การดำเนินงานในองค์กรทุกอย่างไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงเท่าใดก็ตามต่างก็เป็นงานที่มีต้นทุนเสมอ แต่กลับไม่ใช่ทุกงานที่จะสร้างกำไรหรือคืนทุนได้อย่างที่ต้องการ ทำให้องค์กรต้องขาดทุนกับส่วนงานแบบนี้อยู่เสมอ แน่นอนว่าหลายองค์กรก็ต้องหาวิธีลดต้นทุนหรือการดำเนินงานที่ไม่ให้ประโยชน์นี้ออกไป จนกระทั่งได้พบกับระบบ Lean ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยลดการดำเนินงานที่ไร้ประโยชน์หรือไม่สร้างกำไรออกไป

เชื่อว่าหลายคนคงอยากรู้จักกับ Lean Management กันแล้ว วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอาข้อมูล Lean Management มาให้ทุกคนได้รู้จักกัน ไปดูกันเลย

ทำความรู้จักกับ Lean Management

Lean Management หรือระบบลีน คือการปรับการบริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นและลดส่วนที่ไม่สร้างมูลค่าออกไป บางทีอาจเป็นการลดขั้นตอนต่างๆ เช่น ลดขั้นตอนการจัดการเอกสาร ตรงตามความหมายของคำว่า Lean ซึ่งหมายถึงการกำจัดสิ่งที่ไม่ต้องการหรือไม่จำเป็นออกไป สำหรับการบริหารจัดการภายในองค์กรย่อมเป็นการ ตัดลดส่วนที่ไม่สำคัญจำเป็นและไม่สร้างประโยชน์ใดๆ ออกจากกระบวนการการดำเนินการ และพัฒนาส่วนที่สร้างมูลค่าอย่างต่อเนื่อง

5 หลักการพื้นฐานของ Lean Management

ในการใช้ระบบ Lean Management นั้นจะมีหลักการพื้นฐานอยู่ 5 ข้อด้วยกัน ที่จะช่วยปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพและสามารถสร้างมูลค่าไปพร้อมกับการพัฒนากระบวนการทำงาน เป้าหมายและบุคลากรภายในองค์กรอย่างต่อเนื่อง

1. กำหนดคุณค่า (Identify Value)

หากต้องการเริ่มสร้างคุณค่าให้กับองค์กรหรือธุรกิจ อย่างแรกต้องตอบให้ได้ว่าคุณค่าขององค์กรคืออะไรกันแน่ สิ่งที่ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการจะได้รับจากองค์กรคือคุณค่าแบบใดกันแน่ นับเป็นโจทย์แรกก่อนการเริ่มสร้างสินค้าหรือบริการเลยทีเดียว เพราะเมื่อได้คำตอบนี้แล้วการกำหนดเป้าหมายก็ไม่ใช่เรื่องยาก จากนั้นกระบวนการการทำงานขององค์กรจะมุ่งหน้าไปในทิศทางเดียวกัน 

2. วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)

เมื่อมีการกำหนดคุณค่าและเป้าหมายในการดำเนินแล้ว ขั้นตอนต่อไปของ Lean Management ก็คือการวางแผนเพื่อให้เป้าหมายที่วางแผนประสบความสำเร็จ โดยแนะนำให้วางแผนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบร่วมกัน เพื่อให้สามารถมองเห็นปัญหาในแต่ละภาคส่วนได้อย่างชัดเจน ทั้งยังช่วยกำหนดกระบวนการการทำงานทุกอย่างออกมา ช่วยให้ไม่เกิดกระบวนการการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่าขึ้นมาอีกด้วย

3. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)

เมื่อมีการวางแผนตามเป้าหมายที่วางไว้อย่างชัดเจนแล้ว ก็มาถึงการสร้างขั้นตอนการทำงานเพื่อให้แต่ละขั้นตอนสามารถนำไปสู่การสร้างประโยชน์และทำเพื่อสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง ทั้งยังช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการได้อย่างลื่นไหลไม่ติดขัด เพราะได้เห็นถึงส่วนงานของตนอย่างชัดเจนนั่นเอง

4. ใช้ระบบดึง (Establish Pull)

ระบบดึง คือระบบที่จะทำงานตามความต้องการที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่การคาดการณ์ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการใช้ต้นทุนอย่างสูญเปล่าไปเพราะมีการผลิตมากเกินไป ตัวอย่างเช่น การทำงานตามจำนวนที่ลูกค้าต้องการเท่านั้น เพราะนอกจากการทำเผื่อหรือทำตามการคาดการณ์อาจทำให้ใช้ทรัพยากรมากเกินไป ทำให้การพัฒนาส่วนอื่นล่าช้าและสินค้าคงคลังที่เหลืออยู่มีมากเกินไปจนเกิดต้นทุนอื่นๆ ขึ้น ซึ่งการใช้ระบบดึงจะช่วยเข้ามาบริหารทรัพยากรให้เกิดขึ้นอย่างคุ้มค่าที่สุดและยังลื่นไหลมากที่สุดด้วย 

5. มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)

สำหรับหลักการข้อสุดท้ายอย่างการมุ่งสู่ความสมบูณ์แบบนั้น เป็นการพัฒนาแผนการทำงานหรือกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ผลที่สมบูรณ์แบบมากที่สุด โดยสามารถประยุกต์ใช้เทคนิค PDCA หรือ Plan วางแผน DO ลงมือทำ CHECK วัดผล ACT ลงมือแก้ไข เข้ามาปรับกระบวนการการทำงานเพื่อให้ได้แนวทาง Lean Management อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเกิดขึ้น 

หากมีการประยุกต์ใช้หลักการ Lean Management อย่างจริงจังย่อมเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำการปรับตัวกันอย่างมาก แต่ถึงอย่างนั้นผลที่ได้ก็เชื่อว่าย่อมคุ้มค่าอย่างแน่นอน