ทำความรู้จักกับ HRIS มันคืออะไรกันแน่

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญกับชีวิตประจำวันมากมายโดยเฉพาะกับการทำงานในด้านต่างๆ โดยเฉพาะกับงานระบบอย่างงาน HR ที่มีความเป็นระบบทั้งยังเป็นงานสำคัญที่ต้องทำทุกเดือนอีกด้วย งานที่สำคัญและเป็นระบบนี้จึงสามารถสร้างตัวช่วยอย่างการใช้เทคโนโลยีเข้ามาทำให้เกิดประโยชน์มากมาย หรือเรียกรวมๆ ว่า hr tech ดังนั้นจึงมีการสร้าง HRIS ขึ้นมา เรามาทำความรู้จักกับ HRIS กันเลย

HRIS คือ

HRIS ย่อมาจาก Human Resource Information System เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล เป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานของ HR โดยเฉพาะไม่ว่าจะเป็นระบบการบันทึกเวลาการทำงาน การวางแผนโครงสร้างบุคคลในองค์กร การเดินเอกสาร การสร้างเอกสารอนุมัติต่างๆ เป็นต้น เรียกได้ว่า HRIS นี้มีความสำคัญกับบริษัทอย่างมากทีเดียว เพราะส่วนใหญ่เป็นงานสำคัญที่ต้องใช้เวลาในการดำเนินการสามารถใช้งาน HRIS ที่ให้ความสะดวกมากกว่าได้ทันที

HRIS ที่ดีของแต่ละองค์กรนั้นจะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร ซึ่งหากเลือกได้อย่างเหมาะสมจะสามารถช่วยให้องค์กรก้าวสู่เป้าหมายได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพอย่างมากทีเดียว

เรามาดูประโยชน์ของ HRIS กันให้ชัดเจนกันดีกว่า

ประโยชน์ของ HRIS

HRIS เป็นระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประโยชน์อย่างมากในการใช้งานในองค์กร ซึ่งเราได้ยกมาเป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจน 5 ข้อด้วยกันดังนี้

ระบบสร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานของ HR

งานของ HR คือการบริหารดูแลทรัพยากรภายในองค์กรไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรอย่างกระดาษ อุปกรณ์การทำงานต่างๆ และทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นงานสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรดังนั้น HRIS จึงได้รับการออกแบบให้สามารถสนับสนุนงานของ HR ให้ง่ายมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นระบบการคำนวณเงินเดือน ระบบการคำนวณเวลาการทำงานหรือระบบการเดินเอกสารต่างๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้งานของ HR ง่ายขึ้นแล้วยังทำให้การประสานงานภายในองค์กรราบรื่นมากขึ้นด้วย

ข้อมูลที่จัดเก็บมีความปลอดภัยมากขึ้น

จากการทำงานแบบแมนนวลโดยให้แรงงานบุคคลเป็นหลักในการดำเนินการ ดูแลรักษาและจัดเก็บข้อมูล เมื่อมีระบบ HRIS เข้ามาช่วยจัดการแล้วการดำเนินการเหล่านี้จะทำงานอย่างเป็นระบบมากขึ้นทั้งยังสามารถเลือก HRIS ที่มีมาตรฐานการดูแลความปลอดภัยของข้อมูลได้เพราะเอกสารและงานหลายอย่างที่ดำเนินในฝ่าย HR นับเป็นความลับขององค์กรหรือบริษัทที่ส่งผลต่อผลประโยชน์ขององค์กร การดูแลข้อมูลความลับทางบริษัทจึงสำคัญมากทีเดียวซึ่ง HRIS นั้นสามารถช่วยเหลือด้านนี้ได้อย่างดีเยี่ยม โดยสามารถกำหนดการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกระดับ

บริหารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้งาน HRIS ยังสามารถช่วยเก็บข้อมูลบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้เช่น การเก็บข้อมูลพนักงาน การเก็บข้อมูลช่วงเวลาการเข้างาน หรือข้อมูลอื่นๆ แล้วทำเป็นสถิติโดยไม่ต้องเสียเวลาแปลงข้อมูลเองทำให้สามารถบริหารใช้งานได้ทันที ซึ่งเป็นระบบที่เรียกว่าลดระยะเวลาการทำงานลงได้อย่างมาก และข้อมูลที่ได้ก็สามารถนำมาพัฒนาองค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะในความเป็นจริงแล้ว HR เป็นฝ่ายที่มีข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทมากทีเดียว

ลดต้นทุนในการบริหารงาน

ผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการหลายคนย่อมมีความต้องการในการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อเพิ่มต้นทุนในส่วนที่สามารถพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ามากขึ้น ซึ่ง HRIS สามารถช่วยเหลือในเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี ไม่ใช่เพียงแค่กระดาษหรืออุปกรณ์สำนักงานต่างๆ แต่สำหรับในบริษัทขนาดเล็กที่มีการจ้างงาน การมี HRIS ยังช่วยให้ไม่จำเป็นต้องใช้บุคคลากรในฝ่ายบุคคลมากมายนัก แต่เป็นการใช้ระบบเข้ามาช่วยดูแลเรื่องต่างๆ ของพนักงานแทนซึ่งนับว่าช่วยลดต้นทุนได้มากทีเดียว

เชื่อมต่อและใช้งานได้ง่ายสำหรับทุกคนในองค์กร

สิ่งสำคัญของ HRIS คือความสะดวกสบายในการใช้งาน เพราะเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้บริษัทหรือองค์กรสามารถก้าวไปข้าวหน้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพจึงออกแบบให้สามารถใช้งานได้ง่ายซึ่งสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมตามวัฒนธรรมขององค์กรได้เลย 

นอกจากนี้ในความสะดวกสบายเหล่านี้ยังเน้นให้พนักงานสามารถตรวจสอบและดูแลรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเองไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาการเข้างาน การลาหยุดหรือการอนุมัติต่างๆ พนักงานสามารถเข้าดูในส่วนที่เกี่ยวกับตนเองได้เลยไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม ในเวลาใดก็ตาม

สรุป

จะเห็นได้ว่าประโยชน์ของ HRIS นั้นเรียกว่าเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เดินหน้าไปอย่างราบรื่นและรวดเร็วมากขึ้นด้วย โดยเฉพาะในกลุ่มองค์กรขนาดเล็กซึ่งมีจำนวนพนักงานไม่มากและมีคนดูแลทรัพยากรบุคคลอย่างจำกัดสามารถใช้งาน HRIS เพื่อการดูแลบุคลากรที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย