หากไม่ดูแลระบบการบันทึกเวลางานให้ดี ระวังจะส่งผลเสีย!

การบันทึกเวลาการทำงานเป็นเสมือนจุดเริ่มต้นการเข้าทำงานทำให้มีความสำคัญเป็นอย่างมากทีเดียวเพราะเกี่ยวเนื่องถึงการประเมินงาน การคำนวณเงินเดือนและอีกมากมายทำให้ความสำคัญนี้ต้องการความแม่นยำและสามารถพิสูจน์ยืนยันได้อย่างแท้จริง ซึ่งหากบันทึกเวลาการทำงานมีความผิดพลาดอาจทำให้เกิดผลเสียตามมาได้จึงควรได้รับการดูแลอย่างสม่ำเสมอ

วันนี้ JOBCAN จึงมานำเสนอผลเสียที่อาจเกิดขึ้น หากบันทึกเวลาทำงานมีความผิดพลาด แต่อย่างแรกเราต้องรู้ก่อนว่าบันทึกเวลาทำงานนั้นมีประเภทใดบ้าง

ประเภทการลงเวลา

• บันทึกเวลาเริ่มต้นเข้าทำงาน-สิ้นสุดการทำงาน
• จำนวนชั่วโมงการทำงาน
• บันทึกเวลาพัก
• บันทึกเวลาการทำงานล่วงเวลา
• บันทึกชั่วโมงทำงานเวลาดึก
• บันทึกชั่วโมงทำงานวันหยุด
• บันทึกจำนวนวันที่เข้าทำงาน
• บันทึกจำนวนวันที่ขาดการทำงาน
• บันทึกจำนวนที่ลาหยุด
• บันทึกจำนวนวันหยุดที่เข้าทำงาน
• บันทึกจำนวนเวลาหรือครั้งเมื่อมีการเข้างานก่อนและเข้างานสาย
• บันทึกจำนวนวันที่เหลือจ่ายและวันที่เหลือ

ผลกระทบหากมีการบันทึกเวลาการทำงานที่ไม่ดี

หากระบบบันทึกเวลาทำงานมีปัญหาสามารถทำให้เกิดปัญหาได้ทั้งทางตรงและทางอ้อมเพราะหากบริษัทใช้บันทึกเวลาเป็นหนึ่งในตรวจวัดการทำงาน คำนวณเงินเดือนแล้วความผิดพลาดนี้จะยิ่งส่งผลเสียได้มากขึ้นไปอีก โดยเราได้รวบรวมผลเสียที่อาจเกิดขึ้นมาเป็นตัวอย่างแล้วดังนี้

คำนวณเงินเดือนผิดพลาด

การบันทึกเวลาทำงานโดยส่วนใหญ่แล้วจะเอาไว้สำหรับการคำนวณเงินเดือนของพนักงานคนนั้นนั้น ซึ่งเมื่อบันทึกเวลามีความผิดพลาดจะส่งผลให้ไม่สามารถคำนวณเงินเดือนที่ถูกต้องออกมาได้ ดังนั้น ความผิดพลาดนี้จึงสามารถส่งผลเสียได้ทั้งกับพนักงานและบริษัทเองด้วยเช่นกัน

เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นนี้หลายบริษัทจึงเลือกใช้ซอฟท์แวร์บันทึกเวลาที่พนักงานสามารถดูแลบันทึกเวลาการทำงานได้เองทำให้สามารถป้องกันความผิดพลาดได้มากขึ้นเพราะมีการดูแลทั้งจากบริษัทหรือฝ่าย HR และตัวพนักงานเอง

ไม่สามารถประเมินวินัยการทำงานได้ตามความจริง

บันทึกเวลาการทำงานตามจริงนั้น สามารถใช้เพื่อประเมินวินัยการทำงานซึ่งหลายบริษัทใช้เพื่อเป็นการประเมินมอบสวัสดิการเพิ่มเติมเช่น เบี้ยขยัน หรือการให้รางวัลพนักงานดีเด่นโดยประเมินจากบันทึกเวลาการเข้าทำงานว่ามีการขาด ลา มาสายหรือไม่ แต่หากไม่สามารถประเมินได้ตามจริงแล้วการประเมินรางวัลสวัสดิการเหล่านี้อาจไม่โปร่งใสได้

ยิ่งไปกว่านั้นในการประเมินขึ้นเงินเดือนของหลายบริษัท ยังมีการนำบันทึกเวลาการทำงานมาร่วมประเมินด้วย ทำให้เมื่อไม่มีความผิดพลาดของระบบบันทึกเวลานั้น สร้างผลเสียจนอาจไม่สามารถนำมาร่วมประเมินได้

อาจมีปัญหาเรื่องของกฏหมายแรงงาน

เมื่อมีความผิดพลาดในการบันทึกเวลาการทำงานแล้วย่อมส่งผลให้เกิดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนและการประเมินการทำงานซึ่งทำให้การจ่ายค่าตอบแทนมีความผิดพลาด การจ่ายเงินไม่สามารถจ่ายตามจริงได้ ทำให้อาจกลายเป็นการละเมิดกฏหมายคุ้มครองแรงงานได้เช่นกันซึ่งมีโทษทั้งจำคุกและปรับเป็นเงินด้วย ซึ่งเป็นความเสียหายของบริษัทเป็นอย่างยิ่ง

อาจเกิดความขัดแย้งจากความไม่เท่าเทียมระหว่างพนักงานได้

ความผิดพลาดในการบันทึกเวลาทำงาน นอกจากจะส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือนแล้ว ความผิดพลาดนี้ ยังสามารถสร้างความขัดแย้งระหว่างพนักงานได้ด้วยเช่นกัน ซึ่งเป็นผลเสียทางอ้อมจากการที่แก้ไขความผิดพลาดไม่ทันท่วงทีนั่นเอง ยิ่งไปกว่านั้นอาจทำให้พนักงานลาออกจากความขัดแย้งหรือความไม่เป็นธรรมนี้ได้เช่นกัน จึงควรแก้ไขให้ถูกต้องโดยเร็วเมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น แต่หากเป็นไปได้ควรรีบป้องกันและดูแลระบบการบันทึกเวลาอย่างสม่ำเสมอ

สรุป

ปัญหาในเรื่องการบันทึกเวลาการทำงานนั้นสามารถป้องกันได้หากเลือกใช้ระบบที่ง่ายต่อการดูแลสามารถเข้าถึงเพื่อตรวจสอบได้ทุกที่ทุกเวลา หรือให้พนักงานเจ้าของบันทึกเวลานั้นร่วมเป็นส่วนหนึ่ง ในการดูแลบันทึกเวลาด้วยและตัวระบบเอง ก็มีผู้ดูแลคอยแก้ไขได้ทันที่ที่มีปัญหาจะช่วยป้องกันความผิดพลาด ที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกเวลาผิดพลาดได้