5ส คืออะไร ไขข้อข้องใจวิธีการใช้งาน 5S เพื่อเพิ่มประสิทธิผลองค์กร

ในการทำงานร่วมกันของบริษัทหรือองค์กรต่างๆ จะต้องการกำหนดแนวทางแต่ละด้านร่วมกันเพื่อให้องค์กรสามารถก้าวไปข้างหน้าได้อย่างราบรื่น บางแนวทางก็สามารถประยุกต์ใช้ได้ง่ายและมีประโยชน์อย่างมากจนทำให้ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลาย เช่นเดียวกับ 5s หรือ 5ส ที่หลายองค์กรทั่วโลกเลือกใช้

วันนี้ JOBCAN จะมานำเสนอเรื่องราวของ 5ส ว่ามันคืออะไรและสามารถประยุกต์ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรได้อย่างไรบ้าง

5ส หรือ 5s มีอะไรบ้าง

5ส หรือ 5s เป็นแนวทางที่ใช้เพื่อการรักษาสิ่งแวดล้อมและปรับปรุงแก้ไขการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยแนวทางนี้มีจุดเริ่มต้นมาจากประเทศญี่ปุ่นซึ่งจะเรียกว่า 5s นั่นเอง

ส ที่ 1 สะสาง (Seiri หรือ Sort)

การสะสางในที่นี้คือการแยกของหรือกระบวนการทำงานให้ชัดเจนว่าสิ่งใดจำเป็น สิ่งใดไม่จำเป็น หากสิ่งใดจำเป็นก็หาเข้ามาใช้ แต่หากไม่จำเป็นก็จัดการกำจัด เคลื่อนย้ายหรือส่งต่อออกไป

ส ที่ 2 สะดวก (Seiton หรือ Set in Order)

ความสะดวกคือการจัดวางสิ่งของเครื่องใช้ในสำนักงานหรือจัดเก็บข้อมูลเอกสารให้สามารถใช้งานได้สะดวก ลดเวลาการค้นหา

ส ที่ 3 สะอาด (Seiso หรือ Shine)

การรักษาความสะอาดเป็นเรื่องสำคัญอย่างหนึ่งที่ไม่ทำไม่ได้ดังนั้นจึงเป็นหนึ่งในแนวทางการปฏิบัติของทุกองค์กร

ส ที่ 4 สุขลักษณะ (Seiketsu หรือ Standardize)

เมื่อเราสะสางงานให้สะดวกต่อการใช้และทำความสะอาดเรียบร้อย จะเกิดเป็นสุขลักษณะที่ดีซึ่งมีผลต่อการทำงานไปด้วย

ส ที่ 5 สร้างนิสัย (Shitsuke หรือ Sustain)

หากเรานำแนวทางของ 4ส ข้างต้นมาทำแล้วจะต้องทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาสภาพที่ดีที่สุดต่อการทำงานให้คงอยู่จึงเกิดเป็น ส ที่ 5 ซึ่งก็คือการสร้างนิสัยสะสางงานหรือสิ่งของเพื่อให้ใช้ได้อย่างสะดวกพร้อมกับรักษาความสะอาดอยู่เสมอจนเป็นนิสัย

การประยุกต์ใช้ 5ส เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร

หลายคนมักเข้าใจว่าแนวทาง 5ส นี้เป็นแนวทางสำหรับการทำความสะอาด รักษาสิ่งแวดล้อมของการทำงานเป็นอย่างเดียวซึ่งความจริงแล้วเราสามารถนำเอา 5ส มาประยุกต์ใช้ได้ดังนี้

ช่วยให้พนักงานได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม

นี่เป็นประโยชน์ที่สามารถเห็นได้ชัดเจนมากที่สุดสำหรับการใช้แนวทาง 5ส เพราะการจัดระเบียบพื้นที่การทำงานให้สามารถทำงานได้ง่าย สะดวกสบายมากที่สุดจะช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสไปกับการทำงานได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ช่วยลดต้นทุนการทำงานได้ทั้งทางตรงและทางอ้อม

การใช้แนวทาง 5ส จะช่วยให้การบริหารต้นทุนทั้งในด้านของเงินทุนและด้านของเวลาเป็นไปได้ง่ายมากขึ้นเพราะการจัดเรียงสะสางสิ่งของหรืองานที่ไม่จำเป็นออกจะช่วยลดปริมาณส่วนที่ต้องโฟกัสออกไป และยังมีการจัดเรียงงานหรือสิ่งของรอบตัวให้สามารถใช้งานได้ง่าย ทำให้ไม่เสียเวลาในการหาเอกสารหรือสิ่งของอีกด้วย

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประสานงานภายในองค์กร

การจัดเก็บสิ่งของหรือที่อยู่ของเอกสาร ข้อมูลต่างๆ จะทำให้การเรียกใช้ทำได้ง่ายเมื่อมีพนักงานต้องส่งต่องานไปสู่อีกทีม อีกฝ่ายหนึ่งก็สามารถตามหาและจัดการงานต่อได้ง่ายไม่ต้องคอยถามรายละเอียดกันให้เสียเวลาและอาจกระทบกับความสัมพันธ์ของพนักงานภายในองค์กรได้

การประยุกต์ใช้แนวทาง 5ส นั้นยังมีอีกมากมายทั้งในทางตรงและทางอ้อม โดยส่วนที่ JOBCAN ได้นำเสนอออกมานั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งเพราะส่วนหนึ่งที่ทำให้ 5ส ได้รับความนิยมอย่างมากก็เป็นเพราะสามารถนำไปใช้ได้ทุกองค์กรและยังเห็นผลได้ชัดเจนอีกด้วย