10 สิ่งที่ HR ควรรู้! เพื่อก้าวสู่การบริหารงานบุคคลแบบมืออาชีพ

ปฏิเสธไม่ได้ว่า ยังมีคนจำนวนมากที่เข้าใจว่าหน้าที่ของ HR มีเพียงแค่การคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานและดูแลคนในองค์กร แต่ความจริงแล้ว การทำงาน HR หรือการบริหารงานบุคคลไม่ได้มีเพียงแค่นั้น เพราะงาน HR สามารถแบ่งออกได้เป็น 5 ฝ่ายหลัก ๆ คือ ฝ่ายสรรหาและว่าจ้างบุคลากร ฝ่ายเอกสารข้อมูลพนักงานและสวัสดิการ ฝ่ายพัฒนาบุคลากร ฝ่ายประเมินผลงาน และฝ่ายแรงงานสัมพันธ์

นอกจากฝ่ายงานหลัก ๆ ของ HR ที่ได้กล่าวไปข้างต้นแล้ว ในวันนี้ Jobcan ได้รวบรวมข้อมูล 10 ประการที่ HR ควรรู้ เพื่อก้าวสู่การเป็น HR แบบมืออาชีพมาให้ทุกคนได้อ่านเพื่อเป็นประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่เพิ่งเริ่มเข้าสู่สายงาน HR หรือกำลังตัดสินใจเลือกการบริหารงานบุคคลเป็นอาชีพในอนาคต ห้ามพลาดบทความนี้เด็ดขาด! ถ้าพร้อมแล้วไปเริ่มกันเลย!

HR ต้องมีทักษะการสื่อสารและการประสานงาน

ทักษะการสื่อสารและการประสานงานถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ HR เป็นที่ทราบกันดีว่า การสื่อสารถือเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตมนุษย์ แต่การสื่อสารให้ประสบความสำเร็จนั้นไม่ใช่ทุกคนที่จะทำมันได้ดี ทักษะการสื่อสารและประสานงานให้ประสบความสำเร็จต้องเกิดจากการเรียนรู้และฝึกฝน ดังนั้น การจะเป็น HR มืออาชีพได้ต้องรู้จักสื่อสารและประสานงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ เพื่อความสำเร็จและก้าวหน้าทั้งต่อตัวเองและองค์กร

HR ต้องละเอียดรอบคอบ

HR ต้องใส่ใจกับการทำเอกสารสำคัญต่าง ๆ ไม่ว่าจะเงินเดือนพนักงาน การประกาศ หรือแม้กระทั่งการเขียนอีเมลที่เป็นเรื่องพื้นฐานก็ตาม งานแต่ละชิ้นของ HR ต้องได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เอกสารอนุมัติต่าง ๆ ที่มีตัวเลขเกี่ยวข้อง รายละเอียดยิบย่อยเหล่านั้นจะต้องไร้ซึ่งข้อผิดพลาด เพราะข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจะทำให้ความน่าเชื่อถือของ HR ลดลง

HR ต้องมีจรรยาบรรณ รู้จักเก็บความลับขององค์กร

ภาระงานของ HR ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับเรื่องข้อมูลเอกสารสำคัญ เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท หรือแม้กระทั่งปัญหาต่าง ๆ ที่พนักงานในองค์กรนำมาปรึกษา HR แบบมืออาชีพจะต้องรู้ว่าสิ่งใดควรพูด สิ่งใดไม่ควรพูด หลายคนอาจคิดว่าข้อมูลบางอย่างสามารถเล่าให้เพื่อนหรือคนใกล้ตัวฟังได้ แต่อย่าลืมว่าเราไม่มีทางรู้ได้ว่าสิ่งที่พูดออกไปนั้นมีใครรับฟังอยู่บ้าง หากข้อมูลสำคัญหลุดออกไป อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อองค์กรได้แบบคาดไม่ถึงเลยทีเดียว

HR ต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

ตำแหน่ง HR ต้องติดต่อประสานงานกับคนหลากหลายประเภท HR มืออาชีพจะต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบข้าง เตรียมพร้อมรับมือได้ทุกสถานการณ์ แม้สถานการณ์ตรงหน้าหรือผู้คนที่พบเจอจะแย่แค่ไหนก็ตาม คนเป็น HR จะต้องรับมือกับสถานการณ์นั้น ๆ ด้วยจิตใจที่เป็นมิตร ยิ้มรับทุกสถานการณ์ที่ต้องเผชิญแม้จะหนักหนาแค่ไหนก็ตาม นอกจากนี้ HR ยังต้องเป็นคนที่เข้าถึงได้ง่าย ยินดีที่จะช่วยเหลือพนักงานทุกคนในองค์กร 

HR ต้องเป็นทั้งผู้รับฟังและให้คำปรึกษา

จะเป็น HR มืออาชีพได้ต้องสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจให้กับพนักงานในองค์กร ต้องเปรียบเสมือน safe zone ที่ทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจเมื่อมาพูดคุย เล่าเรื่องทั่วไปที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน รวมถึงเล่าปัญหาหรือความไม่สบายใจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน ซึ่ง HR ที่ดีต้องคอยรับฟังปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไม่เลือกปฏิบัติและเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดให้กับพนักงาน

