เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารในองค์กร ด้วย Jobcan Workflow

ในหนึ่งองค์กรหรือบริษัทนั้นจะมีงานเอกสารมากมายเกิดขึ้นเพียงหนึ่งวันอาจมีได้ถึงหลายร้อยฉบับเลยทีเดียว หากต้องจัดการเอกสารเหล่านี้ทีละแผ่น ทีละใบ คงเป็นเรื่องที่วุ่นวายต้องใช้ทรัพยากรมากมายทีเดียว หลายองค์กรเลยมองหาซอฟต์แวร์มาเป็นตัวช่วยในการจัดการเอกสารและเดินเอกสารให้อัตโนมัติตามขั้นตอนที่เราต้องการ เพื่อเข้าสู่องค์กรแบบ Paperless

วันนี้ JOBCAN จึงเอาคุณสมบัติและตัวอย่างแบบฟอร์มที่สามารถสร้างและอนุมัติตามขั้นตอนที่คุณต้องการได้บน Jobcan Workflow นั้นจะมีอะไรบ้าง

ช่วยจัดการเอกสารให้ง่ายขึ้นด้วยคุณสมบัติของ Jobcan Workflow

สามารถสร้างแบบฟอร์มได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือบริษัทขนาดเล็กต่างก็มีความต้องการในการจัดเอกสารในปริมาณที่ต่างกันซึ่งส่วนใหญ่มักจะต้องสร้างในปริมาณมาก Jobcan Workflow จึงไม่มีการจำกัดปริมาณในการสร้างแบบฟอร์มสามารถสร้างได้ตามจำนวนที่ต้องการใช้ได้เลย

รองรับทุกรูปแบบการใช้งานของแบบฟอร์ม

แม้จะเรียกว่าเป็นแบบฟอร์มแต่ในการจัดการเอกสารก้ยังมีอะไรหลายอย่างที่ต้องปรับเปลี่ยนไปตามเงื่อนไขความต้องการของบริษัทดังนั้น Jobcan Workflow จึงเปิดให้คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่สามารถตั้งค่าประเภทการป้อนข้อมูลได้หลากหลายด้วยวิธีการตั้งค่าที่ง่ายและไม่ซับซ้อน จึงสามารถสร้างเอกสารแบบฟอร์มที่มีรูปแบบเฉพาะของบริษัทได้ด้วย

กำหนดลำดับขั้นในการอนุมัติได้อย่างยืดหยุ่น

นอกจากการสร้างเอกสารแบบฟอร์มที่สามารถกำหนดได้ตามความต้องการแล้ว Jobcan Workflow ยังสามารถให้คุณออกแบบขั้นตอนการเดินทางไปตอบรับคำขออนุมัติในแต่ละขั้นตอนได้ด้วย และยังกไหนดเงื่อนไขเพื่อให้เอกสารไปตามเส้นทางที่เราต้องการได้ เช่น หากคุณต้องการอนุมัติค่าใช้จ่ายในราคาต่ำกว่า 1,000 บาทให้เอกสารเดินทางไปขออนุมัติที่ผู้จัดการ แต่หากเป็นเป็นค่าใช้จ่ายมากกว่า 1,000,000 บาทให้เดินทางไปถึงผู้บริหารเป็นต้น

ตัวอย่างแบบฟอร์มหรือการจัดการเอกสารที่คุณสามารถสร้างได้ด้วย Jobcan Workflow

แบบฟอร์มอนุมัติ

การออกแบบฟอร์มอนุมัตินับเป็นเรื่องพื้นฐานที่ทุกบริษัทต้องใช้ แน่นอนว่า Jobcan Workflow จะมีให้คุณสามารถออกแบบและใช้งานได้ตั้งแต่รูปแบบของเอกสารไปจนถึงเงื่อนไขการอนุมัติว่าควรให้ใครอนุมัติแบบฟอร์มบ้าง ช่วยลดงานเรื่องการเดินเอกสารของฝ่ายบุคคลไปได้มากทีเดียว

แบบฟอร์มแจ้งเตือนการเปลี่ยนที่อยู่

การเปลี่ยนข้อมูลส่วนตัวของพนักงานก็เป็นงานที่ต้องมีแบบฟอร์มแจ้งความจำนงที่ชัดเจนซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องจัดการเอกสารแต่หากใช้ Jobcan Workflow ซึ่งสามารถสร้างแบบฟอร์มและยื่นได้ภายในระบบ เลย ซึ่งหากลงทะเบียนข้อมูลฝ่ายบุคคลภายในบริษัทก็สามารถดาวน์โหลดข้อมูลคำขอและการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติแล้วทั้งหมดเป็นไฟล์ CSV ได้อย่างง่ายดาย

แบบฟอร์มการยืมอุปกรณ์ภายในบริษัท

หลายองค์กรมักมีอุปกรณ์ส่วนกลางให้พนักงานสามารถยืมใช้ได้ ซึ่ง Jobcan Workflow ก็ได้ออกแบบให้สามารถจัดการเอกสารการขอยืมอุปกรณ์ได้ โดยสามารถกำหนดอุปกรณ์ที่อนุญาตให้ยืมได้ด้วย ไม่จำเป็นต้องเปลืองกระดาษหรือเสียเวลาในการเดินเอกสารอีกต่อไป

แบบฟอร์มการเบิกค่าใช้จ่ายภายในองค์กร

ในกรณีที่พนักงานต้องการเบิกค่าใช้จ่ายและต้องทำแบบฟอร์มขอเบิกก็สามารถจัดการเอกสารได้ด้วย Jobcan Workflow เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นค่าเดินทาง ค่าอุปกรณ์การทำงานหรือค่าใช้จ่ายอื่น ช่วยให้เอกสารไม่ตกหล่นหรือล่าช้าจนสร้างภาระให้แก่พนักงาน ทั้งยังตรวจสอบได้ง่ายอีกด้วย

แบบฟอร์มรายงานการทำงานและแบบฟอร์มการฝึกอบรม

Jobcan Workflow ยังสามารถทำแบบฟอร์มเพื่อส่งและตรวจสอบรายงานประจำวันภายในองค์กรและยังให้หัวหน้างานสามารถลงความเห็นซึ่งนับเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารภายในองค์กรที่เหมาะกับสถานการณ์ของปัจจุบันซึ่งเน้นการทำงานแบบ Hybrid นอกจากรายงานการทำงาน ยังสามารถส่งแบบฟอร์มคำขอลาหยุด ลาพักร้อนและการทำงานล่วงเวลาได้ด้วย

เพราะแต่ละองค์กรต่างก็มีรูปแบบการบริหารที่ต่างกันออกไปทำให้ในการอนุมัติเอกสารและความต้องการในการสร้างเอกสารแตกต่างกันไปด้วย เพื่อรองรับการทำงานหลากหลายรูปแบบเช่นการทำงานแบบ Hybrid ที่ยืดหยุ่นได้ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสถานที่หรือเวลาดังนั้นรูปแบบของเอกสารก็ควรเปลี่ยนตามไปด้วย