Workflow ช่วยให้การทำงานมีระเบียบมากยิ่งขึ้น

ในการทำงานร่วมกับคนมากมายนั่นสิ่งที่มักจะเป็นปัญหาอย่างมากเลยก็คือการประสานงาน ยิ่งหากงานชิ้นหนึ่งจะต้องใช้ความเห็นจากคนหลายฝ่ายเข้ามาร่วมตัดสินใจด้วยแล้ว แม้จะไม่ใช่เรื่องยากก็ยังอาจเกิดปัญหาหรือความล่าช้าได้ ดังนั้นในเวลาหลายยุคสมัยที่ผ่านมามักมีการคิดค้นระบบขั้นตอนการทำงานที่จะช่วยประหยัดเวลาและทำให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด ให้ทุกอย่างสามารถลื่นไหลไปได้ด้วยตัวของมันเองโดยอัตโนมัติ ซึ่งเราเรียกกันว่า workflow

Workflow คืออะไร

Workflow คือการวางระบบขั้นตอนการทำงานที่เชื่อมโยงจากหลายฝ่ายให้สามารถดำเนินไปได้อย่างไหลลื่นไม่ติดขัดหรือตกหล่นได้โดยง่าย โดย workflow นี้คุณจะเห็นได้ถึงภาพรวมของขั้นตอนและวิธีการต่างๆ ในการทำงาน ซึ่งจะทำให้งานออกมาไม่ซับซ้อนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำไมฝ่ายบุคคลจึงควรมี Workflow

งานของฝ่ายบุคคลคือการดูแลพนักงานและบันทึกการเข้า-ออกของพนักงานซึ่งเป็นงานละเอียดไม่ซับซ้อนมากนักแต่กลับต้องการความผิดพลาดน้อยที่สุด และบางครั้งยังเป็นเรื่องเล็กน้อยที่เร่งด่วนและต้องเชื่อมต่อกับคนหลายคน หากทำอย่างไม่มี workflow อาจจะต้องใช้เวลาอย่างน้อยเป็นสัปดาห์เพื่อให้ทุกขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ อ่าน 10 สิ่งที่ HR ควรรู้สู่การเป็นมืออาชีพได้ที่นี่

ตัวอย่างเช่นการอนุมัติวันลาพักร้อน โดยปกติเมื่อพนักงานยื่นเรื่องแล้ว เรื่องจะส่งไปที่หัวหน้าแผนกของพนักงาน จากนั้นไปยังผู้จัดการ และอาจจะต้องส่งไปถึงผู้อำนวยการให้ทำการอนุมัติ เมื่ออนุมัติเรียบร้อยเอกสารส่งถึงฝ่ายบุคคล ฝ่ายบุคคลจึงจะนำมาแจ้งพนักงานอีกที ซึ่งหากมี workflow จะสามารถทำให้ขั้นตอนเหล่านี้สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น

จุดเด่นที่ Workflow สามารถช่วยทุกคนในองค์กรได้

การมี workflow คือการลดปัญหาระหว่างขั้นตอนออกไปให้ระบบงานสามารถตรวจสอบได้ง่ายขึ้นว่าตอนนี้อยู่ที่ขั้นตอนใดหรือมีปัญหาใดเกิดขึ้น ซึ่งการมี workflow จะทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องต่างทำงานง่ายขึ้น เรามาดูจุดเด่นหลัก 3 ข้อให้ชัดเจนกันดีกว่า

ส่งคำขอและอนุมัติจากที่ใดก็ได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ตและสมาร์ทโฟน

หากพนักงานต้องออกนอกสถานที่หรือมีเหตุให้ไม่สามารถแจ้งกับบริษัทได้โดยตรงสามารถทำการแจ้งผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่มีอยู่ได้ทันทีโดยผ่านระบบ hr mobile โดย workflow ของระบบคำขอจะรันไปให้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคอยตามเรื่องให้เสียเวลา

ช่วยลดภาระงานและช่วยให้การดำเนินการอนุมัติต่างๆ ในองค์กรเร็วขึ้น

ระบบ Workflow สามารถทำผ่านการออนไลน์ได้อย่างเป็นระบบช่วยเก็บข้อมูลและคำอนุมัติโดยอัตโนมัติช่วยให้ไม่ต้องคอยติดตามสถานะให้รบกวนการทำงาน โดยหากต้องมีการอนุมัติหลายขั้นตอน เราก็สามารถสร้างให้ระบบส่งต่อเมื่อผ่านขั้นที่หนึ่งได้ทันที ไม่เสียเวลา ช่วยให้การเดินเรื่องเร็วมากขึ้น

ค้นหาคำขอในอดีตได้สะดวก

หากเก็บหลักฐานเอาไว้เป็นเอกสารหรือไฟล์งานที่ไม่มีการทำ Workflow จะทำให้การค้นหาเป็นไปได้ยากและวุ่นวายอย่างมาก ผิดกับการทำระบบ Workflow ซึ่งเราสามารถเรียกดูข้อมูลได้ทันทีเพราะมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบด้วยนั่นเอง

สำหรับฝ่ายบุคคลที่ต้องประสานงานกับทุกคนในองค์กรและยังต้องเก็บรายละเอียดของแต่ละบุคคลเอาไว้ การมี workflow จะช่วยลดความผิดพลาดและระยะเวลาของการทำงานได้อย่างชัดเจนทำให้ฝ่ายบุคคลซึ่งนับเป็นหัวใจหลักของบริษัทสามารถพัฒนาองค์กรด้านอื่นๆ ไปได้เร็วมากขึ้นด้วย