4 ความท้าทายกับการเป็น HR สาย Payroll

ค่าตอบแทนนับเป็นวัตถุประสงค์หลักในการทำงานของพนักงานทุกคนเลยทีเดียว HR ที่รับหน้าที่เกี่ยวกับค่าตอบแทนจึงต้องทำงานให้รอบคอบมากที่สุด แต่ถึงอย่างนั้นก็ยังสามารถเกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ทำให้ Hr สาย payroll ต้องรอบคอบมากขึ้น หรืออาจมองหาตัวช่วยที่จะแบ่งเบาหน้าที่ให้เกิดความผิดพลาดได้น้อยลง แต่ตัวช่วยแบบใดกัน ที่จะทำให้ความท้าทายของ Hr สาย payroll นั้นทำงานได้สะดวกขึ้นบ้าง

วันนี้ Jobcan จึงนำเอา 4 ความท้าทายที่ hr payroll จะต้องเผชิญแล้วเราควรเลือกตัวเลือกอย่างไรบ้าง

hr payroll ต้องเก็บครบทุกรายละเอียด

หน้าที่หนึ่งของ hr payroll คือการคำนวณวันเวลาในการทำงานของพนักงานทุกคนในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นการเข้างานปกติ การทำงานล่วงเวลา หรือการลาหยุด ลาป่วยก็ตาม hr payroll จะต้องนำมาคิดคำนวณทั้งหมดเพื่อนำไปคิดเงินเดือนต่อไป นับเป็นงานที่กินเวลาอย่างมากทีเดียว

ยิ่งไปกว่านั้น ปัญหาอีกอย่างที่ hr payroll จะต้องเผชิญคือความน่าเชื่อถือของบันทึกเวลาการทำงานเพราะการบันทึกเวลาอย่างการตอกบัตรนั้นสามารถทำแทนกันได้ ทำให้ต้องหาวิธีตรวจสอบให้แน่ชัดอยู่เสมอ

สำหรับงานที่กินเวลาและมีปัญหาในด้านความน่าเชื่อถือแบบนี้ ทำให้ hr payroll ต้องทำงานอย่างหนักเพื่อให้เกิดความยุติธรรมทั้งสำหรับองค์กรและพนักงาน แต่หากเราสามารถใช้ตัวช่วยที่มีความน่าเชื่อถือในการบันทึกเวลาเฉพาะบุคคลเช่นการสแกนใบหน้า การสแกนลายนิ้วมือหรือการใช้ E-signature ที่สามารถเชื่อถือได้ในการยืนยันตัวตนเพื่อเข้างานพร้อมกับมีการคำนวณเวลาโดยอัตโนมัติ ปัญหานี้ก็สามารถแก้ไขได้แล้ว

hr payroll ต้องเลือกตัวช่วยที่สนับสนุนกันได้

ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลอย่าง hr payroll นั้นแม้จะมีหน้าที่หลักสองอย่างคือการคำนวณเวลาการทำงานและการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน แต่ในความจริงแล้วส่วนนี้นับว่าเชื่อมต่อกัน เพราะในการคำนวณเงินเดือนมีตัวแปรสำคัญคือบันทึกเวลาเข้างานที่ต้องนำมาคำนวณร่วมกัน 

ดังนั้นหน้าที่งานที่ต่อเนื่องกันนี้จึงควรได้ตัวช่วยที่สามารถสนับสนุนงานของ hr payroll ได้อย่างไร้ที่ติ คือสามารถนำเอาบันทึกเวลาการทำงานของพนักงานเข้ามาใช้ได้ทันที ไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลหรือทำการคำนวณเองใหม่ จะช่วยให้งานของ hr สาย payroll ราบรื่นและประหยัดเวลาไปได้มากทีเดียว 

hr payroll ต้องอัพเดทกฎหมายอยู่เสมอ

งานของ hr payroll เลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเกี่ยวกับการเสียภาษีซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงอยู่แทบทุกปี ทำให้การคิดคำนวณเงินเดือนที่เดิมก็มีความยุ่งยากในเรื่องของการคำนวณเวลาการเข้างานของพนักงานอยู่แล้ว ทำให้การคิดเงินเดือนมีความซับซ้อนมากขึ้นไปอีก

จะดีแค่ไหนหากระบบคำนวณเงินเดือนสามารถช่วยอัพเดทกฎการคิดคำนวณภาษีให้เราได้อย่างอัตโนมัติ ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงตามกฎหมายโดยที่เราไม่จำเป็นต้องคอยอัพเดทเอง เรียกว่าช่วยลดข้อผิดพลาดและยังช่วยให้งานของ hr payroll เดินไปได้รวดเร้ซมากขึ้นด้วย

hr payroll ต้องมีการรับรองความปลอดภัยทางด้านข้อมูล

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นฝ่ายที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงานเอาไว้มากมาย และข้อมูลส่วนตัวเหล่านั้นก็มีความสำคัญอย่างมาก นอกจากข้อมูลสำคัญของพนักงานแล้วยังมีเอกสารสำคัญมากมายของบริษัทถูกเก็บไว้ที่นี่ ทำให้การรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งยวดสำหรับงานของ hr payroll 

ระบบช่วยงานสำหรับ hr payroll นั้นควรมีการรับรองความปลอดภัยทางด้านข้อมูลที่ได้มาตรฐานสากลหรือ ISO 27001 ให้ความมั่นใจในการใช้งานเพื่อไม่ให้ความลับของบริษัทและข้อมูลส่วนตัวต่างๆ ของพนักงานถูกนำไปใช้หาผลประโยชน์ในด้านอื่นๆ

สรุป

งานของ hr สาย payroll นั้นเป็นงานละเอียดอ่อนที่จำเป็นต้องผิดพลาดให้ได้น้อยที่สุด ในปัจจุบันจึงมีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วยลดเวลาการทำงานและยังลดความผิดพลาดด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณผิดหรือเอกสารสูญหายซึ่งเรียกว่าเป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับองค์กรอย่างยิ่งทีเดียว แต่หากต้องการให้ประสิทธิภาพการทำงานของฝ่าย hr มากขึ้นก็ต้องเลือกตัวช่วยที่มีระบบตอบโจทย์ความท้าทายดังที่ได้กล่าวไปด้วย