ในปัจจุบันรูปแบบการทำงานได้มีความเปลี่ยนแปลงไปตามวิถีชีวิตและความจำเป็นของสถานการณ์ ทำให้การเข้าทำงานในออฟฟิศรูปแบบเดิมนั้นต้องปรับเปลี่ยนตามไป หลายแห่งมีการปรับเป็น Work from home เพื่อลดต้นทุนค่าใช้จ่ายบางส่วน และหลายแห่งใช้วิธีการเช่า Virtual Office แทนการมีที่ตั้งบริษัทอย่างชัดเจน ทั้งยังเหมาะกับไลฟ์สไตล์การทำงานของคนรุ่นใหม่อีกด้วย หลายคนอาจสงสัยว่า Virtual Office นั้นเป็นอย่างไรกันแน่

วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอาข้อดีของ Virtual Office มานำเสนอให้ทุกคนได้รู้จัก แต่ก่อนอื่นต้องไปทำความรู้จักกับ Virtual Office ว่าแท้จริงคืออะไรกันแน่

ทำความรู้จักกับ Virtual Office

Virtual Office คือ ออฟฟิศเสมือน ซึ่งเป็นบริการที่เจ้าของสถานที่เปิดพื้นที่ให้เช่าที่อยู่สำหรับการประกอบธุรกิจ ซึ่งบนพื้นที่แห่งนั้นสามารถจดทะเบียนบริษัทรวมถึงการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เรียกว่าสามารถทำหน้าที่ได้เสมือนเป็นออฟฟิศของบริษัทจริงๆ นอกจากการเปิดให้เช่าสถานที่แล้วยังมีการจัดสรรพื้นที่เป็นห้องทำงาน ห้องประชุม และมีพนักงานคอยอำนวยความสะดวกให้ด้วย

5 ข้อดีของ Virtual Office

ด้วยการทำงานในยุคปัจจุบันที่ไม่ยึดติดกับสถานที่ทำให้ Virtual Office เป็นที่นิยมมากขึ้นสำหรับบริษัทที่เพิ่งเกิดใหม่และเหล่าสตาร์ทอัพ เรามาดู 5 ข้อดีของ Virtual Office กันเลย

ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่าย

การใช้ Virtual Office นั้นช่วยในการลดค่าใช้จ่ายอย่างค่าเช่าสถานที่ เพราะหากเชื่าพื้นที่เพื่อทำเป็นที่ตั้งออฟฟิศโดยส่วนมากจะเป็นสัญญาผูกมัดระยะยาว และยังต้องตกแต่งสถานที่เองอีกด้วยซึ่งนับเป็นเงินแล้วถือเป็นต้นทุนที่ไม่น้อยเลย นอกจากนี้ Virtual Office ยังไม่จำเป็นต้องเสียค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าใช้จ่ายจิปาถะที่เกี่ยวข้องกับสถานที่อีกด้วย เรียกว่าลดต้นทุนค่าใช้จ่ายไปได้มากทีเดียว

สามารถใช้ที่อยู่ของ Virtual Office ในการจดทะเบียนบริษัทได้

บริษัทเปิดใหม่หรือเหล่าสตาร์ทอัพหลายแห่งเลือกใช้ Virtual Office เพราะความสะดวกในการใช้จดทะเบียนบริษัทหรือจดภาษีได้ ไม่ต่างจากการการเช่าพื้นที่เปิดสำนักงานเลย แต่ที่สะดวกกว่าคือความคล่องตัวของพนักงานที่ไม่จำเป็นต้องผูกมัดตัวเองไว้กับออฟฟิศ และไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำมาทำหน้าที่จิปาถะดูแลสำนักงานอีกด้วย

มีพนักงานอำนวยความสะดวก

Virtual Office ได้เตรียมพร้อมสำหรับการให้บริการอย่างเต็มที่ด้วยการมีพนักงานต้อนรับ คอยรับพัสดุหรือรับโทรศัพท์ พร้อมกับการดูแลความสะอาดของพื้นที่ ช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนในด้านนี้ ทั้งยังทำงานได้อย่างคล่องตัวมากขึ้นด้วย

เสริมภาพลักษณ์ให้ดูน่าเชื่อถือ

Virtual Office ส่วนใหญ่มักตั้งอยู่ในย่านธุรกิจหรือใจกลางเมืองเป็นหลัก ดังนั้น เมื่อบริษัทใช้บริการจดทะเบียนหรือจดภาษี ที่อยู่ที่ได้รับจะเป็นพื้นที่ในย่านธุรกิจด้วยเช่นกัน ทำให้คู่ค้าทางธุรกิจเกิดความเชื่อถือในตัวบริษัทมากขึ้นตามไปด้วย และด้วยภาพลักษณ์ที่ดีนี้จะช่วยให้บริษัทได้รับความร่วมมืออย่างสะดวกมากขึ้น

มีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น

สาเหตุที่สตาร์ทอัพหรือบริษัทหลายแห่งเปลี่ยนมาใช้ Virtual Office นั้นเป็นเพราะต้องการลดต้นทุนของบริษัทไปพร้อมกับการปรับรูปแบบการทำงานให้ยืดหยุ่นมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศประจำกันอีกต่อไป อาจมาเจอกันเพียง 2-3 วันต่อสัปดาห์เพื่อประชุมหรือวางแผนงานเท่านั้น ทำให้การใช้ Virtual Office ตอบโจทย์มากกว่านั่นเอง

แม้จะไม่ยึดติดกับสถานที่ในการทำงานแต่บริษัทหลายแห่งก็ยังต้องการนับเวลาการทำงานเพื่อใช้ในการคำนวณประสิทธิภาพการทำงานรวมถึงการคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเวลาการทำงานด้วยเช่นกัน JOBCAN จึงขอแนะนำ ระบบบันทึกเวลาเข้างานหรือ JOBCAN Attendance ที่สามารถเข้างานที่ใดก็ได้ โดยระบบจะบันทึกเวลาและสถานที่ที่ใช้ในการเข้างานเอาไว้ ทำให้ตรวจสอบได้ง่าย สะดวกสบายทั้งพนักงานและ HR ผู้ดูแลกันเลยทีเดียว