เขียน Job Description อย่างไรให้ได้ผลดีที่สุด? เรื่องพื้นฐานที่ HR ควรรู้

ในการเปิดรับพนักงานใหม่นั้นสิ่งหนึ่งที่จำเป็นต้องมีอย่างยิ่งคือ job description หรือการอธิบายเกี่ยวกับหน้าที่ตำแหน่งการทำงาน ว่าตำแหน่งที่ต้องการนั้นทำอะไรบ้าง ซึ่งนับเป็นจุดเริ่มต้นหนึ่งในการคัดเลือกพนักงานทำให้เป็นส่วนสำคัญที่ไม่อาจละเลยได้ เพราะ job description สามารถช่วยคัดกรองพนักงานที่ดีเข้ามาให้เราได้ส่วนหนึ่ง ดังนั้นมันจึงเป็นจุดเริ่มที่องค์กรต้องให้ความสำคัญในการคัดสรรบุคลากรเข้ามา

วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอาเรื่องราวเกี่ยวกับ Job description (JD) มานำเสนอกันซึ่งจะมีทั้งรายละเอียด ประโยชน์และลักษณะที่ดีในการเขียนนั้นจะมีอะไรบ้าง ไปดูกัน

รายละเอียดที่ต้องมีของ Job description

อย่างที่ทราบกันดีว่า job description คือการอธิบายตำแหน่งหน้าที่การทำงาน แล้วเราควรจะเขียนอธิบายอะไรลงไปบ้างนั้น มาทางนี้เลย

โครงสร้างตำแหน่งและทักษะที่ต้องการ

สำหรับ job description นั้นจำเป็นอย่างมากที่จะต้องบอกถึงทักษะที่ต้องการและตำแหน่งที่ผู้สมัครจะได้เข้ามา เพราะจะช่วยให้เข้าใจภาพรวมของการเข้าไปเติมเต็มองค์กร และที่สำคัญยังเป็นการพิจารณาถึงโครงสร้างตำแหน่งจึงช่วยให้ผู้สมัครได้เข้าใจถึงบทบาทหน้าที่การทำงานมากขึ้นด้วย

บทบาทหน้าที่การทำงาน

การเขียน job description ต้องการอธิบายบทบาทหน้าที่การทำงานอย่างชัดเจนเพราะจะเป็นการทบทวนถึงความสามารถและทักษะทั้งในรูปแบบความสามารถและความอดทนว่าจะสามารถรับหน้าที่นี้ได้หรือไม่ ดังนั้นจึงควรเขียนให้ครบถ้วนเพื่อทำความเข้าใจกับผู้สมัครตั้งแต่เริ่มต้น

อัตราจ้างหรือค่าตอบแทน

ค่าตอบแทนนับเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานเลยทีเดียวจึงไม่ควรละเลยในการเขียน job description ในส่วนนี้เพื่อเป็นการทำความเข้าใจและประเมินค่าตอบแทนในการทำงานของพนักงานที่มีต่อตำแหน่งหน้าที่งานนั้นๆ โดยอิงจากโครงสร้างเงินเดือนของแต่ละบริษัท

ประโยชน์ของการเขียน Job description ที่ดี

การเขียน job description นับเป็นจุดเริ่มต้นในการตามหาบุคลากรที่บริษัทต้องการแล้ว ยังมีประโยชน์ในด้านอื่นอีก ดังนี้

สร้างมาตรฐานของความสามารถผู้สมัคร

การเขียน job description ที่ชัดเจนจะช่วยคัดเลือกผู้สมัครให้กับองค์กรได้ส่วนหนึ่ง เพราะผู้สมัครจะได้เห็นบทบาทหน้าที่การทำงานและทักษะที่ต้องการและทำการพิจารณาก่อนว่าสามารถทำได้หรือไม่ จึงสามารถใช้ job description สร้างมาตรฐานเบื้องต้นของความสามารถผู้สมัครได้เช่นกัน ซึ่งยังส่งผลต่อ resume ของผู้สมัครในการใส่รายละเอียดประสบการณ์และผลงานให้เข้ากับตำแหน่งที่ต้องการสมัครอีกด้วย

