workflow คืออะไร? รู้จักระบบการจัดการเอกสารให้งานราบรื่น แก้ปัญหาใช้เวลากับงานเอกสารทั้งวันของคุณ ให้เหลือแค่ไม่กี่ชั่วโมง
ก้าวสู่ยุคของ Smart Organization ที่บริษัทต่างๆ หันมาใส่ใจในการบริหารทรัพยากรการทำงานภายในที่ทำงานให้สามารถลดต้นทุน หรือการหาแนวทางในการลดเวลาทำงานลง เพื่อจะทำให้พนักงานหรือบริษัทเองสามารถลดต้นทุนการทำงานในหลายๆ มิติ เช่น ค่าตอบแทนที่จ่ายตามเวลาหรือชั่วโมงทำงาน ในบางบริษัทอาจมีนโยบายในการจัดการต้นทุนการใช้อุปกรณ์สำนักงาน เช่น การใช้กระดาษในการจัดทำเอกสาร การใช้แฟ้มเอกสารหรืออุปกรณ์ ชั้นวาง ในการจัดเก็บงานต่างๆ รวมถึงอุปกรณ์เครื่องเขียนหรืออุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องการการจัดการเอกสาร ซึ่งในปัจจุบันก็มีระบบการจัดการเอกสาร ที่สามารถจัดการเอกสารออนไลน์ได้ และออกแบบลำดับการสร้างและอนุมัติเอกสาร สามารถวางขั้นตอนหรือโฟลว์ของเอกสารได้ตามความสะดวกหรือตามระบบเอกสารเดิมของท่านที่เคยใช้งาน โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์เอกสาร เดินเอาเข้าแฟ้มไปเสนอ และรอจนกว่าจะมีการอนุมัติตามลำดับ ซึ่งต้องใช้เวลาในการติดตามสถานะของเอกสารว่าหัวหน้าจะเซ็นต์อนุมัติหรือยัง ระบบดังกล่าวจึงเป็ตัวช่วยในการลดต้นทุนทั้งเรื่องของเวลาและการใช้ทรัพยากรในออฟฟิศ ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ การเรียงลำดับขั้นตอนการส่งและอนุมัติเอกสาร หรือโปรแกรม workflow คืออะไร จะดีแค่ไหนถ้าคุณสามารถจัดการงานเอกสารที่กองรวมกันในสำนักงานได้ โดยไม่ต้องใช้พื้นที่บนโต๊ะหรือตู้ใหญ่ๆในการจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป จัดการเอกสารผ่านระบบ workflow คือ ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ การจัดการเอกสารในสำนักงานด้วยระบบ Workflow ในปัจจุบันก็เริ่มมีหน่วยงานที่นำมาใช้งานกันอย่างแพร่หลาย เพราะการออกเอกสารหรือสร้างแบบฟอร์มในปัจจุบันแม้จะเป็นเอกสารที่ใช้งานในองค์กรเดียวก็อาจมีความแตกต่างกันในเรื่องของรายละเอียดหัวข้อในเอกสาร รวมไปถึงโฟลว์การอนุมัติเอกสารที่อาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก เพราะโครงสร้างของทีมหรือแผนกงานในบางที่ก็ไม่เหมือนกัน โปรแกรม workflow จึงทำให้การทำงานเอกสารสามารถทำได้ง่าย การส่งคำขอ และการอนุมัติเอกสาร ซึ่งในปัจจุบันระบบจัดการเอกสารออนไลน์หลายๆ ระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้หลายรูปแบบ สร้างโฟลว์อนุมัติ และแยกโฟลว์การอนุมัติได้ตามลำดับขั้นหรือตำแหน่งของเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสาร สามารถส่งคำขอ / […]
หมดเวลา Work Hard มา Work Smart กับการทำงานแบบ Paperless ทำงานง่ายไม่เปลืองกระดาษ
