เจ้าของกิจการอ่านด่วน! วิธีเตรียมรับมือกับ ‘กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล’ (PDPA) ก่อนจะสายเกินไป

การประกาศใช้ PDPA ในเวลานี้เรียกว่าเป็นการปลุกความตื่นตัวในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลมากขึ้นในทุกองค์กรเลยทีเดียวโดยเฉพาะเจ้าของกิจการต่างๆ ที่ต้องจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงานและอาจมีการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าหรือผู้รับบริการจะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้กิจการหรือองค์มีการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลให้รอบคอบและปลอดภัยมากขึ้นตามไปด้วย

วันนี้ JOBCAN จึงมีแนวทางการจัดการในองค์กรให้สามารถจัดระบบการดูแลจัดการการใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างรัดกุมปลอดภัยมากขึ้น โดยมีด้วยกัน 5 สเต็ป ดังนี้

สร้างความตระหนักรู้ให้กับพนักงานในองค์กร

การประกาศใช้ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หรือ PDPA เมื่อวันที่ 1 มิถุนาที่ผ่านมาอาจจะไม่ได้สร้างความตระหนักรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงมากนักสำหรับการทำงานในชีวิตประจำวัน จึงควรมีการชี้แจงถึงความเปลี่ยนแปลงที่องค์กรจะต้องรับมือเพื่อไม่ให้เกิดการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลในองค์กรหรือผู้อื่นที่เกี่ยวข้องกับองค์กรได้

โดยในการสร้างความตระหนักรู้นั้นสามารถทำได้โดยการจัดอบรมให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการคิดกระบวนการหรือสร้างวิธีการจัดการข้อมูลส่วนตัวในฝ่ายงานของตนเองขึ้นมาเพื่อเสนอให้องค์กรนำไปปรับใช้ เรียกว่าเป็นการสร้างความความรู้สึกร่วมให้พนักงานรักในองค์กรมากขึ้นไปด้วยในตัว

จัดทีมพิเศษเพื่อให้ข้อมูลแก่พนักงานและตรวจสอบการใช้งานข้อมูล

นอกจากการสร้างความตระหนักรู้แล้ว ในองค์กรควรมีการจัดกลุ่มคนที่รู้ข้อมูลเพื่อคอยตอบคำถามเกี่ยวกับ PDPA อย่างแม่นยำและถูกต้องโดยสมาชิกของกลุ่มควรมาจากแต่ละแผนกเพื่อให้พนักงานสามารถสอบถามเรื่องราวที่สงสัยได้ทันที เป็นการป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่รู้ได้

ที่สำคัญกลุ่มทีมพิเศษที่มีความเข้าใจใน PDPA นี้ยังต้องคอยตรวจสอบการใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลให้อยู่ในข้อกำหนดหรือข้อตกลงที่ได้ทำไว้กับเจ้าของข้อมูล แบบนี้จะเป็นการป้องกันความผิดพลาดได้สองต่อเลยทีเดียวเพราะนอกจากการให้ข้อมูลแล้ว ยังมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาในช่วงปรับตัวขององค์กร

วิเคราะห์กิจกรรมในแต่ละภาคส่วนที่มีความเกี่ยวข้องกับ PDPA 

สิ่งสำคัญในการปรับการทำงานเพื่อ PDPA นี้คือความเข้าใจในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้อง แต่การทำความเข้าใจในทุกภาคส่วนอย่างครอบคลุมนั้นอาจยากเกินไปโดยเฉพาะกับพนักงานทุกคนในองค์กร แต่สามารถแบ่งส่วนงานในแต่ละแผนกออกมาเพื่อวิเคราะห์และทำความเข้าใจว่างานในส่วนนี้หรือแผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับ PDPA อย่างไรบ้าง สามารถละเมิดได้อย่างไรและควรจะป้องกันการละเมิดได้อย่างไร

แน่นอนว่าในขั้นตอนนี้ทีมพิเศษที่ได้จัดตั้งขึ้นจะต้องมีความเข้าใจในส่วนงานและความเกี่ยวข้องทั้งหมดด้วยเช่นกัน ทั้งนี้เพื่อการตรวจสอบการจัดการข้อมูลไม่ให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้

เตรียมพร้อมรับมือเหตุไม่คาดฝัน

ถึงแม้ว่าองค์กรจะมีการป้องกันมากมายแต่ความผิดพลาดก็อาจเกิดขึ้นได้ แทนที่จะไปรับมือเอาตอนนั้น เจ้าของกิจการจึงควรคิดถึงเหตุไม่คาดฝันที่อาจเกิดชึ้นได้และคิดหาวิธีการรับมือเอาไว้ล่วงหน้า โดยอาจเป็นมาตรการที่ตั้งขึ้นเมื่อเกิดปัญหาโดยเรียงลำดับจากความรุนแรงของเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลในรูปแบบต่างๆ เพื่อให้สามารถรับมือและจัดการปัญหาได้อย่างรอบคอบรัดกุม

คัดเลือกเทคโนโลยีเข้ามาช่วยดูแลจัดการ

รายละเอียดการใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลเรียกว่ามีมากมายแตกต่างกันไปตามแต่ละบุคคลเลยทีเดียว ซึ่งเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการองค์กรหลายคนย่อมไม่สามารถดูแลตรวจสอบอย่างละเอียดได้ครบทุกคน และหากใช้พนักงานดูแลก้อาจมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้อีก ซึ่งความผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้วต้องมีการรับผิดชอบทางกฎหมาย เสี่ยงต่อการเสื่อมเสียชื่อเสียงแบบนี้ เจ้าของกิจการทุกคนย่อมไม่ต้องการเผชิญอย่างแน่นอน

วิธีหนึ่งที่สามารถช่วยเหลือได้อย่างมีประสิทธิภาพก็คือการนำเอาเทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์เข้ามาปรับใช้ในการบริหารข้อมูลต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคลจะช่วยลดความผิดพลาดในการบริหารจัดการข้อมูลลงได้ และที่สำคัญคือต้องเลือกระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่น่าเชื่อถือด้วย

พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 อาจเป็นสิ่งที่สร้างความยุ่งยากให้กับการดำเนินการของหลายองค์กร แต่ก็ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าการมีอยู่ของ PDPA นี้จะสร้างความปลอดภัยให้กับความเป็นส่วนตัวและทรัพย์สินได้มากขึ้น