ในยุคที่ทุกอย่างล้วนแข่งขันกันด้วยเวลาเสียส่วนใหญ่หลายคนจึงต้องการปรับเปลี่ยนให้ตัวเองกลายเป็นคน Productive ซึ่งนับเป็นการปรับเปลี่ยนที่ไม่ง่ายเลยทีเดียวเพราะความ Productive นั้นมีเคล็ดลับบางอย่างที่จะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้มากขึ้นและยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย

ทำความเข้าใจกับการเป็นคน Productive

การเป็นคน Productive นั้นหลักสำคัญอยู่ที่การจัดการกับตัวเองซึ่งนับเป็นเรื่องที่ทำได้ยากมากทีเดียว เพราะการบริหารตัวเองให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดนั้นหมายความว่าเราต้องเข้าใจลักษณะนิสัยและความเคยชินของตัวเองทั้งหมดเสียก่อน จากนั้นก็สามารถวางแผนบริหารเวลาในด้านต่างๆ ทั้งการทำงานและการใช้ชีวิตให้สามารถใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด

กล่าวอย่างสรุปคือเราต้องจัดการตัวเองให้ได้ก่อนจากนั้นค่อยเริ่มบริหารเวลาก็จะทำให้เราสามารถเดินตามแผนการทำงานที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว

ตัวช่วยและปัจจัยที่จะช่วยให้เกิดความ Productive

แน่นอนว่าการจะเป็นคน Productive นั้นต้องมีเคล็ดลับบางอย่างที่ช่วยให้สามารถบริหารสิ่งต่างๆ ได้ง่ายมากขึ้น ซึ่งตัวช่วยแต่ละอย่างบอกเลยว่าไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อนแต่อย่างใด เรามาดูกันดีกว่าว่ามีเทคนิควิธีการอะไรบ้างที่สามารถนำมาเป็นตัวช่วยได้บ้าง

สร้างสิ่งแวดล้อมที่เหมาะกับการทำงาน

การสร้างสิ่งแวดล้อมที่เหมาะกับการทำงานเป็นสิ่งหนึ่งที่สำคัญมากทีเดียว ซึ่งสิ่งแวดล้อมในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบหรือการอยู่ที่สถานที่เงียบสงบเพื่อให้มีสมาธิ แต่เป็นสิ่งแวดล้อมที่เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เช่นบางคนชอบการนั่งทำงานที่คาเฟ่ บางคนอาจจะชอบทำงานไปพร้อมกับเสียงเพลง เป็นต้น หรือโดยทั่วไปสามารถนำหลักการ 5ส มาประยุกต์ใช้ได้ง่ายๆ

ดังนั้นเพื่อให้เราสามารถทำงานได้อย่าง Productive จึงต้องเรียนรู้นิสัยการทำงานว่าเราอยู่ในสภาพแวดล้อมแบบใดจึงจะทำงานได้ดีมากที่สุด คุณจะพบว่างานที่ทำนั้นออกมาได้ดีกว่าเดิมอย่างแน่นอน

วางแผนจัดลำดับความสำคัญ

การวางแผนเรียงลำดับความสำคัญคือ หนึ่งในเทคนิคการบริหารเวลาอย่างคน Productive ที่สามารถประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพทำให้เราทำงานสำคัญออกมาได้ในเวลาที่สมควร โดยมีการแบ่งประเภทงานตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนดังนี้

สำคัญและเร่งด่วน

งานที่สำคัญเราต้องทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด จัดลำดับความสำคัญเป็นอย่างแรก เป็นสิ่งแรกที่เราจะทำ 

สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

ลำดับรองลงมาคืองานสำคัญที่เราต้องทำให้เสร็จแต่ไม่ได้เร่งด่วน สามารถจัดไว้ลำดับรองลงมาได้ ซึ่งเราควรให้งานสำคัญส่วนใหญ่เสร็จตั้งแต่ตอนที่งานยังอยู่ในลำดับนี้เพื่อให้งานออกมาได้ดีที่สุด

ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน

สำหรับงานประเภทนี้เราอาจจะต้องพิจารณาว่าเราต้องเป็นทำงานนี้หรือไม่ หากเป็นงานที่เร่งด่วนจริงสามารถขอให้คนอื่นที่สามารถทำได้และอาจเป็นงานสำคัญของเขาทำได้หรือไม่ โดยส่วนใหญ่งานประเภทนี้จะเข้ามากระทันหัน หากเราสามารถปฏิเสธได้ก็ปฏิเสธ เพราะไม่อย่างนั้นอาจทำให้แผนงานที่เราวางไว้เกิดปัญหาได้

ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนนี้ เราสามารถมอบหมายให้คนอื่นได้หรือไม่ หากว่าได้ก็ส่งมอบ แต่หากไม่ได้ งานประเภทจะจัดเป็นลำดับสุดท้าย หรืออาจหาตัวช่วยเข้ามาเช่นการใช้เทคโนโลยีหรือแอปพลิเคชั่นเข้ามาช่วย เพราะในปัจจุบันมีตัวช่วยประเภทนี้อยู่มากทีเดียว

การบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด

มีเทคนิคสำหรับการแบ่งเวลาทำงานอยู่หลากหลายรูปแบบที่เราสามารถนำมาช่วยเหลือได้ แต่ที่อยากจะแนะนำเพราะคน Productive หลายคนเลือกใช้แล้วได้ผลเป็นอย่างดีคือ Time Boxing ก็คือการแบ่งเวลาเป็นกล่องให้เราทำทีละอย่างทีละงานไป แต่ไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ เพียงแต่ในช่วงเวลาที่กำหนดจะไม่มีการทำงานอื่น เพราะหากเรากำหนดเวลาว่าจะต้องเสร็จเท่านั้นอาจทำให้งานออกมาไม่มีคุณภาพได้

สำหรับหลายคนที่ต้องการเป็นคน Productive นั้นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งคือการกำหนดเป้าหมายของการทำงานให้แน่ชัดว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของชีวิตหรือไม่ หากเรารู้ชัดเจนว่าต้องการมุ่งไปทางใดแล้วจะช่วยให้มีแรงบันดาลใจและมีความก้าวหน้าได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นด้วย