ด้วยสภาพการทำงานในปัจจุบัน หลายๆ บริษัทเริ่มมีนโยบายในการลดเวลาการทำงาน และลดปริมาณการใช้กระดาษภายในองค์กร ทั้งด้วยปัญหาสิ่งแวดล้อมกับปริมาณการใช้กระดาษในประเทศไทย และเรื่องของการลดต้นทุนในการทำงาน ที่หลายๆ แห่งเริ่มย้ายงานเอกสารที่เคยทำใส่แฟ้มเอกสารหนาๆ เข้าไปอยู่ในระบบออนไลน์มากขึ้น เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ และเรียกดูเอกสารที่รวดเร็วจากการ search ค้นหาเอกสารในระบบ และการจัดการเอกสารโดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเก็บหรือเดินไปเดินมาเพื่อส่งเอกสารหรือยื่นเอกสารรออนุมัติ ทำให้ประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากรการทำงาน การทำงานเอกสารสำหรับงานบางประเภทในปัจจุบันนั้นถือว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและมีลำดับขั้นตอน สำหรับหน่วยงานหรือบริษัทที่ยังคงมีการจัดการเอกสารแบบเดิมๆ คือการปรินท์เอกสารและใส่แฟ้มเพื่อเสนอเจ้านาย หรือการออกเอกสาร Memo ต่างๆ ภายในองค์กร รวมไปถึงลำดับขั้นตอนของการอนุมัติเอกสารที่บางบริษัทอาจต้องมีการอนุมัติหลายระดับ จึงทำให้งานเอกสารนั้นเป็น task งานที่ยุ่งยาก และยิ่งในสมัยนี้ที่คนทำงานส่วนใหญ่มักจะมีการจัดการการทำงานของตัวเองให้อยู่บนแพลทฟอร์มออนไลน์ หรือ On Cloud กันแล้ว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรืองานเอกสารออนไลน์จึงเป็นสิ่งที่น่าสนใจสำหรับการทำงานแบบคนยุคใหม่ ในบทความนี้ Jobcan จึงอยากจะมาแนะนำระบบการจัดการเอกสารหรือระบบ workflow ที่จะทำให้การจัดการงานเอกสารในบริษัทของคุณง่ายขึ้น มารู้จักกันว่าระบบ workflow คืออะไร แล้วช่วยงานคุณได้อย่างไร เบื่อไหม? กับการจัดการเอกสารกองโตในที่ทำงาน และการเดินเอกสารที่วุ่นวาย กองเอกสารหรือแฟ้มเอกสารจำนวนมากในออฟฟิศอาจจะเป็นเรื่องที่เห็นปกติชินตาสำหรับคนทำงานเมื่อหลายปีก่อน แต่เดี๋ยวนี้หลายๆ บริษัทก็เริ่มเปลี่ยนการทำงานเอกสารจากแบบเดิมที่เป็นการใช้เอกสารบนกระดาษที่ต้องปริ้นท์ออกมา ทำให้ต้องเสียเวลากับการจัดการเอกสาร และยังจะต้องใช้เวลาในการนำเสนอหรือยื่นเอกสารในขั้นตอนต่างๆ อีก ยิ่งเป็นเอกสารที่ต้องใส่แฟ้มหรือเอาไปวางเรียงกัน บางครั้งถ้าไม่ทำ Memo เตือนตัวเองไว้ […]
นิยามความสำเร็จของแต่ละ Generation คนรุ่นใหม่ทำงานไม่เอาไหน จริงหรือ?
พูดกันถึงเรื่องระยะห่างระหว่างวัย หรือความต่างของ Generation เดี๋ยวนี้ใครๆ ก็ชอบสร้าง topic การพูดคุยหรือแสดงความคิดเห็นเรื่องนี้ โดยหนึ่งในข้อถกเถียงหลายๆครั้งจะมีเรื่องของความคิดเห็นหรือความแตกต่างทางความคิดระหว่างคนแต่ละช่วงวัยหรือคนแต่ละ Gen คนรุ่นเก่ากับคนรุ่นใหม่ ว่ามีแนวคิดที่แตกต่างกันในหลายๆเรื่อง ด้วยความที่คนแต่ละช่วงวัยมีประสบการณ์ชีวิต และผ่านเหตุการณ์ในช่วงเวลาที่เติบโตมาแตกต่างกัน สภาพสังคม เศรษฐกิจ และค่านิยม ในบทความนี้ Jobcan จะกล่าวถึงค่านิยมของคนแต่ละ Generation ว่าแต่ละช่วงวัย ให้ความหมายและความสำคัญกับคำว่า ”ความสำเร็จ” เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร ความเหมือนหรือแตกต่างนี้จะทำให้คนทุกวัยอยู่ร่วมกันได้อย่างเข้าอกเข้าใจและไม่มีปัญหาขัดแย้งซึ่งกันและกัน เพราะเรื่องของความสำเร็จและความมั่นคงของชีวิตเป็นเรื่องที่หลายคนวางแผนและให้ความสำคัญ ดังนั้นหากเราเข้าใจถึงการตั้งเป้าหมายหรือความคิดของคนหลาย Gen ที่ต้องใช้ชีวิตอยู่ร่วมกันในสังคม ก็จะทำให้เราเข้าใจถึงพฤติกรรมหรือเหตุผลของเขาเหล่านั้นว่าเหตุใดจึงมีการกระทำ คำพูด หรือความคิดในเรื่องต่างๆที่ทั้งเหมือนและแตกต่างกับเราที่อยู่คนละช่วงวัย Gen-B คน Gen-B หรือคนรุ่น Baby Boomer (คนที่เกิดในช่วงปี พ.