ด้วยสภาพการทำงานในปัจจุบัน หลายๆ บริษัทเริ่มมีนโยบายในการลดเวลาการทำงาน และลดปริมาณการใช้กระดาษภายในองค์กร ทั้งด้วยปัญหาสิ่งแวดล้อมกับปริมาณการใช้กระดาษในประเทศไทย และเรื่องของการลดต้นทุนในการทำงาน

ที่หลายๆ แห่งเริ่มย้ายงานเอกสารที่เคยทำใส่แฟ้มเอกสารหนาๆ เข้าไปอยู่ในระบบออนไลน์มากขึ้น เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ และเรียกดูเอกสารที่รวดเร็วจากการ search ค้นหาเอกสารในระบบ  และการจัดการเอกสารโดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเก็บหรือเดินไปเดินมาเพื่อส่งเอกสารหรือยื่นเอกสารรออนุมัติ ทำให้ประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากรการทำงาน

การทำงานเอกสารสำหรับงานบางประเภทในปัจจุบันนั้นถือว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและมีลำดับขั้นตอน สำหรับหน่วยงานหรือบริษัทที่ยังคงมีการจัดการเอกสารแบบเดิมๆ คือการปรินท์เอกสารและใส่แฟ้มเพื่อเสนอเจ้านาย หรือการออกเอกสาร Memo ต่างๆ ภายในองค์กร รวมไปถึงลำดับขั้นตอนของการอนุมัติเอกสารที่บางบริษัทอาจต้องมีการอนุมัติหลายระดับ จึงทำให้งานเอกสารนั้นเป็น task งานที่ยุ่งยาก

และยิ่งในสมัยนี้ที่คนทำงานส่วนใหญ่มักจะมีการจัดการการทำงานของตัวเองให้อยู่บนแพลทฟอร์มออนไลน์ หรือ On Cloud กันแล้ว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรืองานเอกสารออนไลน์จึงเป็นสิ่งที่น่าสนใจสำหรับการทำงานแบบคนยุคใหม่ ในบทความนี้ Jobcan จึงอยากจะมาแนะนำระบบการจัดการเอกสารหรือระบบ workflow ที่จะทำให้การจัดการงานเอกสารในบริษัทของคุณง่ายขึ้น มารู้จักกันว่าระบบ workflow คืออะไร แล้วช่วยงานคุณได้อย่างไร

เบื่อไหม? กับการจัดการเอกสารกองโตในที่ทำงาน และการเดินเอกสารที่วุ่นวาย

กองเอกสารหรือแฟ้มเอกสารจำนวนมากในออฟฟิศอาจจะเป็นเรื่องที่เห็นปกติชินตาสำหรับคนทำงานเมื่อหลายปีก่อน แต่เดี๋ยวนี้หลายๆ บริษัทก็เริ่มเปลี่ยนการทำงานเอกสารจากแบบเดิมที่เป็นการใช้เอกสารบนกระดาษที่ต้องปริ้นท์ออกมา ทำให้ต้องเสียเวลากับการจัดการเอกสาร และยังจะต้องใช้เวลาในการนำเสนอหรือยื่นเอกสารในขั้นตอนต่างๆ อีก ยิ่งเป็นเอกสารที่ต้องใส่แฟ้มหรือเอาไปวางเรียงกัน

บางครั้งถ้าไม่ทำ Memo เตือนตัวเองไว้ หรือหัวหน้า ผู้รับผิดชอบในการอนุมัติแต่ละลำดับไม่ได้มีเวลาในการมานั่งไล่ดูตามไทม์ไลน์ที่วางไว้ ก็อาจจะทำให้เอกสารดังกล่าวเกิดความล่าช้ากว่าจะได้อนุมัติผ่าน หรือแม้แต่การทำงานเอกสารที่ต้องนั่งสร้างไฟล์ใหม่ทุกครั้ง หรือการออกเอกสารแล้วมีคำผิดต้องแก้ไขหรือออกเอกสารใหม่ ก็ทำให้ใช้เวลาในการทำงานนานขึ้น ไหนจะต้องหาพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสารอีก

ทำให้บริษัทต้องมี cost ในการจ้างพนักงาน การจัดหากระดาษเพื่อใช้งานในสำนักงาน ซื้อแฟ้มเอกสาร และชั้นวางเอกสาร

