ระบบลงเวลาเข้างาน (Attendance Management) ที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

การตอกบัตรในรูปแบบเก่านั้นไม่สามารถตอบโจทย์รูปแบบการทำงานที่ลดการสัมผัส เพิ่มความสะดวกสบายได้อีกต่อไปแล้ว หลายบริษัทจึงมีการมองหาระบบลงเวลาเข้างานเข้ามาทดแทน  ไม่แต่ระบบการลงเวลาแบบไหนถึงจะดีที่สุดและควรตอบโจทย์ในการลงเวลาอย่างไรได้บ้างจึงจะคุ้มค่าสำหรับการลงทุนอย่างที่สุด 

วันนี้ JOBCAN ได้รวบรวมเอาประสิทธิภาพที่ระบบลงเวลาเข้างานควรมีมาไว้ให้แล้ว มีอะไรบ้างนั้นไปดูกันเลย

บันทึกลงเวลาเข้างานได้อย่างตรงไปตรงมา

ทั้งบริษัทและพนักงานต่างลงบันทึกเวลาเข้างาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบการเข้าทำงานตามข้อตกลงอย่างถูกต้อง ดังนั้น การลงเวลาเข้างานจึงควรมีการบันทึกอย่างตรงไปตรงมาในทุกการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สามารถมั่นใจได้ว่าการลงเวลานั้นมีความถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขหรือการบันทึกหมายเหตุเพิ่มเติม หากทำได้จะช่วยลดความหวาดระแวงระหว่างบริษัทและพนักงานลงได้อย่างแน่นอน

พนักงานต้องสามารถลงเวลาเข้างานได้อย่างสะดวกสบาย

การลงเวลาเข้าเป็นเรื่องที่ต้องทำทุกเช้าเมื่อเข้าทำงาน กลางวันเมื่อพักทานข้าวและเย็นเมื่อถึงเวลาเลิกงาน ตลอด 5-6 วันต่อสัปดาห์ นับเป็นจำนวนครั้งที่ไม่น้อยทีเดียว หากการลงเวลาเข้างานทำได้ยากและวุ่นวาย บริษัทจะต้องเสียทรัพยากรทางด้านเวลาไปกับการลงเวลาของพนักงานแต่ละคน ซึ่งแม้จะเป็นระยะเวลาไม่นานมากนัก แต่หากรวมกันแล้วก็นับว่าสูญเสียอยู่ดี ดังนั้นควรมองหาระบบลงเวลาเข้างานที่มีความสะดวก สามารถบันทึกได้ง่ายหรือหลายตัวเลือกเพื่อความสะดวกสบายของพนักงานเอง

ระบบสามารถบันทึกสถานที่การลงเวลาเข้างานได้

องค์กรมากมายกำหนดว่า พนักงานทุกคนจะต้องมีการลงบันทึกเวลาเข้างานเพื่อบันทึกเวลาทำงาน แต่กลับมีพนักงานกลุ่มหนึ่งที่ไม่สามารถบันทึกเวลาด้วยวิธีการตามปกติอย่างสแกนนิ้วมือหรืออื่นๆ ที่บริษัทได้ เพราะพวกเขาเป็นกลุ่มคนที่มักต้องทำงานนอกสถานที่อยู่เสมอ แต่ถึงอย่างนั้นบริษัทจะยกเว้นให้คนกลุ่มนี้ก็ดูจะไม่ยุติธรรมทั้งกับพนักงานคนอื่นๆ และบริษัทเองก็ตรวจสอบได้ยาก ดังนั้น หากต้องเลือกระบบลงเวลาเข้างานแล้วจึงควรเลือกระบบที่รองรับการลงบันทึกในต่างสถานที่ ด้วยอุปกรณ์ติดตัวอย่างสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตด้วยจึงจะเหมาะสมที่สุด

HR และพนักงานสามารถตรวจสอบการลงเวลาเข้างานได้

ระบบการลงเวลาที่ให้เพียง HR ตรวจสอบได้ทางเดียวนั้น นับว่าสร้างปัญหาให้กับฝ่ายบุคคลฯ ไม่น้อยเลย เนื่องจากจำนวนของพนักงานที่ฝ่ายบุคคลต้องดูแลทั้งหมดนั้นไม่เท่ากัน หากมีการนับเวลาผิดพลาดเกิดขึ้นย่อมไม่ยุติธรรมต่อพนักงานคนนั้น เพราะเวลาการทำงานนั้นส่งผลต่อเงินเดือนที่พนักงานจะได้รับ ทำให้ในปัจจุบันนี้มักจะให้พนักงานสามารถตรวจสอบการลงเวลาเข้างานได้ด้วยตัวเอง สามารถตรวจสอบความผิดพลาดและทำการแก้ไขได้โดยมีการบันทึกเอาไว้ทั้งหมด แบบนี้ความผิดพลาดในการบันทึกเวลาย่อมน้อยลง ที่สำคัญพนักงานสามารถบริหารเวลาการทำงานของตัวเองได้ดีขึ้นด้วย

ระบบสามารถคำนวณเวลาการทำงานได้ง่าย

การลงบันทึกเวลาเข้างาน เป็นส่วนหนึ่งของการนับเวลาเพื่อคำนวณเงินเดือนของพนักงาน หากเลือกใช้ระบบที่ไม่สามารถตรวจนับเวลาการทำงานได้ ก็นับว่าไม่มีประโยชน์ ในการใช้ระบบลงเวลาเข้างานแล้ว นอกจากนี้ยังต้องสามารถเรียกรายงานการลงเวลาเข้างานได้เพื่อนำไปใช้ในการคำนวณเงินเดือนต่อไปทันที ไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่อีกรอบให้เสียเวลา

สำหรับใครที่กำลังมองหาระบบลงเวลาเข้างานที่มีทุกอย่างครบครันอย่างที่กล่าวมาและต้องการทดลองใช้สามารถเลือก Jobcan Attendance ที่มีการรองรับช่องทางการบันทึกเวลาได้หลากหลายช่องทาง สามารถบันทึกได้แม้ทำงานนอกสถานที่ ที่สำคัญยังง่ายต่อการทำงานทั้งสำหรับพนักงานในองค์กรและฝ่ายบุคคลในการตรวจสอบและคำนวณเงินเดือนอีกด้วย