ลดเวลา ลดขั้นตอน เพิ่มประสิทธิภาพงานเอกสารด้วยระบบ Workflow
การจัดการเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญอย่างมาก องค์กรจะเติบโตและประสบความสำเร็จอย่างราบรื่นได้ ต้องมีระบบการจัดการภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ เป็นระเบียบชัดเจน มีการวางแผนการทำงานล่วงหน้า และสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้นรวมทั้งองค์กรก็สามารถวางแผนการทำงานในอนาคตได้อย่างเป็นระบบ แล้วบริษัทจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการจัดการเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างไร วิธีการง่าย ๆ คือการหาตัวช่วยออนไลน์โซลูชันหรือเทคโนโลยีที่ช่วยในเรื่องการจัดการเอกสาร ซึ่งในที่นี้คือระบบ workflow หรือตัวช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ช่วยให้ประสานงานกันได้ง่าย สะดวกและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกระบวนการจัดการเอกสาร การอนุมัติหรือการตรวจสอบเอกสารภายในบริษัท ก็สามารถจัดการได้ง่าย ๆ ผ่านระบบ workflow ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีต้องมีลักษณะอย่างไร รองรับการขยายตัวขององค์กรในอนาคตได้ การมีระบบหรือขั้นตอนการทำงานที่สามารถต่อยอดได้ง่ายขึ้นจะเป็นข้อดีของการบริหารองค์กรให้เติบโตในอนาคต มีความปลอดภัย ตัวระบบต้องมีความปลอดภัย เพราะเอกสารต่าง ๆ นั้นเป็นความลับของบริษัทที่ต้องจัดเก็บอย่างดีไม่ให้ข้อมูลถูกเผยแพร่ไปยังบุคคลภายนอก จัดเก็บเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสม การจัดเก็บเอกสารต้องเหมาะสมกับประเภทเอกสารแต่ละชนิด เรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง รวมไปถึงวิธีการทำงานด้วยเช่นกัน ลักษณะของเอกสารแต่ละประเภทใช้วิธีการจัดการแตกต่างกัน ดังนั้น วิธีการจัดการเอกสารแต่ละประเภทต้องมีระบบที่เหมาะสมสอดคล้องกันไปเพื่อให้สามารถรวบรวมข้อมูลมาประมวลผลและรายงานข้อมูลได้ง่ายขึ้น ค้นหาเอกสารได้ง่าย ตัวระบบไม่ยุ่งยาก ระบบที่ดีต้องเป็นระบบที่เข้าใจง่าย ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว พนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดต้องสามารถเข้าถึงตัวระบบได้ และเข้าใจว่าตัวระบบทำงานอย่างไร ข้อดีของการใช้ระบบ Workflow ข้อมูลปลอดภัย ระบบ workflow จะกำหนดรหัสการเข้าใช้งาน เฉพาะบุคลากรในองค์กรเท่านั้นที่เข้าสู่ตัวระบบได้ และยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภทให้เฉพาะตำแหน่งงานได้อีกด้วย นอกจากนี้ระบบ workflow […]