ศ. 2489-2507) เป็นเจนเนอเรชั่นที่เติบโตมาในช่วงหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 สิ้นสุดลง เป็นช่วงที่โลกกำลังก้าวเข้าสู่ยุคพัฒนาอุตสาหกรรม ดังนั้นคนในเจนนี้จึงมีการแข่งขันสูง ต้องทำงานหนัก และมีค่านิยมในการอดทนอดกลั้นต่อความยากลำบาก ประหยัด รอบคอบ และยึดถือเรื่องความซื่อสัตย์ กตัญญูรู้คุณ และเรื่องของจริยธรรม ให้ความสำคัญกับการมีอนาคตที่มั่นคง ความเจริญก้าวหน้าและจริงจังกับชีวิต […]
Work-Life Balance คำนิยามของมนุษย์เงินเดือนที่มองหาความสมดุลให้ชีวิต
หลายคนอาจจะเคยได้ยินเรื่องของสมการความสุข การสร้างสมดุลให้ชีวิต หรือการวางแผนชีวิตเพื่อให้เกิดความพอดีระหว่างเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัว โดยเฉพาะความสมดุลของชีวิตสำหรับมนุษย์เงินเดือน รวมถึงเรื่องของการรักษาสุขภาพ ที่ปัจจุบันเทรนด์การออกกำลังกายและการทานอาหารเพื่อสุขภาพก็เริ่มได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น จะเห็นได้ว่าชาวออฟฟิศส่วนใหญ่เริ่มหาแพ็กเกจออกกำลังกายพร้อมเทรนเนอร์ และบางคนก็ยังให้เทรนเนอร์จัดโปรแกรมอาหารให้อีกด้วย เรียกว่าเรื่องของ Work-Life Balance ในปัจจุบัน ไม่ใช่แค่การปรับสมดุลชีวิตเรื่องของการทำงานและชีวิตส่วนตัวหรือกิจกรรมสนุกๆเท่านั้น แต่หมายถึงการบาลานซ์ชีวิตในเรื่องของสุขภาพและจิตใจด้วย ทำงานอย่างไรไม่ให้เครียดจนเกินไป และยังได้สุขภาพที่ดีเป็นกำไรชีวิตอีกด้วย Work Life Balance กับมนุษย์เงินเดือน สำหรับมนุษย์เงินเดือนหลายคน อาจเคยมีทัศนคติว่าการทุ่มเทกับงานอย่างเต็มที่จะทำให้ชีวิตเราก้าวไปสู่ความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว บางคนอาจเชื่อว่าเราสามารถปรับสัดส่วนของเรื่องงานกับชีวิตส่วนตัวให้พอดีกันได้โดยไม่ต้องทุ่มเทหรือสุดโต่งกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากเกินไป หรือบางคนโดยเฉพาะมนุษย์เงินเดือน Gen Y หรือ Gen Z ที่อาจจะมองว่า หากเราวางแผนการทำงานอย่างดี เราไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากในการทำงาน แต่สามารถจัดการ task งานให้เสร็จได้ก่อนหรือตามกำหนด แล้วเอาเวลาที่เหลือไปหาความสุขให้ตัวเองได้โดยไม่เสียการเสียงาน เรียกว่าดูกันที่ end result เป็นหลัก ไม่จำเป็นว่าต้องทำงาน 8 ชั่วโมง มีเวลาให้สังคมหรือกิจกรรมอื่น 8 ชั่วโมง แล้วเข้านอน 8 ชั่วโมงเสมอไป ในขณะที่คนส่วนใหญ่มักจะให้ความสำคัญกับ “ความสุข” ในชีวิตส่วนตัว ขณะเดียวกันความสุขในการทำงานก็เป็นอีกหนึ่งอย่างที่จำเป็นจะต้องตามหาให้เจอ ไม่ใช่แค่การตามหาความสุขของชีวิต ว่าเราชอบอะไร […]