ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ตัวช่วยง่ายๆ ที่จะลดเวลาการทำงานของ HR

ภายในองค์กรมักจะต้องมีการอนุมัติเอกสารมากมายเพื่อให้งานสามารถเดินหน้าไปได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เพียงแต่ในช่วงเวลาของการเดินเอกสารนั้นเป็นช่วงเวลาที่นับว่าใช้ทรัพยากรทั้งเวลา บุคคลและยังมีต้นทุนของอุปกรณ์เครื่องใช้อย่างกระดาษ หมึกพิมพ์และอื่นๆ อีกด้วย ยิ่งในช่วงเวลาที่มีโรคระบาดอย่างโควิด-19 ด้วยแล้วเรียกว่าต้นทุนของการอนุมัติเอกสารออฟไลน์นั้นเริ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ แล้ว เรามาดูกันว่าปัญหาในการอนุมัติเอกสารแบบเก่านั้นเป็นอย่างไรกันบ้าง

ปัญหาในการอนุมัติเอกสาร

รูปแบบของการอนุมัติเอกสารแบบเก่าคือการพิมพ์ลงกระดาษและใช้วิธีการอนุมัติโดยปากกา สิ่งที่น่าอุ่นใจได้คือการอนุมัตินี้ยากต่อการปลอมแปลงระดับหนึ่ง แต่ในทางกลับกันก็ยากต่อการดำเนินการและรักษาด้วยเช่นกัน เรามาดูปัญหา 3 ข้อที่เห็นได้ชัดกันเลย

ระยะเวลาในการดำเนินการ

การอนุมัติเอกสารแบบออฟไลน์นั้นจะต้องได้พบตัวผู้อนุมัติเท่านั้นจึงจะได้รับการอนุมัติและนำไปดำเนินการต่อได้ซึ่งในช่วงเวลาที่ทุกอย่างต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วฉับไวนั้น วิธีการนี้ย่อมช้าเกินไป หากมีการ Work at home จะยิ่งลำบากในการส่งต่อเอกสารมากขึ้นไปอีกส่งผลให้การทำงานอาจล่าช้าออกไป

การติดต่อสื่อสาร

แม้ว่าการติดต่อสื่อสารในยุคปัจจุบันนี้นับว่าสะดวกขึ้นอย่างมากแต่สำหรับการส่งต่อเอกสารที่ต้องได้รับอนุมัตินั้นยังมีอุปสรรคอยู่บ้างเพราะหากต้องการความรวดเร็วต้นทุนค่าใช้จ่ายก็จะสูงมากแต่หากต้องการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายสิ่งที่ต้องแลกมาก็คือเวลาในการเดินเอกสารที่มากขึ้น

การสัมผัสใกล้ชิด

การเว้นระยะห่างระหว่างกันในช่วงเวลานี้นั้นหมายถึงการลดความเสี่ยงทางสุขภาพในระยะยาว แต่กับการอนุมัติเอกสารซึ่งเป็นกระดาษต้องมีการสัมผัสพื้นผิวบนวัสดุเดียวกันทำให้มีความเสี่ยงสูงที่จะสัมผัสกับเชื้อโรคได้มากขึ้น นับเป็นการเพิ่มความเสี่ยงและเป็นต้นทุนที่ค่อนข้างสูงมากทีเดียว

ตัวช่วยดีๆ อย่าง Jobcan Workflow สามารถแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไรได้บ้าง

การเดินอนุมัติเอกสารในช่วงเวลานี้อาจเป็นความยุ่งยากอย่างหนึ่งที่ HR ต้องแก้ไขอย่างรวดเร็วเพื่อการทำงานในช่วงเวลาที่โควิด-19 ยังระบาดอยู่นี้ เรามาดูประโยชน์ที่ตัวช่วยดีๆ อย่าง Jobcan Workflow สามารถช่วยคุณได้กัน

ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา

Jobcan Workflow เป็นระบบการอนุมัติเอกสารที่อยู่บน Cloud ทำให้สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่บ้านหรือการทำงานนอกสถานที่ก็สามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องอนุมัติได้เสมอ ไม่ต้องรอระบบหรือสถานที่แต่อย่างใด ทำให้ระยะเวลาในการดำเนินการอนุมัติเอกสารสั้นลงได้อย่างมากทีเดียว

หลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการสัมผัสสิ่งของร่วมกัน

เชื้อไวรัสเป็นสิ่งที่เรามองไม่เห็นและควบคุมไม่ได้ทำให้ความเสี่ยงในการติดโรคสามารถเกิดขึ้นเมื่อใดก็ได้ที่เราเข้าใกล้หรือสัมผัสกับสิ่งของร่วมกับผู้อื่น แต่ด้วยระบบอนุมัติเอกสารของ Jobcan Workflow ซึ่งสามารถดำเนินการได้บนอุปกรณืส่นตัวของแต่ละคนไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน เพียงเป็นอุปกรณ์ที่สามารถเข้าถึงอินเตอร์เน็ตและเว็บไซต์ก็สามารถอนุมัติเอกสารได้แล้ว

ลดต้นทุนทรัพยากร

ด้วยการเข้าถึงที่ง่ายดายโดยมีตัวกลางเป็นอินเตอร์เน็ตและอุปกรณ์ส่วนตัวนี้ทำให้ต้นทุนสำหรับการพิมพ์เอกสาร เดินเอกสารและที่สำคัญต้นทุนของการใช้เวลานั้นลดลงไปอย่างมากทีเดียว ช่วยให้บริษัทหรือองค์กรสามารถนำต้นทุนส่วนนี้ไปพัฒนาด้านอื่นที่เห็นผลและสร้างประโยชน์ที่ดีกว่าได้

ข้อมูลการดำเนินการและจัดเก็บสามารถติดตามได้

แม้จะไม่สามารถจับต้องเอกสารหรืออนุมัติเอกสารอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรโดยตรงได้แต่ Jobcan Workflow นั้นสามารถติดตามเอกสารได้ตั้งแต่การสร้าง การกำหนดเส้นทางและขั้นตอนการอนุมัติเอกสารได้เอง ในทุกขั้นตอนจะมีการบันทึกเวลาและจัดเก็บเอาไว้อย่างชัดเจน ทำให้หมดปัญหาเรื่องเอกสารหายหรือเสียหายด้วยปัจจัยภายนอกไปได้เลย

สามารถสร้างแบบฟอร์มได้หลากหลาย

เพราะในแต่ละองค์กรหรือบริษัทมีความต้องการในการใช้งานต่างกันออกไปทำให้ Jobcan Workflow ได้สร้างระบบให้สามารถออกแบบฟอร์มที่ต้องอนุมัติเอกสารได้หลากหลายเป็น E-document ที่มีความปลอดภัยสูงและสามารถใช้งาน E-signature ได้ตามกฎหมายเลย ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติเอกสารลาพักร้อน เอกสารการใช้ห้องประชุมหรืออุปกรณ์ เอกสารการเบิกค่าใช้จ่ายต่างมาสามารถทำได้ทั้งหมด

ใครที่ต้องการเปลี่ยนการอนุมัติเอกสารจากออฟไลน์มาเป็นออนไลน์ลองพิจารณา Jobcan Workflow เป็นทางเลือกหนึ่งที่ช่วยให้การเดินเอกสารของคุณรวดเร็วมากขึ้นและทำให้การอนุมัติเอกสารไร้อุปสรรคได้อย่างแน่นอน