ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

เรื่องของเงินเดือนนับเป็นเรื่องใหญ่สำหรับทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นองค์กรหรือพนักงานเองก็ตาม เพราะการทำงานมีเงินเดือนเป็นผลตอบแทนหลักทำให้ทุกฝ่ายต่างให้ความสำคัญกับการกำหนดเงินเดือน ทำให้การรับรองเงินเดือนต้องมีการออกเป็นลายลักษณ์อักษรทั้งยังถือเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการนำไปใช้ทำธุรกรรมและการสมัครงานที่ใหม่ เรียกกันว่า หนังสือรับรองเงินเดือน ซึ่งจะมีข้อแตกต่างจากสลิปเงินเดือน

วันนี้ JOBCAN จึงมานำเสนอความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน ว่าเป็นอย่างไรและมีอะไรที่เราควรรู้บ้าง

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ Salary Certificate เป็นเอกสารสำคัญที่องค์กรจะออกให้แก่พนักงานโดยต้องเป็นฝ่ายบุคคลหรือเจ้าของกิจการออกเอกสารให้เท่านั้น โดยวัตถุประสงค์หลักในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนคือการรับรองค่าตอบแทนในการจ้างงานต่อบุคคลนั้นๆ 

ในหนังสือรับรองเงินเดือนจะปรากฎข้อมูลอะไรบ้าง

ในหนังสือรับรองเงินเดือนต่างจากสลิปเงินเดือนที่สรุปรายได้สุทธิในแต่ละเดือน ซึ่งอาจจะไม่เท่ากันเพราะมีการหักภาษีหรือมีค่าล่วงเวลาปรากฎได้ โดยหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องปรากฎข้อมูลดังต่อไปนี้

• ระบุเอกสารเป็น หนังสือรับรองเงินเดือน อย่างชัดเจน
• ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน
• ชื่อองค์กร
• ตำแหน่งงาน
• วัน/เดือน/ปี ที่เริ่มทำงานถึงวันที่ออกเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือน
• วันที่ออกเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือน
• อัตราเงินเดือนโดยไม่รวมผลตอบแทนอื่น
• วัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร
• ชื่อผู้ออกเอกสาร
• ตราประทับขององค์กร

ข้อควรรู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นเอกสารสำคัญใบหนึ่ง โดยมีข้อควรรู้ดังนี้

หนังสือรับรองเงินเดือนจะออกโดยองค์กรเท่านั้น

เนื่องจากหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากมายจึงต้องมีการรับรองจากองค์กรเท่านั้น โดยเจ้าของกิจการหรือนายจ้างที่มีอำนาจสูงจะเป็นผู้มอบอำนาจให้กับฝ่ายบุคคลและมีการเซ็นรับรองเอกสารโดยเจ้าของกิจการหรือนายจ้างรับรู้ด้วยจึงจะสามารถนำไปใช้ได้จริง

เจ้าของหนังสือรับรองเงินเดือนมีสิทธิ์จะไม่เปิดเผย

เมื่อมีการสัมภาษณ์งานที่ใหม่ฝ่ายบุคคลขององค์กรใหม่อาจมีการเรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อทำการประเมินผลตอบแทนให้กับพนักงาน ซึ่งเรามีสิทธิที่จะปฏิเสธการให้ดูได้เช่นกันหากไม่สะดวกเพราะหากยังไม่สิ้นสุดการทำงานจากองค์กรเดิม ฝ่ายบุคคลขององค์กรเดิมก็สามารถปฏิเสธการออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานได้

หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งาน

เมื่อองค์กรมีการออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานแล้วจะมีอายุการใช้งานกำหนดตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานได้ดังนี้

• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อการขอสินเชื่อจะใช้งานได้ 30 วัน
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อการใช้งานเกี่ยวกับราชการ ใช้งานได้ 90 วัน
• หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อขอวีซ่า ใช้งานได้ 30 วัน

หนังสือรับรองเงินเดือนสามารถใช้ยืนยันการเป็นพนักงานได้

ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและการรับรองจากองค์กรอย่างครบถ้วน ทำให้สามารถใช้เป็นหนังสือรับรองการทำงานว่าพนักงานตามที่แจ้งในหนังสือรับรองเงินเดือนมีสถานะเป็นพนักงานขององค์กรได้เพราะหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องออกโดยนายจ้างหรือองค์กรเท่านั้น