ช่วยให้ทุกฝ่ายได้เข้าใจโครงสร้างในการทำงาน

การเขียน job description เพื่อบอกถึงตำแหน่งงานนั้น ไม่เพียงเป็นการอธิบายทางอ้อมให้กับผู้สมัครได้เข้าใจถึงตำแหน่งหน้าที่แต่ยังเป็นการตรวจสอบองค์กรถึงโครงสร้างการทำงานที่มีอยู่และบุคลากรที่ต้องการได้ด้วยว่าหากมีพนักงานใหม่เข้ามาแล้วจะสามารถเติมเต็มช่องว่างนั้นได้หรือไม่

สร้างข้อตกลงร่วมกันระหว่างพนักงานและองค์กร

ในการเขียน job description จะต้องอธิบายตำแหน่ง บทบาทหน้าที่การทำงานอย่างชัดเจนที่สุดเพราะนี่คือข้อตกลงเริ่มแรกในการทำงานระหว่างองค์กรกับผู้สมัคร เนื่องจากเป็นการทำงานที่ผู้สมัครได้ทำความเข้าใจในเบื้องต้นแล้วตกลงเข้ามาสมัครตามเงื่อนไขที่องค์กรให้ไว้นั่นเอง ซึ่งหากอธิบายได้ไม่ดีพอหรือไม่ครบถ้วน อาจทำให้เสียเวลากันทั้งสองฝ่ายได้

ลักษณะที่ดีของ Job description

job description มีความสำคัญและประโยชน์มากมายอย่างที่ได้กล่าวไปแล้วนั้น หลายคนคงอยากรู้กันแล้วว่าการเขียน Job description ที่ดีควรจะเป็นอย่างไรบ้าง

เขียนโดยผู้ที่มีความเข้าใจในตำแหน่งงานนั้น

การเขียน job description ต้องมีการอธิบายถึงบทบาทหน้าที่การทำงานเพื่อให้เข้าใจตรงกันทุกฝ่ายตั้งแต่ฝ่ายงานที่ต้องการพนักงานว่าพนักงานใหม่จะเข้ามาทำอะไรบ้าง ฝ่าย HR ที่ต้องทำความเข้าใจถึงคุณสมบัติเบื้องต้นและฝ่ายผู้สมัครว่าพนักงานที่องค์กรต้องการจะต้องมีความสามารถอย่างไรบ้าง จึงควรเขียนโดยผู้ที่ทำงานร่วมกับตำแหน่งงานนั้นหรือมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับตำแหน่งงานนั้นเป็นอย่างดี

เข้าใจง่ายและชัดเจน

หากการอ่าน job description แล้วไม่ชัดเจนจะต้องมีการตีความ การสื่อสารอาจทำได้ไม่ต้องกับจุดประสงค์ที่องค์กรต้องการจะสื่อ ทำให้ผู้สมัครที่เข้ามาไม่ตรงกับความต้องการและเสียเวลากันทั้งสองฝ่ายหรืออาจทำให้เกิดความผิดพลาดอื่นๆ ขึ้นได้ ดังนั้นการเขียนรายละเอียดงานจึงต้องเข้าใจง่าย กระชับ ไม่สามารถตีความไปในความหมายอื่นๆ ได้ 

ครบถ้วนตามความเป็นจริง

ในการพิจารณาตำแหน่งหน้าที่การทำงานของผู้สมัครนั้นเป็นการพิจารณาถึงความสามารถและความกดดันที่ผู้สมัครจะได้รับหากสามารถเข้าร่วมงานได้ ดังนั้นจึงควรมีการอธิบายให้ครบถ้วนตามความเป็นจริงเพื่อให้ผู้สมัครได้ทำความเข้าใจกับสิ่งที่ต้องทำก่อนการสมัครนั่นเอง