ก้าวสู่ยุคของ Smart Organization ที่บริษัทต่างๆ หันมาใส่ใจในการบริหารทรัพยากรการทำงานภายในที่ทำงานให้สามารถลดต้นทุน หรือการหาแนวทางในการลดเวลาทำงานลง เพื่อจะทำให้พนักงานหรือบริษัทเองสามารถลดต้นทุนการทำงานในหลายๆ มิติ เช่น ค่าตอบแทนที่จ่ายตามเวลาหรือชั่วโมงทำงาน ในบางบริษัทอาจมีนโยบายในการจัดการต้นทุนการใช้อุปกรณ์สำนักงาน เช่น การใช้กระดาษในการจัดทำเอกสาร การใช้แฟ้มเอกสารหรืออุปกรณ์ ชั้นวาง ในการจัดเก็บงานต่างๆ  รวมถึงอุปกรณ์เครื่องเขียนหรืออุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องการการจัดการเอกสาร

ซึ่งในปัจจุบันก็มีระบบการจัดการเอกสาร ที่สามารถจัดการเอกสารออนไลน์ได้ และออกแบบลำดับการสร้างและอนุมัติเอกสาร สามารถวางขั้นตอนหรือโฟลว์ของเอกสารได้ตามความสะดวกหรือตามระบบเอกสารเดิมของท่านที่เคยใช้งาน โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์เอกสาร เดินเอาเข้าแฟ้มไปเสนอ และรอจนกว่าจะมีการอนุมัติตามลำดับ ซึ่งต้องใช้เวลาในการติดตามสถานะของเอกสารว่าหัวหน้าจะเซ็นต์อนุมัติหรือยัง ระบบดังกล่าวจึงเป็ตัวช่วยในการลดต้นทุนทั้งเรื่องของเวลาและการใช้ทรัพยากรในออฟฟิศ


ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ การเรียงลำดับขั้นตอนการส่งและอนุมัติเอกสาร หรือโปรแกรม workflow คืออะไร จะดีแค่ไหนถ้าคุณสามารถจัดการงานเอกสารที่กองรวมกันในสำนักงานได้ โดยไม่ต้องใช้พื้นที่บนโต๊ะหรือตู้ใหญ่ๆในการจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป

จัดการเอกสารผ่านระบบ workflow คือ ระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการเอกสารในสำนักงานด้วยระบบ Workflow ในปัจจุบันก็เริ่มมีหน่วยงานที่นำมาใช้งานกันอย่างแพร่หลาย เพราะการออกเอกสารหรือสร้างแบบฟอร์มในปัจจุบันแม้จะเป็นเอกสารที่ใช้งานในองค์กรเดียวก็อาจมีความแตกต่างกันในเรื่องของรายละเอียดหัวข้อในเอกสาร  รวมไปถึงโฟลว์การอนุมัติเอกสารที่อาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก เพราะโครงสร้างของทีมหรือแผนกงานในบางที่ก็ไม่เหมือนกัน โปรแกรม workflow จึงทำให้การทำงานเอกสารสามารถทำได้ง่าย การส่งคำขอ และการอนุมัติเอกสาร ซึ่งในปัจจุบันระบบจัดการเอกสารออนไลน์หลายๆ ระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้หลายรูปแบบ สร้างโฟลว์อนุมัติ และแยกโฟลว์การอนุมัติได้ตามลำดับขั้นหรือตำแหน่งของเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสาร สามารถส่งคำขอ / อนุมัติเอกสารได้ผ่านสมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์ต่างๆที่สะดวก ระบบการจัดการเอกสารที่มีฟังก์ชั่นการแจ้งเตือนที่หลากหลาย ทำให้ผู้ใช้งานระบบสามารถตรวจสอบได้ว่าขณะนี้ มีเอกสารที่ถูกสร้างหรือกำลังรออนุมัติอยู่เท่าไหร่ หรือการเข้าไปแก้ไขเอกสารในระบบ

นอกจากเรื่องของการออกแบบและการอนุมัติเอกสาร การดาวน์โหลดและการพิมพ์เอกสารในปัจจุบัน ก็เป็นเรื่องที่บริษัทต่างๆ คำนึงถึง การจัดการเอกสารออนไลน์ที่ดีจึงต้องสามารถตอบโจทย์ในเรื่องของการออกเอกสารได้ง่าย รองรับการจัดเก็บเอกสาร การดาวน์โหลดและการพิมพ์เอกสารได้ง่าย รวมไปถึงการที่คนทำงานเอกสารสามารถสร้าง ตรวจสอบแก้ไข และอนุมัติเอกสารที่สามารถทำงานได้จากทุกที่ ตามกระแสความนิยมการทำงานแบบ Office 4.0 ในปัจจุบัน ที่ไม่ว่าใครจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้

