6 เหตุผลสำคัญ! ทำไมองค์กรควรใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน

ในปัจจุบัน การว่าจ้าง HR Outsource หรือบุคลากรภายนอกให้เข้ามาจัดการเรื่องงานบริหารบุคคลเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในแวดวงธุรกิจ เพราะการสรรหา HR ที่สามารถบริหารจัดการงานได้ครอบคลุมทุกส่วน ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน การขาด ลา มาสายของบุคลากรในองค์กร การประเมินงาน หรือการจ่ายเงินเดือนนั้นถือเป็นเรื่องยาก ซึ่งภาระเหล่านี้ล้วนเป็นหน้าที่ของ HR ที่ต้องให้ความสำคัญ ใส่ใจและรอบคอบเป็นอย่างมากในการทำงาน

แต่การสรรหาบุคลากรที่ครบเครื่องเรื่อง HR จะไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป ด้วย HR Technology ซึ่งเป็นระบบที่นำเทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ HR โดยในวันนี้ Jobcan จะขอนำเสนอเทคโนโลยีที่ช่วยในเรื่องการจัดการเวลาเข้าออกงาน หรือ Attendance Management System จะเป็นอย่างไรนั้นไปดูกันเลย!

ระบบจัดการเวลางาน (Attendance Management System) เป็นระบบที่ช่วย HR เรื่องการจัดการเวลางาน เช่น การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การขอลา การขอกะงาน การขอโอทีของพนักงาน โดยระบบจัดการเวลางานที่ดีต้องไม่ใช่แค่เครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน แต่ต้องเป็นระบบที่ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงและตรวจสอบได้โดยที่ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในระบบ

องค์กรของคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้หรือไม่?

• พบข้อผิดพลาดจำนวนมากในประวัติการเข้าออกงาน
• เกิดปัญหาเรื่องการลงเวลางานแทนกัน
• ตรวจสอบข้อมูลการลงเวลางานไม่ได้
• รอแล้วรออีก รอให้หัวหน้าอนุมัติคำขอลา

ปัญหาเหล่านี้สามารถจัดการได้ง่าย ๆ ด้วยเทคโนโลยี Attendance Management หรือ ระบบจัดการเวลางาน ตัวช่วยสำหรับบันทึกเวลาเข้า-ออกงานที่ใช้งานง่าย สะดวก และช่วยลดความผิดพลาดได้เป็นอย่างดี ซึ่งสิ่งที่คุณกำลังจะได้อ่านต่อไปนี้ คือประโยชน์หลัก ๆ ที่จะได้รับจากระบบ Attendance Management

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานมีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร

เช็กข้อมูลได้แบบ Real-time

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานเป็นตัวช่วยสำคัญที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้ HR โดยสามารถตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน จำนวนการขาด ลา มาสายได้ครบจบในที่เดียว รวมไปถึงอนุมัติคำขอลา คำขอโอที คำขอทำงานวันหยุดของพนักงานได้ทุกที่ทุกเวลา เพื่อให้ HR นำข้อมูลทั้งหมดไปประเมินการทำงาน และคิดคำนวณเงินเดือนได้แบบไม่ผิดพลาด

ลดเวลาการทำงาน

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานออนไลน์ช่วยคำนวณชั่วโมงการทำงาน การขาด ลา มาสายให้ทันที และยังสามารถ Export สรุปข้อมูลการลงเวลางานออกมาเป็นไฟล์ Excel, PDF หรือ CSV ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ฟังก์ชันการตอกบัตรที่หลากหลายยังช่วยให้ประหยัดเวลามากขึ้นได้อีกด้วย

