เปลี่ยนงาน HR สู่ยุคดิจิตอล จัดการข้อมูลลงเวลาพนักงานผ่านออนไลน์

ในอนาคตรูปแบบการทำงานอาจมีการเปลี่ยนแปลงให้มีอิสระมากขึ้นและหลากหลายมากขึ้น ดังที่เราได้เห็นกันในปัจจุบันว่าหลายบริษัทเริ่มมีการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น พนักงานสามารถกำหนดวันเวลาการทำงานเองได้หรือการ Work from home ซึ่งทำให้งาน hr อย่างการจัดการข้อมูลลงเวลาการทำงานของพนักงานจำต้องมีความเปลี่ยนแปลงให้ยืดหยุ่นตามไปด้วยจึงเกิดเป็นการลงเวลาออนไลน์ขึ้นมา

วันนี้ JOBCAN จึงมาบอกเล่าถึงการลงเวลาออนไลน์จะช่วยให้งาน hr ได้อย่างไรบ้าง โดยอย่างแรกมาทำความเข้าใจกับอุปสรรคเรื่องการลงเวลาบันทึกการเข้า-ออกงานออนไลน์กันก่อนเลย

อุปสรรคการเปลี่ยนแปลงงาน hr สู่ออนไลน์

แต่ละรูปแบบการทำงานจะต้องมีข้อดีอันเป็นเอกลักษณ์อยู่แล้วซึ่งสำหรับงาน hr ที่ต้องปรับจากออฟไลน์มาสู่ออนไลน์นั้นจะมีจุดที่ต้องแก้ไขอยู่ 3 ข้อด้วยกัน ได้แก่

1. การตรวจสอบข้อเท็จจริง

การลงเวลาออนไลน์ยังเป็นปัญหาสำหรับงาน hr ที่ระบบหรือเทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้จะต้องสามารถตรวจสอบข้อเท็จจริงว่าพนักงานที่ลงเวลานั้นมีการทำงานจริงหรือไม่ โดยระบบอาจใช้วิธีการยืนยันตัวตนและบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างเอาไว้เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้เสมอ

2. การตรวจนับเวลาการทำงาน

ด้วยการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นทำให้การทำงานของพนักงานอาจมีเวลาไม่ตรงกันและไม่สามารถกำหนดได้ชัดเจน หลายองค์กรจึงใช้วิธีการทำงานข้อตกลงร่วมกันว่าจะต้องทำงานต่อวันรวมแล้วกี่ชั่วโมงแทน ทำให้ตัวช่วยงาน hr ออนไลน์จะต้องสามารถนับคำนวณเวลาการทำงานได้อัตโนมัติ

3. การอนุมัติ OT และ วันลาพัก

งาน hr ที่เกี่ยวข้องกับการลงเวลาของพนักงานยังมีการอนุมัติ OT และวันลาพักซึ่งเมื่อมีการลงเวลาออนไลน์กับเดินเอกสารขอคำอนุมัติเรื่องต่างๆ ก็ควรจะสามารถจัดการได้ในแพลตฟอร์มหรือโปรแกรมตัวเดียวกันไปเลยเพื่อให้สามารถคำนวณเวลาการทำงานได้ง่ายมากขึ้น

ประโยชน์ของการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงาน hr

1. มีตัวเชื่อมระหว่างพนักงานในองค์กรกับ HR

การทำงาน hr แบบออฟไลน์นั้นเป็นการทำงานผ่านเอกสารรับผิดชอบส่วนงานของใครของมันซึ่งหากพนักงานต้องการลาหยุดจะต้องส่งเป็นเอกสารเข้ามาต้องใช้เวลาดำเนินการและมีความเสี่ยงสูงเพราะหากเอกสารหายไปเรื่องก็ชะงักไปทันที ขณะที่การดำเนินงานแบบออนไลน์นั้นไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารหรือคนเดินเอกสาร คำขออนุมัติสามารถดำเนินไปตามขั้นตอนได้โดยไม่ตกหล่นทั้งยังช่วยให้พนักงานสามารถเข้าใจงาน hr และดูแลเรื่องเวลาการทำงานของตนเองได้ด้วย

2. ช่วยบันทึกการทำงานและเก็บข้อมูลอย่างแม่นยำ

การใช้เทคโนโลยีที่เป็นระบบเข้ามาช่วยนั้นสามารถบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลได้อย่างแม่นยำโดยเฉพาะเรื่องข้อมูลของเวลาการทำงาน ทำให้สามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจนว่าพนักงานได้ใช้เวลาไปเท่าใดบ้าง

3. ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลจำนวนมาก

พนักงานหนึ่งคนมีเวลาการเข้างานมากกว่า 20 วันต่อหนึ่งเดือนและบันทึกการลงเวลาในแต่ละวันก็มีหลายรายการนับเป็นข้อมูลจำนวนมากทีเดียวหาก Hr จะต้องจัดการข้อมูลเหล่านี้เองทั้งหมดจะเป็นงานที่ต้องใช้แรงและเวลาจำนวนมากทีเดียว แต่หากมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจะทำให้การจัดการข้อมูลการลงเวลาทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้นด้วย

4. ช่วยคำนวณงานที่มีสูตรตายตัว

เทคโนโลยีสามารถช่วยงานด้านการคำนวณได้อย่างแม่นยำเหมาะอย่างมากกับงานที่ต้องอาศัยความแม่นยำและมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องคำนวณเป็นสูตรตายตัว อย่างการลงเวลาทำงานของพนักงาน โดยหากเราใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยนั้นการจัดเก็บข้อมูลและการคำนวณจะเริ่มต้นทันที ไม่จำเป็นต้องจัดเรียงข้อมูลใดๆ

5. ช่วยลดเวลางาน hr ให้สามารถโฟกัสกับการพัฒนาองค์กรได้มากขึ้น

หากมีตัวช่วยเข้ามาช่วยเรื่องการจัดการเวลาการทำงานอย่างเป็นระบบแล้วจะช่วยทุ่นเวลาของงาน hr ไปได้มากทีเดียว ทั้งยังได้ข้อมูลสถิติที่เกี่ยวข้องกับพนักงานออกมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ามากขึ้นได้

การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแก้ปัญหากำลังเป็นสิ่งที่หลายคนต่างพยายามพัฒนากันอย่างมาก โดยเฉพาะกับงานละเอียดอ่อนที่ต้องการความแม่นยำสูงแต่กลับมีแพทเทิร์นที่ไม่เปลี่ยนแปลงมากนักอย่างงาน hr นี้ ซึ่งในปัจจุบันก็นับว่ามีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยมากมายแล้ว ใครที่ยังไม่เปลี่ยนลองพิจารณาดูนะครับ