แนวทางปรับเปลี่ยนองค์กรสู่ยุคดิจิตอลด้วย Digital Transformation

ในแต่ละยุคสมัยจะมีรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันออกไปซึ่งรูปแบบการทำงานเหล่านี้นั้นจะมีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเพื่อให้เข้ากับยุคสมัยและวิถีชีวิตของผู้คนมากที่สุดเท่าที่จะเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งในยุคที่เราโดนบีบบังคับเร่งเร้าจากปัจจัยต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโรคระบาด การพัฒนาของเทคโนโลยีหรือสภาวการณ์ของโลกก็ตาม ช่วงเวลาแบบนี้ทำให้เราต้องเข้าสู่การเปลี่ยนผ่านอีกครั้งอย่างรวดเร็ว นั่นคือการก้าวเข้าสู่ Digital transformation

หลายคนคงสงสัยกันว่า Digital Transformation คืออะไรกันแน่ วันนี้ JOBCAN จึงมาไขข้อสงสัยว่า Digital Transformation คืออะไร แล้วมีความสำคัญอย่างไรบ้าง

ทำความรู้จักกับ Digital Transformation

Digital Transformation คือการนำเอาเทคโนโลยีดิจิตอลเข้ามาประยุกต์ใช้ในการดำเนินการซึ่งจะตรงตามความหมายคือการเปลี่ยนแปลง (Transformation) เข้าสู่ยุคดิจิตอล (Digital) นับเป็นการเปลี่ยนทั้งกระบวนการทำงานให้เข้าสู่ระบบดิจิตอล ลดความผิดพลาดของมนุษย์และลดต้นทุนเพราะทุกอย่างเข้าสู่รูปแบบดิจิตอลพร้อมกับปรับโมเดลธุรกิจให้สามารถเพิ่มประสบการณ์ทางดิจิตอลให้กับลูกค้าได้คุณค่าใหม่ๆ และความสะดวกสบายที่มากขึ้น

ความสำคัญของ Digital Transformation

Digital Transformation นั้นเป็นเรื่องที่สมควรต้องทำอย่างยิ่งสำหรับในโลกธุรกิจเพราะการเปลี่ยนแปลงรูปแบบทุกอย่างนี้จะช่วยให้ต้นทุนในการบริหารทรัพยากรควบคุมได้ง่ายมากขึ้นและยังใช้ทรัพยากรน้อยลง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลา แรงงานหรือทรัพยากรด้านอื่นๆ เช่นกระดาษ หมึกพิมพ์ เครื่องเขียนอื่นๆ เป็นต้น โดยส่วนงานทั้งหมดจะมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยมากขึ้นพร้อมกับการดำเนินโดยพึ่งพาระบบดิจิตอลเข้าช่วยในการดูแลงานด้วย ทำให้ความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์มีน้อยลง สามารถนำเอาทรัพยากรที่มีไปลงทุนกับส่วนงานที่ให้ผลตอบแทนสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจได้มากขึ้น

ปัจจัยสำคัญในการเข้าสู่ Digital Transformation

การเข้าสู่ช่วง Digital Transformation นั้นบริษัทจะต้องเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เพราะเป็นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานทั้งหมด แต่ยังมีปัจจัยหลักที่เป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาสู่ Digital Transformation ดังนี้

ให้ความสำคัญกับการพัฒนาคน

ถึงแม้ว่ารูปแบบงานจะเปลี่ยนแปลงไปพึ่งพาเทคโนโลยีเป็นส่วนใหญ่แต่การควบคุมดูแลยังอยู่ในอำนาจของคนที่ใช้งานอยู่ ดังนั้นจึงต้องพัฒนาศักยภาพของพนักงานหรือทรัพยากรมนุษย์ให้มีความสามารถในการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีหรือโลกดิจิตอลได้ เพราะความสำเร็จส่วนใหญ่ขึ้นอยู่ปัจจัย “คน” นี้เอง

ให้ความสำคัญกับการพัฒนากระบวนการการทำงาน

แม้จะกล่าวว่า Digital Transformation คือการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน แต่ตัวช่วยนี้ต้องมีการเลือกสรรมาอย่างดีแล้วว่าเหมาะกับการทำงานภายในองค์กรสามารถช่วยซัพพอร์ตการทำงานให้กับกระบวนการทำงานได้โดยที่ไม่ทำให้ต้องเสียต้นทุนมากกว่าเดิม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกระบวนการที่เชื่อมต่อกับลูกค้ายิ่งต้องเป็นเทคโนโลยีที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งานไปจนถึงลูกค้าได้อย่างแท้จริง

ตัวอย่างเช่น การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการเดินเอกสารภายในบริษัทให้สามารถอนุมัติได้ในระบบเพื่อการทำงานที่ยืดหยุ่น เพราะในช่วงที่ต้องทำงานที่บ้านหรือทำงานนอกสถานที่การส่งเอกสารต่างๆ หรือใบอนุมัติงานอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก การมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเดินเอกสารให้อัตโนมัติจึงเป็นทางเลือกที่ทำให้กระบวนการทำงานสั้นลง งานเดินไปเร็วมากขึ้น

ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยี

เป้าหมายของ Digital Transformation คือการใช้เทคโนโลยีและระบบดิจิตอลเข้ามาช่วยงาน ดังนั้นงานจะต้องง่ายขึ้น เดินหน้าได้เร็วมากขึ้น แต่หากการช่วยเหลือของเทคโนโลยีทำให้ต้องเพิ่มขั้นตอนและกระบวนการการทำงานมากขึ้นอาจหมายความว่าเราเลือกเทคโนโลยีที่ผิดความต้องการของบริษัทแล้ว ดังนั้นจึงต้องตรวจดูเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับระบบการทำงานของบริษัทจริงๆ มาเพื่อให้ Digital Transformation เกิดขึ้นได้โดยใช้เวลาไม่นาน

เช่นการเลือกใช้เทคโนโลยีอย่างระบบการบันทึกเวลางานที่สามารถเชื่อมไปยังระบบการคำนวณเงินเดือนได้ เพราะเงินเดือนมีตัวแปรหลักคือเวลาการทำงาน ดังนั้นระบบที่สามารถเชื่อมต่อกันได้จึงช่วยลดขั้นตอนในการทำงานลงได้มากทีเดียว

ในการเปลี่ยนผ่านรูปแบบการทำงานนั้นไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างแน่นอนแต่บริษัทสามารถวิธีการนำเอาเทคโนโลยีแทรกซึมเข้าไปให้พนักงานเรียนรู้และปรับตัวเรื่อยๆ เพื่อลดผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงลงและทำให้บริษัทสามารถใช้เวลาเลือกสรรเทคโนโลยีที่เหมาะสมได้