วิธีรับมือของ HR เมื่อพนักงานลาออก

hr หรือฝ่ายบุคคลเป็นผู้ดูแลพนักงานตั้งแต่เข้าทำงานไปจนถึงวันสุดท้ายของการทำงาน ดังนั้นเมื่อพนักงานลาออก HR จึงต้องคอยจัดการทำเรื่องให้พนักงานออกจากระบบของการเป็นลูกจ้างของบริษัทนั้นๆ ไปด้วย ซึ่งจะมีขั้นตอนมากมายที่ต้องจัดการ

วันนี้ JOBCAN จะนำเสนอเรื่องขั้นตอนที่จะต้องประสานงานเมื่อมีพนักงานลาออก เรามาดูกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้างที่ควรต้องทำ

จดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ

หลังจากที่พนักงานมีการแจ้งลาออกกับหัวหน้างานเรียบร้อยและมาแจ้งกับฝ่าย HR แล้วจะต้องขอจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการซึ่งอาจเป็นแบบฟอร์มที่ฝ่าย HR เตรียมไว้หรือเป็นจดหมายลาออกที่พนักงานเตรียมเองก็ได้เช่นกัน แต่ต้องมีแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจนแจ้งเอาไว้

Exit Interview

ก่อนเข้าทำงานมีการสัมภาษณ์ เมื่อออกจากการทำงานก็ต้องมีการสัมภาษณ์ถึงเหตุผล ปัญหาการทำงานและเรื่องที่พนักงานติดขัด ซึ่งเราสามารถนำปัญหาเล่านี้มาปรับแก้เพื่อให้องค์กรมีการพัฒนา ปรับปรุง ป้องกันปัญหาการลาออกในเหตุผลเดียวกันได้และยังช่วยให้พนักงานที่ยังคงอยู่มีความสุขกับการทำงานได้มากขึ้น

แจ้งสิทธิประโยชน์ทางกฎหมาย

หลังจากมีการแจ้งลาออกแล้วฝ่าย HR ควรแจ้งสิ่งสำคัญอย่างสิทธิประโยชน์ตามกฎหมายที่พนักงานควรได้รับเช่น การส่งเงินประกันสังคม การรับเงินทดแทนจากประกันสังคมเป็นต้น หรือหากบริษัทมีสวัสดิการด้านอื่นๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ควรแจ้งให้พนักงานทราบเพื่อให้สามารถรักษาผลประโยชน์นั้นๆ หลังลาออกได้

ออกเอกสารหนังสือรับรองต่างๆ

เมื่อพนักงานจะสิ้นสุดการทำงานกับองค์กรแล้วฝ่าย HR จะต้องออกเอกสารที่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการสมัครที่ใหม่เพื่อยืนยันว่าพนักงานเคยทำงานที่องค์กรจริงนั่นเอง นี่เป็นข้อบังคับทางกฎหมายตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 เมื่อการจ้างแรงงานสุดสิ้นลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไหร่และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร

คำนวณเงินได้ของเดือนสุดท้าย

โดยส่วนใหญ่แล้วพนักงานที่มีการแจ้งลาออกกับ HR จะทำงานต่ออีก 30 วันซึ่งอาจมากหรือน้อยกว่านั้นตามการตกลงกันระหว่างองค์กรกับพนักงานทำให้ระยะเวลาการทำงานอาจไม่สามารถนับเป็นเดือนต่อเดือนได้เหมือนเดิม ดังนั้นจึงต้องทำการคำนวณเงินได้ทั้งหมดเพื่อจ่ายให้แก่พนักงานในเดือนสุดท้าย

รับคืนทรัพย์สินของบริษัท

หลายองค์กรมีสวัสดิการเครื่องมือการทำงานมอบให้สำหรับพนักงานในแต่ละตำแหน่งเช่น แล็ปท็อป บัตรประจำตัว อุปกรณ์อิเล็กทรอนิก เป็นต้นดังนั้นเมื่อถึงวันสิ้นสุดการทำงานจึงต้องมีการคืนทรัพย์สินพร้อมทั้งตรวจเช็คความเสียหายต่างๆ ให้เรียบร้อย รวมถึงการประสานงานกับฝ่ายไอทีเพื่อปิดการใช้งานรหัสผ่านการเข้าถึงระบบภายในองค์กรด้วย

ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ฝ่าย HR จะต้องจัดการทั้งหมดเมื่อมีพนักงานลาออกจากองค์กร ซึ่งอาจจะดูยุ่งยากและมีหลายขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติ โดยแต่ละขั้นตอนจะมีการดำเนินการเพื่อการรักษาผลประโยชน์ทั้งขององค์กรและของพนักงานคนนั้นด้วย