HR ต้องยึดถือหลักเกณฑ์และกฎระเบียบ

แต่ละองค์กรย่อมมีกฎระเบียบในการควบคุมพนักงานให้เติบโตไปในทิศทางเดียวกัน เช่น ระเบียบเวลาการเข้าออกงาน ระเบียบด้านการแต่งกาย ระเบียบเรื่องจำนวนวันขาดวันลา เป็นต้น HR มีหน้าที่คอยดูแลควบคุมพนักงานให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนดไว้อย่างเท่าเทียมและเป็นธรรม โดยต้องไม่มีการเลือกปฏิบัติหรือมีสิทธิพิเศษสำหรับใครคนใดคนหนึ่ง เพราะกฎระเบียบเป็นสิ่งที่กำหนดขึ้นมาเพื่อใช้กับคนทั้งองค์กร

HR ต้องหมั่นหาความรู้ใหม่ในสายงาน

จากที่ได้กล่าวไปข้างต้นว่า ฝ่ายงานของ HR มีอยู่หลัก ๆ 5 ฝ่ายงาน ดังนั้น HR จึงไม่ควรหยุดพัฒนาตัวเอง หมั่นหาความรู้ใหม่ ๆ ในสายงานที่ไม่ใช่แค่ฝ่ายที่ตัวเองรับผิดชอบ เพราะทุกฝ่ายงานต้องประสานงานร่วมกันเพื่อให้องค์กรเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ การหาความรู้ในฝ่ายงานอื่นจะช่วยให้เข้าใจถึงรูปแบบงานและสามารถทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

HR ต้องวางตัวเป็นกลาง

HR มืออาชีพต้องยึดมั่นในความยุติธรรม วางตัวเป็นกลางระหว่างพนักงานและผู้บริหาร ปกป้องคุ้มครองสิทธิของลูกจ้าง ในขณะเดียวกันก็ต้องรักษาผลประโยชน์ของนายจ้างด้วยเช่นกัน หากเกิดปัญหาขึ้น HR ต้องเป็นผู้วิเคราะห์สถานการณ์ หาแนวทางการแก้ไขปัญหาด้วยความยุติธรรมเพื่อรักษาผลประโยชน์ของทุกฝ่าย

HR ต้องตัดสินใจและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี

อีกหนึ่งสิ่งจำเป็นสำหรับ HR คือ ทักษะการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เพราะบางครั้งการทำงานอาจไม่ราบรื่นเสมอไป เมื่อเกิดอุปสรรคขึ้น HR ต้องพร้อมรับมือและตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้ได้อย่างรอบคอบที่สุด ทักษะการตัดสินใจแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอาจไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะสามารถทำให้ดีได้ตั้งแต่แรก สิ่งที่ควรจำให้ขึ้นใจคือ ความสม่ำเสมอเป็นหัวใจสำคัญของการประสบความสำเร็จ ฝึกฝนและเรียนรู้จากคนรอบข้าง ปัญหาบางอย่างไม่ควรแบกรับไว้เพียงคนเดียว บางครั้งการปรึกษาเพื่อนร่วมงานหรือ HR ฝ่ายอื่นให้ช่วยตัดสินใจอาจได้ไอเดียดี ๆ ในการแก้ไขปัญหาได้ดียิ่งขึ้น

HR ต้องรู้เท่าทันเทคโนโลยี

โลกที่หมุนไปแต่ละวันมีเทคโนโลยีใหม่ ๆ พัฒนาขึ้นมาตลอดเวลา HR ยุคใหม่ต้องรู้จักบริหารองค์กรให้เหมาะสมกับโลกยุคดิจิทัล การรู้เท่าทันเทคโนโลยีใหม่ ๆ มองหาเครื่องมือหรือวิธีการที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่ HR ต้องรู้ เพื่อนำมาปรับใช้ในการพัฒนาบุคลากรและองค์กรให้เติบโต

และทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ HR ควรรู้และให้ความสำคัญเพื่อให้การบริหารงานบุคคลในองค์กรเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นคนที่เรียนจบมาทำงานตรงสายหรือไม่ตรงสาย การที่จะเชี่ยวชาญในทักษะเฉพาะบางอย่างได้ทุกคนต้องเริ่มจากการเรียนรู้และหมั่นฝึกฝน เพราะไม่มีมนุษย์คนไหนที่เก่งและชำนาญมาตั้งแต่ต้น

อย่างไรก็ตาม การทำงาน HR ในปัจจุบันมีตัวช่วยดี ๆ ในการแบ่งเบาภาระงาน และทำให้งานต่าง ๆ กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยเทคโนโลยี Human Resource Information System (HRIS) หากองค์กรของคุณกำลังมองหา HRIS ที่ดี Jobcan เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลที่สร้างขึ้นมาเพื่อสนับสนุนงานของ HR โดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นระบบบันทึกการเข้าออกงาน ระบบจัดการเงินเดือน หรือระบบจัดการเอกสารต่าง ๆ มั่นใจได้เลยว่าการมีตัวช่วยที่ดีจะช่วยลดเวลา ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร ทำให้มีเวลาและทรัพยากรเหลือสำหรับนำไปพัฒนาด้านอื่น ๆ ในองค์กรให้ดียิ่งขึ้นได้อย่างแน่นอน