เมื่อฝ่าย HR เป็นคนถูกประเมิน.. อ่านตัวชี้วัด KPIs สำหรับ HR ได้ที่นี่

ไม่ว่าจะเป็นแผนกไหนหรือทำงานส่วนใดก็จะต้องมีการวัดประสิทธิภาพการทำงานหรือกำหนด KPI เพื่อการพัฒนาหรือประเมินผลงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับส่วนงานของ HR ที่หลายคนอาจจะเกิดคำถามว่างานที่ดูแลบริหารทรัพยากรภายในองค์กรรอบด้านแบบนี้ควรจะประเมินอย่างไรให้สามารถวัดผลได้จริงและครอบคลุมทุกส่วนงานที่ HR รับผิดชอบอยู่

วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอาหัวข้อหลักที่จะใช้ในการประเมินการทำงานของฝ่าย HR มาเป็นตัวอย่าง ซึ่งนับเป็นหัวข้อการประเมินวัด KPI HR ที่ครอบคลุมการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมากที่สุด และยังสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กรอีกด้วย โดยจะมีด้วยกัน 10 หัวข้อ ดังนี้

งานด้านการวางแผนทรัพยากรบุคคล (HR Planning)

เริ่มกันด้วยการประเมินงานด้านการวางแผน การจัดการทรัพยากรบุคคลว่ามีการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพเพียงพอต่อการดำเนินงานขององค์กรหรือไม่ โดยตัวอย่างของหัวข้อย่อยในการประเมินจะมีลักษณะดังนี้

• เวลาที่ใช้ในการจัดทำแผนงาน
• อัตราการลาออกของบุคลากร
• การบริหารค่าใช้จ่ายของบุคลากร

งานด้านการสรรหาคัดเลือกบุคลากร (Recruitment & Selection)

งานหนึ่งของฝ่าย HR คืองานสรรหาสมาชิกใหม่ให้กับองค์กรจึงต้องมีการประเมินงานในส่วนนี้ด้วยเช่นกัน โดยการประเมิน KPI HR จะเริ่มวัดผลตั้งแต่การประกาศหาไปจนถึงการผ่านช่วงทดลองงานของสมาชิกใหม่ไปแล้ว ซึ่งจะมีตัวอย่างการกำหนดหัวข้อย่อยดังนี้

• จำนวนช่องทางที่เปิดรับสมัคร
• จำนวนผู้สมัครในแต่ละช่องทาง (วิธีการเขียน Job Description ที่ดี)
• ค่าใช้จ่ายในการว่าจ้างบุคลากร
• ระยะเวลาในการบรรจุตำแหน่งว่าง

งานการบริหารค่าตอบแทน (Compensation Management)

เมื่อเป็นส่วนการบริหารทรัพยากรบุคคลแล้วก็จะต้องรับผิดชอบในการบริหารเงินเดือน การจ่ายเงินเดือน ค่าตอบแทนต่างๆ อย่างเช่น สวัสดิการและค่าล่วงเวลาต่างๆ เป็นต้น จึงต้องมีการประเมินในส่วนงานนี้ด้วยเช่นกัน 

• ร้อยละความผิดพลาดของการจ่ายค่าตอบแทน
• ค่าใช้จ่ายในการดูแลสุขภาพของพนักงาน
• ความตรงต่อเวลาในการจ่ายค่าตอบแทน
• เงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานเทียบกับค่ากลางของช่วงเงินเดือน

งานด้านแรงงานสัมพันธ์ (Employee Relations)

งานด้านแรงงานสัมพันธ์หรือความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับพนักงานซึ่งเป็นส่วนงานที่ HR ต้องรับผิดชอบนี้ย่อมต้องมีการประเมินเป็น KPI HR โดยการใช้สิ่งที่เกิดขึ้นกับพนักงานตลอดหนึ่งปี ซึ่งจะมีตัวอย่างการพิจารณา ดังนี้

• จำนวนข้อร้องเรียนต่อปี
• จำนวนการโอนย้ายพนักงาน
• ความถี่ในการพบกันของพนักงานและผู้บริหารองค์กร

งานด้านการฝึกอบรม การพัฒนา และการจัดการ การเรียนรู้ (Training, Development & Learning)

การพัฒนาศักยภาพของทรัพยากรบุคคลอย่างพนักงานเองก็เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญสำหรับองค์กร ซึ่งมี HR เป็นผู้รับผิดชอบอยู่ ดังนั้น นอกจากการจัดการเวลาทำงานแล้ว จะต้องมีการเผื่อเวลาให้พนักงานได้เรียนรู้เพิ่มเติมหรือฝึกอบรมต่างๆ ทำให้ต้องนับรวมส่วนนี้เข้ามาประเมินเป็น KPI HR ด้วยเช่นกัน โดยจะมีตัวอย่างของหัวข้อสำหรับประเมิน ดังนี้

• จำนวนการจัดฝึกอบรมต่อปี
• ความพึงพอใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรม 
• ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

งานด้านการบริหารความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Development)