ดังนั้นในปัจจุบันทั้งด้วยเรื่องของสภาพเศรษฐกิจ ความต้องการประหยัดงบประมาณ และเรื่องของสิ่งแวดล้อม ต้องการลดปริมาณการใช้กระดาษ ทำให้หลายๆ ที่หันมาปรับเปลี่ยนการจัดการเอกสารในบริษัทให้สามารถออกเอกสารได้ง่าย และอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ต้องทำงานเอกสาร ทำให้ประหยัดเวลาทำงาน และจัดการเอกสารที่ต้องทำทุกวันได้ง่ายมากขึ้น ทำให้ในแต่ละวันพนักงานจะสามารถทำงานได้เพิ่มมากขึ้นด้วย ระบบ workflow คือระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ที่จะสามารถแก้ปัญหา

ทำงานแบบดิจิตอลสไตล์

กับระบบการจัดการเอกสารง่ายๆ

สู่ยุค Paperless Organization

ระบบ Workflow คือระบบจัดการงานเอกสารกองโตให้อยู่ในที่เดียว

ระบบ workflow คือ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการงานเอกสารออนไลน์ และสร้างแบบฟอร์มออนไลน์สำหรับการใช้ในบริษัทหรือองค์กร โดยที่ผู้ใช้งานสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสาร และสร้างขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร

โดยสามารถทำขั้นตอนทุกอย่างได้เพียงมีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต สร้างโฟลว์การอนุมัติเอกสารตามเงื่อนไขของแต่ละหัวข้อได้ ไม่ว่าจะต้องมีการอนุมัติกี่ลำดับ สลับซับซ้อนแค่ไหน หรือต้องมีผู้อนุมัติกี่คน ก็สามารถทำได้ หากต้องการจะปริ้นท์เอกสารฉบับไหนก็สามารถเลือกได้ ลดการใช้กระดาษ 

จัดการงานเอกสารและค้นหาได้สะดวกทุกที่ แค่มีโปรแกรม Workflow จาก JOBCAN

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ JOBCAN Workflow คือ ระบบขออนุมัติและจัดการเอกสารออนไลน์ ที่สามารถใช้งานได้จากทุกที่ ทุกเวลา ผ่านการจัดการเอกสารด้วยอุปกรณ์ที่หลากหลาย  รองรับการใช้งานทั้งบน คอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน จึงช่วยให้การจัดการคำขอของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ และติดตามสถานะของเอกสารได้ว่ามีการอนุมัติแล้วหรือยัง ตรวจสอบและดูรายงานได้ทุกที่เพราะเอกสารถูกจัดเก็บไว้ บนระบบ cloud ประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่ากระดาษ ค่าจัดส่งเอกสาร ค่าจัดเก็บเอกสาร ค่าทำลายเอกสาร

นอกจากการออกเอกสารออนไลน์ JOBCAN Workflow สามารถออกแบบฟอร์มงานเอกสารและสร้างโฟลว์การอนุมัติเอกสารได้ เมื่อออกเอกสารออนไลน์แล้วผู้ใช้งานในระบบก็สามารถกรอกแบบฟอร์มและตรวจสอบสถานะคำขอได้ตลอด สามารถอนุมัติคำขอได้ง่ายๆ มีระบบแจ้งเตือน พร้อมระบบคอมเมนต์ได้ทุกที่ ทุกเวลา สามารถใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน ช่วยให้การติดตามสถานะคำขอของเอกสารไม่ตกหล่น จัดการคำขอและช่วยลดเวลาในการทำงานลงกว่า 60% จากเวลาทำงานเดิม

การจัดการเอกสารที่มีลำดับขั้นตอนเยอะก็สามารถอนุมัติได้ง่าย

ด้วยระบบ  JOBCAN workflow

สำหรับบริษัทหรือองค์กรที่กำลังมองหา solution ในการจัดการเอกสารให้การทำงาน JOBCAN Workflow ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ที่จะเป็นตัวช่วยในการทำงานให้คุณได้ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษ และตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย หากสนใจระบบสามารถติดต่อขอรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ 02-107-1867

Jobcan Workflow ระบบอนุมัติและจัดการเอกสารออนไลน์
สนใจระบบ Jobcan ติดต่อ 02-107-1867
ลงทะเบียนสอบถามข้อมูล : https://bit.ly/36BPLxY