กระดาษเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในหลายองค์กรแต่ขณะเดียวกันก็เป็นสิ่งสามารถสร้างปัญหาได้อย่างมากมายเช่นกัน เพราะงานส่วนใหญ่มักจะมีระยะเวลาในการดำเนินการ เมื่อสิ้นสุดการทำงานนั้นๆ แล้ว กระดาษจึงกลายเป็นส่วนเกินที่ต้องกำจัดทิ้ง แต่การจัดการเอกสารบางอย่างไม่สามารถทำได้อย่างง่ายดาย จะต้องมีการทำลายเนื้อหาด้านในทิ้งเสียก่อน ซึ่งทำให้องค์กรต้องเสียเวลาและจ่ายต้นทุนในการทำลายทิ้งไปด้วย

แน่นอนว่านอกจากการทำลายกระดาษแล้วยังมีปัญหาอีกมากมายที่เกิดขึ้นจากกระดาษภายในองค์กรวันนี้ JOBCAN จึงขอนำเสนอตัวช่วยอย่าง E-document ซึ่งจะสามารถทำให้ปัญหาเกี่ยวกับกระดาษหมดไปได้

ทำความรู้จักกับ E-document

E-document คือเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสามารถดูและดำเนินการต่างๆ ได้บนซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงได้เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน จึงทำให้สามารถทำงานได้ง่ายมากขึ้น และยังช่วยลดความผิดพลาดหรืออุบัติเหตุต่างๆ ในการดูแลเอกสารข้อมูลได้ง่ายขึ้น

ยิ่งไปกว่านั้นการใช้ E-document แทนกระดาษยังทำให้กระบวนการการทำงานรวดเร็วและปลอดภัยมากขึ้นด้วย เราลองมาดูประโยชน์ของ E-document กันให้ชัดเจนอีกครั้ง ดังนี้

ประโยชน์ของ E-document

ประหยัดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาว

การเปลี่ยนจากการใช้กระดาษมาเป็นการใช้ E-document นั้นสามารถลดต้นทุนในส่วนของอุปกรณ์สำนักงานอย่างเครื่องพิมพ์ กระดาษ หมึกพิมพ์ เครื่องทำลายเอกสาร และอีกมากมาย ซึ่งต้นทุนของทรัพยากรเหล่านี้นั้นนับว่าไม่น้อยเลยทีเดียว ทำให้การเลือกใช้ E-document แทนกระดาษจะช่วยให้องค์กรสามารถนำต้นทุนทรัพยากรไปลงทุนในด้านอื่นๆ ที่ให้ผลตอบแทนที่ดีกว่าได้

การเดินทางเอกสารและประสานงานรวดเร็วขึ้น

ข้อดีอย่างหนึ่งนั้นคือการเป็นก้าวสำคัญของการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้เข้ากับยุคสมัยที่การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น หลายองค์กรมีการปรับช่วงเวลาการทำงานให้หลากหลายและไม่จำกัดสถานที่ ซึ่งการเอกสารที่มีลักษณะเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งต่อไปสู่ที่ต่างๆ ได้ง่าย ยิ่งมีการใช้ E-signature ที่สามารถอนุมัติเอกสารผ่านไฟล์ E-document ได้ ทำให้การทำงานรวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม

รักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ง่าย

หลายครั้งที่ข้อมูลขององค์กรไม่สามารถเผยแพร่ออกไปได้ ทำให้การเก็บเอกสารที่มีความลับสำคัญเหล่านี้ต้องมีการรักษาความปลอดภัยขั้นพิเศษ แต่ถึงอย่างนั้นก็ยังคงมีความเสี่ยงอยู่มาก ซึ่งหากมีการเปลี่ยนจากการบันทึกความลับหรือข้อความสำคัญทางกระดาษ เป็นการใช้ไฟล์ E-document จะช่วยให้การรักษาความปลอดภัยสามารถทำได้ง่ายมากขึ้นเพราะเพียงแค่ตั้งค่าการเข้าถึงเท่านั้น

ลดความผิดพลาดในการดูแลเอกสาร

หลายครั้งที่ในองค์กรที่ใช้กระดาษจะเผชิญกับปัญหาความผิดพลาดจากอุบัติเหตุเล็กน้อยเช่นเอกสารเสียหายหรือเอกสารหายไป ทำให้การประสานงานทำได้ช้าลงและส่งผลให้การดำเนินการบางอย่างล่าช้าตามไปด้วย แต่หากเป็นการใช้ E-document นั้นจะช่วยลดความผิดพลาดเล็กน้อยเหล่านี้ได้ เพราะตัวไฟล์สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์อื่นๆ ด้วย ทำให้เกิดโอกาสที่เอกสารจะหายหรือเสียหายได้ยากมากขึ้นอีก

ตรวจสอบปัญหาและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

แม้ว่าเอกสารรูปแบบกระดาษจะมีโอกาสเกิดความเสียหายหรือข้อผิดพลาดได้มากกว่า แต่ก็ใช่ว่า E-document จะไม่เกิดความเสียหายเลย เพียงแต่ E-document นั้นสามารถแก้ไขความเสียหายและตรวจสอบจุดผิดพลาดได้ง่าย เช่น ปัญหาการติดขัดของ workflow ซึ่งทำให้เอกสารติดค้างหรือเดินไปผิดขั้นตอน ปัญหาเหล่านี้สามารถตรวจสอบได้ทันที เพราะ E-document จะสามารถติดตามเอกสารได้ทุกขั้นตอน ทำให้สามารถแก้ไขความผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว

เรียกได้ว่า E-document นั้นเกิดขึ้นเพื่อรองรับการปรับเปลี่ยนไลฟ์สไตล์การทำงานขององค์กรให้เข้ากับยุคสมัยที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นนี้เอง การปรับเปลี่ยนมาใช้ E-document จึงเป็นเพียงเรื่องของเวลาเท่านั้น