ทำความรู้จักกับ E-document ช่วยลดต้นทุนขององค์กร
กระดาษเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในหลายองค์กรแต่ขณะเดียวกันก็เป็นสิ่งสามารถสร้างปัญหาได้อย่างมากมายเช่นกัน เพราะงานส่วนใหญ่มักจะมีระยะเวลาในการดำเนินการ เมื่อสิ้นสุดการทำงานนั้นๆ แล้ว กระดาษจึงกลายเป็นส่วนเกินที่ต้องกำจัดทิ้ง แต่การจัดการเอกสารบางอย่างไม่สามารถทำได้อย่างง่ายดาย จะต้องมีการทำลายเนื้อหาด้านในทิ้งเสียก่อน ซึ่งทำให้องค์กรต้องเสียเวลาและจ่ายต้นทุนในการทำลายทิ้งไปด้วย แน่นอนว่านอกจากการทำลายกระดาษแล้วยังมีปัญหาอีกมากมายที่เกิดขึ้นจากกระดาษภายในองค์กรวันนี้ JOBCAN จึงขอนำเสนอตัวช่วยอย่าง E-document ซึ่งจะสามารถทำให้ปัญหาเกี่ยวกับกระดาษหมดไปได้ ทำความรู้จักกับ E-document E-document คือเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสามารถดูและดำเนินการต่างๆ ได้บนซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงได้เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน จึงทำให้สามารถทำงานได้ง่ายมากขึ้น และยังช่วยลดความผิดพลาดหรืออุบัติเหตุต่างๆ ในการดูแลเอกสารข้อมูลได้ง่ายขึ้น ยิ่งไปกว่านั้นการใช้ E-document แทนกระดาษยังทำให้กระบวนการการทำงานรวดเร็วและปลอดภัยมากขึ้นด้วย เราลองมาดูประโยชน์ของ E-document กันให้ชัดเจนอีกครั้ง ดังนี้ ประโยชน์ของ E-document ประหยัดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาว การเปลี่ยนจากการใช้กระดาษมาเป็นการใช้ E-document นั้นสามารถลดต้นทุนในส่วนของอุปกรณ์สำนักงานอย่างเครื่องพิมพ์ กระดาษ หมึกพิมพ์ เครื่องทำลายเอกสาร และอีกมากมาย ซึ่งต้นทุนของทรัพยากรเหล่านี้นั้นนับว่าไม่น้อยเลยทีเดียว ทำให้การเลือกใช้ E-document แทนกระดาษจะช่วยให้องค์กรสามารถนำต้นทุนทรัพยากรไปลงทุนในด้านอื่นๆ ที่ให้ผลตอบแทนที่ดีกว่าได้ การเดินทางเอกสารและประสานงานรวดเร็วขึ้น ข้อดีอย่างหนึ่งนั้นคือการเป็นก้าวสำคัญของการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้เข้ากับยุคสมัยที่การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น หลายองค์กรมีการปรับช่วงเวลาการทำงานให้หลากหลายและไม่จำกัดสถานที่ ซึ่งการเอกสารที่มีลักษณะเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งต่อไปสู่ที่ต่างๆ ได้ง่าย ยิ่งมีการใช้ E-signature ที่สามารถอนุมัติเอกสารผ่านไฟล์ E-document […]