นอกจากเรื่องความง่ายในการจัดการเอกสาร เรื่องของการลดเวลาในการทำงานก็เป็นอีกเรื่องที่บริษัทส่วนใหญ่ในปัจจุบันให้ความสำคัญ ระบบ workflow คือระบบการจัดการเอกสารที่เข้ามาช่วยให้งานเอกสารทำได้ง่ายและเร็วขึ้น ลดเวลาในการทำงานลง เพราะการลดเวลาในการทำงานจะสามารถทำให้บริษัทควบคุมหรือลดต้นทุนในการจ้างงานหรือต้นทุนที่ต้องจ่ายลงได้ เช่น การลดการจ่ายค่าโอทีทำงานของพนักงานลงเพราะพนักงานสามารถลดเวลาในการทำงานปกติลงได้ ทำให้ทำงานเสร็จได้ในปริมาณที่มากขึ้นจากจำนวนงานปกติโดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลา

โปรแกรม workflow คืออะไร?

งานการจัดการเอกสารจะไม่ยุ่งยากอีกต่อไป

ด้วย Jobcan Workflow

การจัดการเอกสารออนไลน์จะกลายเป็นเรื่องง่าย เพียงใช้ Jobcan Workflow

Jobcan Workflow คือระบบจัดการเอกสารออนไลน์ รวมถึงการขออนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่มีฟังก์ชันการสร้างฟอร์มเอกสารหลากหลายมากกว่า 50 รูปแบบ และหน้าจอการใช้งานระบบที่เรียบง่าย สามารถใช้งานและเลือกหัวข้อแบบฟอร์ม รวมไปถึงการตั้งค่าเอกสารตามรูปแบบขององค์กรแล้วสามารถนำแบบฟอร์มไปใช้งานได้ทันที

ระบบ Jobcan Workflow เป็นระบบจัดการเอกสารออนไลน์ที่สามารถสร้างโฟลว์การอนุมัติเอกสาร ตามความต้องการของบริษัท เพราะแต่ละบริษัทหรืออองค์กร มีประเภทงานเอกสาร และขั้นตอนการอนุมัติที่แตกต่างกัน การใช้งานระบบจัดการเอกสารออนไลน์ที่สามารถออกแบบให้เข้ากับสไตล์การทำงานของบริษัทก็จะทำให้การจัดการเอกสารในงานต่างๆ ทำได้รวดเร็ว และประหยัดเวลาขึ้น สามารถใช้งานผ่านทางสมาร์ทโฟนได้

นอกจากนี้ยังมีตัวช่วยที่ทำให้สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้นอย่างการเชื่อมต่อกับ Google Account ที่สามารถซิงก์ข้อมูลผู้ใช้งานจาก G suite มาที่ Jobcan Workflow ได้ และสามารถอัปเดตข้อมูลล่าสุดจากในระบบมาจัดการเอกสารได้ง่าย รวมไปถึงการดาวน์โหลดเอกสารจากระบบออกมาเป็นไฟล์ CSV หรือสั่งพิมพ์เอกสารออกมาจากระบบออนไลน์ได้

การใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์อย่าง Jobcan Workflow นั้น จะช่วยให้คุณสามารถลดเวลาในการทำงานลงกว่า 60% จากการทำงานเอกสารปกติ* และยังสามารถติดตามสถานะของเอกสารได้ผ่านฟังก์ชันติดตามสถานะคำขอและการแจ้งเตือน โดยสามารถออกแบบการแจ้งเตือนเอกสารได้ตั้งแต่ขั้นตอนการออกเอกสารและส่งคำขอ รวมไปถึงการอนุมัติและแจ้งเตือนรายการเอกวารรออนุมัติ เพื่อป้องกันการลืมอนุมัติเอกสาร

*ข้อมูลจากแบบสอบถามกลุ่มลูกค้าที่ใช้งานจริง

Jobcan Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
สนใจระบบ Jobcan ติดต่อ 02-107-1867
ลงทะเบียนสอบถามข้อมูล : https://bit.ly/36BPLxY