พนักงานมาไม่ทันเวลาหรือทำผลงานได้ไม่ดี? เช็ควิธีการบริหารเวลาพนักงานได้ที่นี่!

องค์กรหรือบริษัทส่วนใหญ่มักกำหนดช่วงเวลาการเข้าหรือออกงานเท่านั้น ซึ่งเป็นข้อตกลงที่สร้างขึ้นเพื่อให้เป็นช่วงเวลาที่การทำงานร่วมกันจะราบรื่นมากที่สุด แต่หากมีพนักงานคนหนึ่งหรือมากกว่ามาสายอยู่บ่อยครั้ง จนส่งผลต่อการทำงานร่วมกันย่อมเป็นเรื่องที่ต้องแก้ไขโดยด่วน หรือในอีกกรณีที่การบริหารเวลาพนักงานนั้นทำได้ไม่เต็มที่ส่งผลกระทบต่อการทำงาน กลายเป็นเรื่องหนึ่งที่ HR จะต้องเข้ามาให้ความสำคัญกันแล้ว

วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอาวิธีการแก้ไขปัญหาการบริหารเวลาพนักงานที่ไม่เข้าที่ว่าควรแก้ไขอย่างไร โดยมีด้วยกันทั้งหมด 5 ข้อ ดังนี้

วางแผนการทำงาน

การจัดลำดับแผนการอย่างชัดเจนจากภาพใหญ่อย่างองค์กร แผนกหรือทีมก่อนจะช่วยให้พนักงานสามารถบริหารเวลาของตนเองได้มากขึ้นว่าควรมีกำหนดการอย่างไรบ้าง เมื่อมีการชี้แจ้งอย่างชัดเจนแล้วย่อมทำให้พนักงานได้เห็นความสำคัญในส่วนงานของตนเองว่ามีความสำคัญอย่างไร ทำไมจึงสามารถส่งผลกระทบต่องานใหญ่ได้

จำกัดเวลาการประชุม

การประชุมที่มากเกินไปเป็นปัญหาหนึ่งของหลายองค์กรโดยไม่รู้ตัว แม้ว่าการประชุมจะเป็นส่วนหนึ่งของงาน แต่ก็ยังมีหลายครั้งที่การประชุมเกิดขึ้นโดยขาดทิศทาง ประชุมเสร็จแล้วไม่ได้คำตอบ หรือกระทั่งประชุมเสร็จแล้วปัญหาที่กลับมาดันมีมากกว่าเดิม เรียกได้ว่าทำให้พนักงานเสียเวลาในการทำงานไปโดยเปล่าประโยชน์ และยังส่งผลให้เวลาที่เหลืออยู่มีไม่มากพอจะจัดการกับปัญหาหรืองานที่มีอีกด้วย ดังนั้น การจำกัดเวลาประชุมหรือจำนวนครั้งการเข้าประชุมในแต่ละสัปดาห์อาจช่วยแก้ปัญหาการทำผลงานไม่ดีของพนักงานได้

ตรวจสอบประสิทธิภาพการบริหารเวลาของพนักงาน

หากองค์กรหรือบริษัทต้องการตรวจสอบการบริหารเวลาพนักงานแต่ละคน ลองตรวจสอบจากการเข้าทำงานว่ามีการใช้เวลาในการทำงานเท่าใด ใช้เวลาในการพักเที่ยงมากน้อยอย่างไร ก็จะสามารถคำนวณเอาช่วงเวลาการทำงานมาเทียบกับจำนวนหรือประสิทธิภาพของผลการทำงานได้ ซึ่งในการตรวจสอบนั้นจะต้องแน่ใจได้ว่าไม่มีการตอกบัตรหรือล็อกอินเข้างานแทนกัน โดยระบบการเข้างานที่ใช้จะต้องมีความแม่นยำและตรวจสอบได้อย่างแน่ชัดว่าเป็นใคร เข้างานเมื่อไหร่และที่ไหน 

หากใครกำลังมองหาระบบตอกบัตรเข้างานที่สามารถตรวจสอบได้และมีความแม่นยำ บันทึกทุกความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นสามารถเลือกใช้ JOBCAN Attendance ได้เลย

สร้างโอกาสให้พนักงานได้แก้ไขปรับปรุง

หลังจากการตรวจสอบแล้ว หากมีการพบว่าประสิทธิภาพการทำงานลดลงหรือไม่สมกับเวลาที่ใช้ ควรมีการชี้แจ้งหรือให้โอกาสพนักงานได้อธิบายถึงเหตุผลเพื่อให้ทราบสาเหตุซึ่งอาจเกิดจากตัวองค์กร เพื่อนร่วมงาน หรือเหตุส่วนตัวและให้โอกาสในการแก้ไขหรือสร้างผลงานเพื่อแสดงศักยภาพที่ดีที่สุดออกมา วิธีนี้จะช่วยลดต้นทุนและความเสียหายขององค์กรได้เร็วกว่าการลงโทษหรือหาคนใหม่เข้ามาแทน

จัดอบรมการบริหารเวลา

ก่อนที่จะพบปัญหาการบริหารเวลาพนักงาน HR สามารถจัดอบรมพัฒนาศักยภาพการทำงานในเรื่องการบริหารให้กับพนักงานใหม่ หรือพนักงานที่มีปัญหาเรื่องการบริหารเวลาทำงานได้ เพื่อให้แนวทางแก่พนักงานในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถดึงเอาศักยภาพที่ดีที่สุดออกมาสร้างผลงานให้แก่บริษัทต่อไป 

ทุกคนต่างรู้ว่าการบริหารเวลาพนักงานโดยส่วนมากเป็นการสั่งสมมาจากประสบการณ์ของพนักงานคนนั้นๆ นำมาประยุกต์ใช้ ดังนั้น หากมีความผิดพลาดเกิดขึ้นอย่าเพิ่งด่วนตัดสินในทันทีแต่ควรตรวจสอบและให้โอกาสพนักงาน พร้อมกับการให้ความรู้เรื่องการบริหารเวลา ไม่แน่ว่าอาจได้พนักงานมากความสามารถกลับมาก็เป็นได้