเอกสารภายในและเอกสารภายนอก ความยุ่งยากอย่างหนึ่งของการทำงานเอกสารคือการที่พนักงานคนที่เป็นคนจัดการอาจใช้เวลาทั้งวันกับการออกเอกสารไม่กี่ประเภท ยิ่งถ้าหากต้องออกเอกสารที่ให้มีการตรวจสอบ หรือแก้ไข หรือต้องรอการอนุมัติจากพนักงานท่านอื่นอีกก็ยิ่งต้องใช้เวลาและต้องเปลืองทรัพยากรหากมีการแก้ไขเอกสารระหว่างการอนุมัติเกิดขึ้น

นอกจากการสร้างเอกสารที่ยุ่งยากแล้ว การจัดเก็บเอกสารเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่คนทำงานต้องวางแผน ทั้งเรื่องการจัดแฟ้มเอกสารหาจุดวางและคัดแยกประเภทของเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ หาตู้หรือชั้นวางเอกสารมาไว้สำหรับจัดเก็บ

และเมื่องานเอกสารเป็นสิ่งที่ต้องทำอยู่ตลอด การบริหารจัดการเอกสารจึงต้องทำทั้งการจัดเก็บเอกสารใหม่และทำลายเอกสารเก่า เมื่อมาถึงยุคที่ใครๆ ก็ทำงานออนไลน์ ดังนั้นระบบจัดการเอกสารออนไลน์จึงเป็นตัวช่วยที่ชาญฉลาดสำหรับพนักงานหรือองค์กรที่ต้องการประสิทธิภาพในการทำงานเอกสารที่ดีขึ้น รวดเร็วขึ้น

เพราะใช้เวลาตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสาร แก้ไขตรวจสอบ ไปจนถึงการขออนุมัติเอกสารออนไลน์ก็สามารถทำได้ เสร็จงานเอกสารได้ภายในเวลาไม่กี่นาทีเพราะมีการแจ้งเตือนพนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนให้สามารถเข้าถึงเอกสารของตนเองได้เลย

เลิกปวดหัวกับงานเอกสาร มาจัดการเอกสารออนไลน์ด้วยระบบสร้าง แก้ไข อนุมัติเอกสาร On Cloud

ในปัจจุบันไม่เพียงแค่การทำงานออนไลน์ที่ทุกคนใช้งานอินเทอร์เน็ตในการเข้าถึงข้อมูลและการอัพโหลดไฟล์ ส่งอีเมลเพื่อติดต่องานกันแล้ว การใช้งานพื้นที่จัดเก็บเอกสารไลน์ที่เรียกว่าระบบ Cloud ก็กำลังได้รับความนิยมโดยเฉพาะกับการจัดการไฟล์เอกสาร หรือจัดการเอกสารออนไลน์ต่างๆ ที่ไม่จำเป็นต้องมีการพิมพ์เอกสารออกมา ทำให้สามารถสร้างเอกสาร และจัดเก็บเอกสารไว้บนคลาวด์ได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะมีพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ

หากคุณได้ซื้อหรือชำระค่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เอาไว้แล้ว สิ่งนี้จะช่วยลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารในสำนักงานออกไปได้ เพราะเมื่อข้อมูลและเอกสารทุกอย่างของคุณอยู่ในคอมพิวเตอร์และสามารถเรียกดูหรือนำมาใช้งานได้ตลอดเวลา ก็ไม่ต้องมานั่งหาแฟ้มเก็บเอกสารกันอีกต่อไป เพียงแค่แยกประเภทหมวดหมู่ไฟล์เอกสารเอาไว้ให้เป็นที่ก็พอ

จัดการเอกสารออนไลน์ แก้ไข อนุมัติง่าย ประหยัดเวลาทำงาน

นอกจากเรื่องการจัดเก็บไฟล์เอกสารแล้ว การสร้างเอกสารใหม่ก็ทำได้ง่ายเช่นกัน เพราะระบบจัดการเอกสารออนไลน์สมัยนี้สามารถสร้าง template หรือรูปแบบของเอกสารเป็น default เอาไว้ได้เลย ทำให้ทุกครั้งที่คุณต้องการจะสร้างเอกสารใหม่ก้ไม่จำเป็นต้องคัดลอกหรือ copy ไฟล์เอกสารเดิมแล้วมาเปลี่ยนแปลงเนื้อหาเพราะต้องการเค้าโครงการจัดวางแบบเดิม ซึ่งการทำแบบนี้ในบางครั้งเกิดความผิดพลาดจากการลืมลบข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลบางจุดในเอกสารฉบับเดิมออก ทำให้ต้องมาแก้ไขเอกสารกันใหม่อีกภายหลัง

แต่หากเป็นการสร้างเอกสารด้วยการใช้รูปแบบเอกสารตามที่เราได้ตั้งค่ากำหนดเอาไว้แล้ว เราก็จะได้รูปแบบการจัดวางตามที่ต้องการ และสามารถเติมเนื้อหางานใหม่ที่ต้องการใส่ลงไปได้เลยโดยไม่ต้องกังวลว่าจะตกหล่นหรือลืมแก้รายละเอียดตรงไหน อีกหนึ่งข้อดีของการใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ก็คือการส่งคำขอหรือส่งต่อเอกสารเพื่อทำการอนุมัติได้ทันที พร้อมกับมีระบบการแจ้งแตือนให้คนที่ต้องรับเอกสารไปอนุมัติสามารถรู้ว่ามีเอกสารส่งถึงและอนุมัติกลับได้ทันทีเมื่อเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สามารถทำงานออนไลน์ได้จากทุกที่

JOBCAN Workflow บริการระบบจัดการเอกสารออนไลน์ที่จะช่วยให้คุณขออนุมัติและจัดการเอกสารออนไลน์ได้ง่ายๆ ใช้งานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ช่วยให้การจัดการคำขอของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และประหยัดเวลาในการทำงานเอกสารลงกว่าเดิม ทั้งสามารถสร้างรูปแบบเอกสารได้เอง มีแบบฟอร์มเอกสารหลากหลายรูปแบบ สร้างโฟลว์การอนุมัติเอกสาร และแยกโฟลว์การอนุมัติของเอกสารแต่ละประเภทได้ มีระบบแจ้งเตือนการขออนุมัติเอกสารและส่งคำขอเกี่ยวกับเอกสารจากอุปกรณ์ที่หลากหลาย ตอบโจทย์การทำงานออนไลน์ที่ต้องใช้ความรวดเร็ว ถูกต้อง และจัดการ task งานได้ง่ายแข่งกับเวลา เพื่อให้ทันทุกโอกาสธุรกิจที่คุณสามารถ manage ได้หากวางแผนการทำงานและมี solutions ที่ดีพอ

Jobcan Workflow ระบบอนุมัติคำขอ จัดการเอกสารออนไลน์
สนใจระบบ Jobcan ติดต่อ 02-107-1867
ลงทะเบียนสอบถามข้อมูล : https://bit.ly/36BPLxY