ไขข้อสงสัย ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานสำคัญอย่างไรต่อองค์กร

“Time is money.”

“時は金なり”

“เวลาเป็นเงินเป็นทอง”

เป็นที่ทราบกันดีว่า ไม่ว่าจะชนชาติไหน ๆ ต่างก็ให้ความสำคัญกับเวลา จะสังเกตได้จากสำนวนในภาษาต่าง ๆ ที่เปรียบเวลาเป็นสิ่งของมีค่าหรือสิ่งสำคัญ ‘เวลา’ ยังนับว่าเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ส่งผลต่อการประสบความสำเร็จ ดังนั้น การประสบความสำเร็จในชีวิตหรือการมีชีวิตที่สมบูรณ์แบบจึงเริ่มต้นง่าย ๆ ได้จากการบริหารเวลาชีวิตให้สมดุล

ในชีวิตการทำงาน ทักษะการบริหารเวลาถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะตัวพนักงานเองที่ต้องบริหารเวลาเพื่อทำงานให้ทันกำหนด หรือตัวองค์กรที่ต้องดูแลจัดการเวลางานของพนักงานด้วยเช่นกัน เนื่องจากชั่วโมงการทำงานและการเข้า-ออกงานของพนักงานเป็นเรื่องสำคัญที่เกี่ยวข้องโดยตรงต่อการคำนวณเงินเดือน การประเมินการทำงาน หรือการเลื่อนขั้นต่าง ๆ เพราะนั่นเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นความมีวินัยและความใส่ใจต่อหน้าที่การงานของพนักงาน

หลายบริษัทมีการปรับเปลี่ยนนโยบายให้ยืดหยุ่นมากขึ้นโดยยกเลิกการบันทึกเวลาเข้าออกงาน ทว่านโยบายดังกล่าวนั้นต้องขึ้นอยู่กับความรับผิดชอบและการรู้หน้าที่ตัวเองของพนักงานด้วยเช่นกัน หากความยืดหยุ่นในการทำงานส่งผลให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็ถือว่าเป็นประโยชน์ต่อองค์กร แต่หากความยืดหยุ่นนั้นทำให้พนักงานขาดความกระตือรือร้นและขาดความรับผิดชอบ บางทีกฎระเบียบการบันทึกเวลาเข้าออกงานอาจยังเป็นสิ่งสำคัญที่ส่งผลต่อความก้าวหน้าขององค์กรก็ว่าได้

Attendance management คืออะไร จำเป็นอย่างไรต่อองค์กร

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน (Attendance Management System) เป็นระบบบริหารงานบุคคลที่คิดค้นขึ้นมาเพื่อช่วยจัดการเวลาการทำงานของคนในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกเวลาเข้าออกงาน การจัดการกะงาน การส่งคำขอลาหรือขอโอที ระบบบันทึกเวลางานจำเป็นต่อองค์กรที่ต้องการก้าวทันเทคโนโลยี เพราะการจัดการเวลางานที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยแบ่งเบาภาระงานและช่วยให้การทำงานของ HR สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยประหยัดเวลาการทำงาน ส่งเสริมระเบียบวินัยและความรับผิดชอบในหน้าที่การงาน อีกทั้งยังลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ของข้อมูลที่อาจส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือนได้อีกด้วย

เคล็ดลับความสำเร็จขององค์กรสมัยใหม่หลาย ๆ แห่งจึงเริ่มจากการมีระบบบริหารงานบุคคลหรือ HRM ที่มีประสิทธิภาพ อาทิ ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน เพราะระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานทำให้พนักงานกระตือรือร้นต่อการมาทำงานให้ตรงเวลามากขึ้น เนื่องจากข้อมูลการทำงาน การขาด ลา มาสาย ทั้งหมดล้วนเป็นข้อมูลสำคัญที่ต้องนำไปใช้คิดคำนวณเงินเดือน

ระบบบันทึกเวลาการเข้าออกงานจึงเป็นเทคโนโลยีใหม่ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบสนองการทำงานบริหารบุคคลให้มีประสิทธิภาพและลดการเกิดข้อผิดพลาดให้มากที่สุด ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีต้องไม่ใช่เพียงแค่เครื่องตอกบัตรออนไลน์ที่ทำได้เพียงแค่ลงบันทึกเวลา แต่ต้องมีฟังก์ชันเพิ่มเติมที่ช่วยให้การทำงานของ HR กลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น คุณสมบัติของระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีต้องมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลย!