กะงานจะซับซ้อนแค่ไหน ฟังก์ชัน shift จัดการให้สบาย ๆ

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีกะงานที่หลากหลายแค่ไหน ระบบบันทึกเวลางานออนไลน์ก็สามารถจัดการได้! ลดความยุ่งยาก ไม่ต้องปวดหัวในการจัดการกะงานของพนักงานอีกต่อไป เพราะระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ดีจะมีฟังก์ชันที่สามารถตั้งค่าและแก้ไขกะงานได้อย่างรวดเร็ว กำหนดกะงานได้แบบไม่จำกัด และสามารถตรวจสอบตารางกะงานหรือพนักงานในกะผ่านระบบได้ในทันที

ความปลอดภัยและน่าเชื่อถือของข้อมูล

อีกหนึ่งข้อดีของระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน คือความปลอดภัยและความแม่นยำของข้อมูล ด้วยความพิเศษของฟังก์ชันไอดีและรหัสผ่านเฉพาะบุคคล พนักงานทุกคนจะมีแอ็กเคานต์ที่สามารถกำหนดรหัสผ่านของตัวเอง และใช้เข้าสู่ระบบเพื่อเช็กข้อมูลการลงเวลาและส่งคำขอต่าง ๆ ได้

จะเข้าออฟฟิศ หรือ work from home ก็ลงเวลางานได้

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน มีระบบเป็นตัวกลางบันทึก ตอบโจทย์ความสะดวกสบายตามยุคสมัย ลงเวลาได้ทั้งในและนอกสถานที่ โดยระบบจะบันทึกพิกัดตำแหน่ง GPS ขณะลงเวลา หากออฟฟิศไหนที่มีปัญหาการลงเวลางานแทนกันในขั้นที่อาจนำไปสู่การเลิกจ้างได้ นั่นหมายความว่า ระบบจัดการเวลางานขององค์กรคุณไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถจัดการได้ง่าย ๆ เพียงเปลี่ยนมาใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่มีคุณภาพ เช่น รูปแบบการสแกนหน้าหรือสแกนนิ้วมือสำหรับเข้างาน

คำขอลาต่าง ๆ จะไม่ถูกปัดตกอีกต่อไป

ไม่ว่าจะลาหยุด ลาป่วย หรือใช้วันลาพักร้อน เพียงแค่ส่งคำขอผ่านระบบ คำขอนั้นจะแจ้งเตือนจะส่งไปยังผู้อนุมัติทันที นอกจากนี้ HR หรือผู้จัดการยังสามารถเข้ามาตรวจสอบสรุปรายการคำขอคงค้าง ตรวจสอบการใช้วันหยุดและวันหยุดคงเหลือ รวมถึงจ่ายวันลาหยุดให้พนักงานได้อย่างง่ายดายอีกด้วย

จะเห็นได้ว่า การบริหารจัดการเวลาเข้า-ออกงานเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะเป็นเรื่องของคนทั้งองค์กร ทั้งยังมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงในเรื่องการคิดคำนวณเงินเดือน ซึ่งหากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นในส่วนนี้ก็จะส่งผลต่อเนื่องไปยังส่วนเงินเดือนของพนักงานด้วยเช่นกัน

ระบบ Attendance Management จึงเป็นตัวช่วยที่เหมาะสำหรับ HR ในการบริหารจัดการเวลางาน ซึ่งระบบจัดการการเข้า-ออกงานของ Jobcan ถือเป็นตัวเลือกที่เพียบพร้อมไปด้วยฟังก์ชันที่ครบครัน เพราะเป็นระบบที่จัดการข้อมูลเวลาการทำงานของพนักงานด้วยเทคโนโลยี Cloud เพิ่มขีดความสามารถในการบริหารจัดการข้อมูลการตอกบัตร คำนวณโอที กำหนดรูปแบบการทำงานเป็นกะ วันหยุดต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพในแพลตฟอร์มเดียว ตอบโจทย์ทุกการทำงานของฝ่ายจัดการบุคคลได้เป็นอย่างดี หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบของ Jobcan สามารถอ่านบทความของเราได้ ที่นี่ หรือสอบถามข้อมูลได้ตามรายละเอียดด้านล่าง