จากหัวข้อที่แล้วซึ่งเป็นเรื่องของการพัฒนาฝึกอบรมพนักงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้น จะเห็นผลได้อย่างชัดเจนย่อมเป็นการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานหรืออาจเป็นการเปลี่ยนสถานภาพของพนักงานจากพนักงานสัญญาจ้างเป็นพนักงานประจำ เป็นต้น โดยที่การพัฒนาเหล่านั้นจะมีส่วนช่วยให้องค์กรมีความก้าวหน้าได้ ซึ่งงานในส่วนนี้นับเป็นความท้าทายของ HR ด้วยเช่นกัน ซึ่งจะมีตัวอย่างหัวข้อการประเมิน ดังนี้

• อัตราการเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน
• จำนวนพนักงานที่ผ่านการพัฒนาตามแผนงานพัฒนาบุคลากรขององค์กร
• อัตราการเปลี่ยนแปลงสถานภาพของพนักงาน

งานด้านการพัฒนาองค์กร (Organization Development)

ขึ้นชื่อว่าเป็นการบริหารทรัพยากรบุคคลแล้ว ผลของการทำงานที่จะเห็นได้ชัดที่สุดย่อมเป็นการสร้างองค์กรให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีความสุข สามารถดึงเอาศักยภาพมาสร้างผลงานกันได้อย่างเต็มที่ จึงจะต้องมีการประเมินในส่วนการพัฒนาองค์กรด้วยเช่นกัน โดยมีตัวอย่างหัวข้อการประเมิน ดังนี้

• ระดับความสำเร็จในกิจกรรมการพัฒนาองค์กร
• ระดับความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร
• ระดับคุณภาพของการให้ฟีดแบ็กแก่พนักงาน

งานด้านการบริหารผลงาน (Performance Management)

การสร้างองค์กรให้ก้าวหน้าและแข็งแกร่งได้นั้น ย่อมต้องเกิดจากการสร้างสรรค์ผลงานของพนักงานทุกคนร่วมมือกันและมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งหน้าที่ของการชี้แจงและทำความเข้าใจถึงเป้าหมายองค์กรนั้นเป็นส่วนหนึ่งของงาน HR นี้เอง ดังนั้นจึงต้องนับ KPI HR ส่วนนี้ด้วยเช่นกัน โดยจะมีตัวอย่างการประเมิน ดังนี้

• ระดับความเข้าใจของพนักงานในเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร
• ร้อยละของการประเมินผลการปฏิบัติงานที่สำเร็จตรงเวลา
• ประสิทธิภาพของพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำที่ได้รับการพัฒนา

งานด้านสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)

การสรรหาระบบการทำงานที่สะดวกสบายเข้ามาแทนที่นั้นไม่ได้หมายความว่า HR จะมีส่วนที่ต้องรับผิดชอบน้อยลง โดยเฉพาะกับส่วนของ HRIS ซึ่งเป็นส่วนที่เข้ามาช่วยให้ HR บริหารงานได้ง่ายมากขึ้นอย่างระบบบันทึกเวลาเข้างานของพนักงาน แต่หลายส่วนยังคงต้องผ่านการดูแลของ HR อยู่จึงต้องมีการประเมินว่ามีการละเลยส่วนนี้หรือไม่ โดยจะมีตัวอย่างในการประเมินดังนี้

• ระยะเวลาสนองตอบต่อข้อมูลที่ได้รับการร้องขอ
• ผลตอบแทนจากการลงทุนในเทคโนโลยีด้าน HR
• ร้อยละของการหยุดทำงานของระบบ HRIS

ภาพรวมในงานด้านทรัพยากรมนุษย์ (HR Overall)

มาถึงหัวข้อสุดท้ายในการประเมินซึ่งจะขาดไปไม่ได้เลยตอบในการวัด KPI HR คือการดูแลภาพรวมภายในองค์กรของฝ่ายทรัพยากรบุคคลว่ามีการบริหารงานที่สอดคล้องกันในแต่ละส่วน ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่หรือไม่ โดยหัวข้อนี้จะประเมินเป็นเรื่องทั่วไปซึ่งเกี่ยวกับความเป็นอยู่ของพนักงานในองค์กรนั่นเอง ซึ่งจะมีตัวอย่างการประเมิน ดังนี้

• ผลสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน
• รายได้ขององค์กรต่อพนักงาน
• ตัวเลขสถิติของอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นในแต่ละปี
• จำนวนเรื่อง ข้อเสนอแนะ ที่นำไปใช้ได้จริงในแต่ละปี

สำหรับการวัด KPI HR นั้นจะต้องมีการประเมินที่หลากหลายเพราะหน้าที่ความรับผิดชอบของ HR ค่อนข้างกว้างเนื่องจากเป็นเรื่องของพนักงานทุกคนในบริษัทนั่น โดยหัวข้อทั้ง 10 หัวข้อที่นำมาเป็นตัวอย่างนี้สามารถปรับเปลี่ยนให้การประเมินเข้ากับองค์กรมากขึ้นได้ตามความเหมาะสม เพราะแต่ละองค์กรย่อมมีการบริหารงานที่แตกต่างกันออกไป