รวมเรื่องที่ HR ต้องรู้ก่อนทำเงินเดือนให้พนักงาน

สำหรับเจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการนั้น การจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นการจัดการบริหารบัญชีทั้งยังเป็นต้นทุนสำคัญที่จะทำให้บริษัทเดินหน้าต่อไปได้ แต่ในการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานนั้นจะมีเรื่องราวรายละเอียดที่ต้องศึกษาให้ดีเพื่อให้เป็นรายจ่ายและผลตอบแทนที่สมเหตุสมผลทั้งยังเป็นการป้องกันปัญหาต่างๆ ได้ด้วย 

ดังนั้นวันนี้ JOBCAN จึงนำเอาเรื่องต้องรู้สำหรับเจ้าของกิจการหรือผู้ประกอบการมือใหม่ที่ต้องรู้ก่อนการจ่ายเงินเดือนมานำเสนอ มีอะไรบ้างนั้น ไปดูกัน

ศึกษากฎหมายแรงงานก่อนเริ่มวางแผนจ่ายเงินเดือน

การศึกษากฏหมายแรงงานก่อนการเริ่มต้นแลกเปลี่ยนแรงงานและค่าตอบแทนเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมากในการทำเงินเดือนเพราะจะทำให้ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจสามารถทราบได้ว่าสิ่งที่พนักงานควรได้รับและต้นทุนในการว่าจ้างนั้นมีอะไรบ้าง อย่างเช่น การคำนวณความคุ้มค่าในการว่าจ้าง หรือการจ้างงานเกินเวลาที่กำหนดจะต้องมีการจ่ายผลตอบแทนอย่างไรบ้าง

ยิ่งไปกว่านั้นจะทำให้เจ้าของกิจการได้เรียนรู้ถึงสิทธิขั้นพื้นฐานที่พนักงานควรได้รับด้วย ทำให้สามารถปรับปรุงให้เข้ากับธุรกิจหรือองค์กรเพื่อการดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถเข้ามาทำงานได้โดยไม่เป็นการเอาเปรียบทั้งจากฝั่งนายจ้างหรือเจ้าของธุรกิจและลูกจ้างหรือพนักงานได้ ที่สำคัญการศึกษากฏหมายและทำตามที่กรอบกฏหมายกำหนดนี้ยังช่วยป้องกันความเสียหายหรือปัญหาเกี่ยวพนักงานได้อีกด้วย

จัดเก็บข้อมูลประวัติของพนักงาน

นี่นับเป็นเรื่องพื้นฐานอย่างหนึ่งในการจ้างงานและการทำเงินเดือนเพราะหากเข้ามาเป็นพนักงานแล้วย่อมมีผลประโยชน์บางอย่างร่วมกัน ทำให้การรับรู้ถึงข้อมูลตามกฏหมายที่ถูกต้องเช่นชื่อ นามสกุล อายุ ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน หรือเอกสารทางกฏหมายที่สามารถยืนยันตัวตนได้นับเป็นสิ่งสำคัญในการทำเงินเดือนจ่ายผลตอบแทนเป็นอย่างมาก เพราะหากเกิดปัญหาขึ้นยังสามารถตามหาได้จากตัวตนที่ได้ให้ไว้

โดยการจัดเก็บประวัติของพนักงานควรทำตั้งแต่มีการว่าจ้างงานในวันแรกและมีการอัปเดทข้อมูลอยู่เสมอหากมีการเปลี่ยนแปลง

ศึกษาการคำนวณเงินเดือนให้ครบถ้วน

การทำเงินเดือนนี้ฟังดูอาจไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากแต่ความจริงแล้วนอกจากการกำหนดฐานเงินเดือนแล้วยังเกี่ยวข้องกับกฏหมายอีกหลายอย่าง เช่น ค่าใช้จ่ายในด้านสวัสดิการอย่างการนำส่งประกันสังคม เงินสมทบเป็นต้น หรือหากมีสวัสดิการอื่นๆ เช่นการออมเงิน ก็จะต้องทำการคำนวณเข้าไปด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ยังมีเรื่องของภาษีเงินได้ของพนักงานที่เจ้าของกิจการจะต้องนำส่งให้ตามอัตราที่กฏหมายกำหนดไว้ด้วยเช่นกัน ทำให้ต้องรอบรอบถี่ถ้วนอย่างมากเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดปัญหาตามมาได้

จัดเก็บหลักฐานการจ่ายเงินเดือน

การจ่ายเงินเดือนนับเป็นหนึ่งในต้นทุนของบริษัทที่ต้องลงบัญชีอย่างชัดเจนและยังเป็นภาษีของกิจการอีกด้วย ดังนั้น จึงต้องมีการจัดเก็บหลักฐานอย่างชัดเจนซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญทั้งสำหรับเจ้าของกิจการและพนักงานเอง ซึ่งหลักฐานเหล่านี้จะต้องเป็นหลักฐานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าจ่ายเมื่อใด อย่างไรและที่สำคัญผู้รับเป็นใคร ซึ่งจะมีผลต่อการดำเนินธุรกิจต่อไปด้วย

หลักฐานการจ่ายเงินเดือนที่ผู้ประกอบการควรเก็บไว้เป็นหลักฐานจะมีตั้งแต่ สลิปเงินเดือนที่ต้องมอบให้กับพนักงานเป็นหลักฐานการคำนวณเงินเดือนในแต่ละเดือน และหลักฐานการโอนเงิน (ในกรณีโอนเงิน) และทะเบียนการจ่ายเงินเดือน หรือหลักฐานอื่นๆ ที่มีการรับรองทางกฏหมายแล้ว โดยเจ้าของกิจการควรเก็บเป็นหลักฐานไว้ตั้งแต่การทำเงินเดือนเมื่อเริ่มกิจการ

สร้างข้อตกลงร่วมกันระหว่างพนักงานกับผู้ประกอบการให้ชัดเจน

ในการทำเงินเดือนนี้เจ้าของกิจการควรมีการสร้างข้อตกลงที่ชัดเจนร่วมกับพนักงานด้วยเช่นกัน เพราะแม้ว่าจะมีกฏหมายแรงงานกำหนดมาให้แล้ว แต่ก็เป็นเพียงข้อกำหนดขั้นพื้นฐานเท่านั้น ในเรื่องของรายละเอียด เช่น วันจ่ายเงินเดือน รอบการคำนวณเงินเดือนหรือข้อกำหนดการทำงานล่วงเวลายังคงต้องมีการตกลงร่วมกันอยู่ เพื่อไม่ให้มีการขัดแย้งหรือปัญหาอื่นๆ ตามมาในการทำเงินเดือนนั่นเอง

ในการทำเงินเดือนนั้นมีเรื่องละเอียดอ่อนที่จะต้องคิดคำนวณอยู่มากมายทั้งการคำนวณเวลาการทำงาน การคำนวณค่าล่วงเวลาที่มีการกำหนดตามกฏหมายด้วย ทำให้ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือฝ่าย HR ในองค์กรใหญ่ต่างก็ต้องการตัวช่วยเข้ามาทำให้งานในส่วนนี้มีความผิดพลาดน้อยลงไปอย่างการใช้ HR Tech หรือ HR Solution ต่างๆ นั่นเอง