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง

ตั้งค่าระบบได้ตามนโยบายบริษัท

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีต้องตั้งค่ากฎการทำงานทั่วไป กะงาน ชั่วโมงการทำงาน และการทำงานล่วงเวลาได้ รวมถึงการกำหนดวันหยุดทั่วไป วันหยุดตามประกาศเช่นกัน ซึ่งระบบต้องคำนวณชั่วโมงการทำงานจริงทั้งหมดออกมาให้ถูกต้องโดยที่ไม่เกิดข้อผิดพลาด

ทำงานร่วมกับระบบ Payroll ได้ทันที

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานต้องสามารถซิงก์ข้อมูลชั่วโมงการทำงานที่ประมวลผลแล้วไปยังระบบ Payroll เพื่อคิดคำนวณเงินเดือนและหักภาษีของพนักงานได้ทันที เพื่อความรวดเร็วและลดเวลาการทำงานของ HR สาย Payroll

ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายแต่ปลอดภัย

พนักงานในองค์กรต้องสามารถตรวจสอบข้อมูลการลงเวลางานของตัวเองได้จากตัวระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน ต้องมีรหัสสำหรับการเข้าแอ็กเคานต์เฉพาะบุคคล เพื่อความปลอดภัยและป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น 

บันทึกสถานที่ที่ลงเวลางานได้

ฟังก์ชันตอกบัตรนอกสถานที่และบันทึกพิกัดขณะที่พนักงานลงเวลางานเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติของระบบบันทึกเวลางานที่ดี เพราะในปัจจุบัน ด้วยสถานการณ์ของเชื้อไวรัสทำให้หลาย ๆ บริษัทปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้หลากหลายมากขึ้น ความสามารถในการบันทึกพิกัดขณะลงเวลางานจึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่ ทำงานทางไกล หรือองค์กรที่มีหลายสาขาและต้องการให้พนักงานลงเวลาเฉพาะสาขาของตนเอง

อุปกรณ์การลงเวลางานที่หลากหลาย

ในโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เทคโนโลยีต่าง ๆ ต้องพัฒนาให้เท่าทันโลกเสมอ ดังนั้น อุปกรณ์การลงเวลางานแบบเดิม ๆ จึงอาจไม่ตอบโจทย์การทำงานอีกต่อไป ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีจึงต้องมีอุปกรณ์การตอกบัตรที่หลากหลายเพื่อให้ตรงตามความต้องการและรูปแบบขององค์กรต่าง ๆ

Jobcan Attendance Management

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานอันดับ 1 จากประเทศญี่ปุ่น ตัวช่วยการทำงานของ HR ที่เพียบพร้อมไปด้วยคุณสมบัติที่ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีต้องมี มั่นใจได้ว่าตอบโจทย์ทุกความต้องการของการทำงานฝ่ายบริหารงานบุคคล ไม่ว่าจะการลงเวลางานที่แม่นยำ การจัดการกะงาน หรือส่งคำขอต่าง ๆ ก็สามารถจัดการได้ง่าย ๆ ผ่านระบบ Jobcan

ตัวอย่างการลงเวลางานของ Jobcan 

2022-07-15 9:01, CLOCK IN

2022-07-15 6:04, CLOCK OUT

สมมติว่าพนักงาน A ทำงานกะ 9.00 AM – 6.00 PM ในวันที่ 15/07/2022 ระบบบันทึกการลงเวลางานของพนักงาน A ไว้ว่า ลงเวลาเข้างานตอน 9.01 AM นั่นหมายความว่าพนักงาน A เข้างานสาย ดังนั้น ระบบจะบันทึกการลงเวลาเข้างานในวันนั้นของพนักงาน A ว่าเป็นการมาสาย ซึ่งตัวระบบของ Jobcan สามารถตั้งค่าต่าง ๆ ได้ตามนโยบายขององค์กร อีกทั้งยังจัดการกะงานที่แตกต่างกันของพนักงานในองค์กรได้อย่างไม่จำกัดอีกด้วย

จะงานราษฎร์งานหลวง Jobcan จัดการให้หมด!

ตัวระบบดีอย่างเดียวยังไม่พอ การบริการด้านการใช้งานต้องดีด้วย! ความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำกว่า 70,000 แห่ง เป็นสิ่งที่การันตี Jobcan ได้ว่าระบบน่าเชื่อถือและพนักงานทุกคนพร้อมดูแลลูกค้าทุกท่านด้วยความตั้งใจตั้งแต่ขั้นตอนทดลองใช้งาน ไม่ว่าจะพบเจอปัญหาใด ๆ พนักงานของเราพร้อมบริการทุกท่านเสมอ

สุดท้ายนี้ องค์กรหรือธุรกิจใดที่กำลังมองหาระบบจัดการการเข้าออกงานที่มีประสิทธิภาพ Jobcan Attendance Management มีคุณสมบัติที่ดีทุกประการที่กล่าวไปข้างต้น จึงมั่นใจได้ว่าจะสามารถตอบสนองได้ทุกความต้องการของงานบริหารบุคคลและช่วยพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น