ลดเวลา ลดขั้นตอน เพิ่มประสิทธิภาพงานเอกสารด้วยระบบ Workflow

การจัดการเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญอย่างมาก องค์กรจะเติบโตและประสบความสำเร็จอย่างราบรื่นได้ ต้องมีระบบการจัดการภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ เป็นระเบียบชัดเจน มีการวางแผนการทำงานล่วงหน้า และสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้นรวมทั้งองค์กรก็สามารถวางแผนการทำงานในอนาคตได้อย่างเป็นระบบ

แล้วบริษัทจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการจัดการเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างไร วิธีการง่าย ๆ คือการหาตัวช่วยออนไลน์โซลูชันหรือเทคโนโลยีที่ช่วยในเรื่องการจัดการเอกสาร ซึ่งในที่นี้คือระบบ workflow หรือตัวช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ช่วยให้ประสานงานกันได้ง่าย สะดวกและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกระบวนการจัดการเอกสาร การอนุมัติหรือการตรวจสอบเอกสารภายในบริษัท ก็สามารถจัดการได้ง่าย ๆ ผ่านระบบ workflow

ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีต้องมีลักษณะอย่างไร

รองรับการขยายตัวขององค์กรในอนาคตได้

การมีระบบหรือขั้นตอนการทำงานที่สามารถต่อยอดได้ง่ายขึ้นจะเป็นข้อดีของการบริหารองค์กรให้เติบโตในอนาคต

มีความปลอดภัย

ตัวระบบต้องมีความปลอดภัย เพราะเอกสารต่าง ๆ นั้นเป็นความลับของบริษัทที่ต้องจัดเก็บอย่างดีไม่ให้ข้อมูลถูกเผยแพร่ไปยังบุคคลภายนอก 

จัดเก็บเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสม

การจัดเก็บเอกสารต้องเหมาะสมกับประเภทเอกสารแต่ละชนิด เรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง รวมไปถึงวิธีการทำงานด้วยเช่นกัน ลักษณะของเอกสารแต่ละประเภทใช้วิธีการจัดการแตกต่างกัน ดังนั้น วิธีการจัดการเอกสารแต่ละประเภทต้องมีระบบที่เหมาะสมสอดคล้องกันไปเพื่อให้สามารถรวบรวมข้อมูลมาประมวลผลและรายงานข้อมูลได้ง่ายขึ้น

ค้นหาเอกสารได้ง่าย ตัวระบบไม่ยุ่งยาก

ระบบที่ดีต้องเป็นระบบที่เข้าใจง่าย ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว พนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดต้องสามารถเข้าถึงตัวระบบได้ และเข้าใจว่าตัวระบบทำงานอย่างไร

ข้อดีของการใช้ระบบ Workflow

ข้อมูลปลอดภัย

ระบบ workflow จะกำหนดรหัสการเข้าใช้งาน เฉพาะบุคลากรในองค์กรเท่านั้นที่เข้าสู่ตัวระบบได้ และยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภทให้เฉพาะตำแหน่งงานได้อีกด้วย นอกจากนี้ระบบ workflow ที่ดีจะต้องเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน รองรับทุกแพลตฟอร์ม เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตก็สามารถเข้าระบบได้ทุกที่ทุกเวลา จะส่งแบบฟอร์มคำขอหรือจะอนุมัติเอกสารจากที่ไหนก็สะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ปัจจุบันที่หลายบริษัทมีรูปแบบการทำงานแบบ Remote Working และ Work From Home ระบบ workflow เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการจัดการเอกสารภายในองค์กร

ป้องกันข้อมูลสูญหาย

หากคุณเคยส่งเอกสารให้หลายฝ่ายงานอนุมัติ และต้องรอจนกว่าเอกสารจะเวียนกลับมาถึงคุณ โดยที่ไม่ทราบว่าเอกสารติดขัดตรงจุดไหนหรือสูญหายไประหว่างขั้นตอนหรือไม่ การเปลี่ยนมาใช้ออนไลน์โซลูชันในการจัดเก็บเอกสารและการอนุมัติต่าง ๆ เป็นทางเลือกที่ดีที่จะทำให้การทำงานของคุณเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะระบบ workflow สามารถตรวจสอบภาพรวมการดำเนินงานและผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ รวมถึงสามารถติดตามสถานะ ประวัติและลำดับการทำงาน ทำให้ทราบได้ว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนไหน กำลังรอใครอนุมัติอยู่ ด้วยเหตุนี้เอกสารจะไม่มีทางสูญหายอย่างแน่นอน

ลดข้อผิดพลาด

ระบบ workflow เป็นการให้บริการซอฟต์แวร์ผ่านระบบ Cloud ( Software as a service : SaaS ) องค์กรไม่ต้องลงทุนค่าใช้จ่ายในเรื่องของตัวเซิร์ฟเวอร์ ไม่ต้องกังวลเรื่องการเสียหายของอุปกรณ์ เพราะระบบ workflow ที่ดีจะต้องไม่ใช้งานผ่านตัวอุปกรณ์หรือติดตั้งโปรแกรมใด ๆ เพราะหากอุปกรณ์เกิดความเสียหาย ข้อมูลเอกสารอาจสูญหายไปทั้งหมดและไม่สามารถกู้คืนได้ แต่หากเป็นระบบ On Cloud ที่เชื่อถือได้ จะมีการแบคอัพข้อมูลอยู่ตลอด ข้อมูลจะไม่สูญหายและสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลา

ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในระยะยาว

การใช้งานระบบ workflow นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาจากการอนุมัติเอกสารที่ง่ายขึ้นแล้ว ยังช่วยประหยัดต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อนำเงินส่วนนั้นไปต่อยอดพัฒนาสิ่งอื่น ๆ ภายในองค์กรได้อีกด้วย และเนื่องจากระบบ workflow เป็นระบบแบบ On Cloud จึงหายห่วงเรื่องค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการติดตั้งระบบ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับกระดาษ เอกสาร หมึกพิมพ์ อีกทั้งยังเป็นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานแบบเดิม ๆ สู่การทำงานด้วยเอกสารออนไลน์หรือ E-document เพื่อให้องค์กรก้าวสู่การเป็น paperless workplace อย่างแท้จริง

วางแผนภาพรวมกระบวนการทำงานภายในองค์กร

การมีระบบ workflow ที่ดีภายในองค์กร ทำให้ลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ที่ไม่เกิดประโยชน์ในกระบวนการทำงาน ทั้งยังทำให้มองเห็นภาพรวมที่สามารถนำไปวางแผนการจัดการกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กรเพื่อนำไปต่อยอดพัฒนาในส่วนอื่น ๆ ให้กับองค์กรได้

การใช้งานระบบ Jobcan workflow

การใช้งานระบบ Jobcan Workflow จะแบ่งสิทธิ์การใช้งานหลัก ๆ ออกเป็น 3 สิทธิ์ คือ

สิทธิ์ที่ 1 ฟังก์ชันผู้ส่งคำขอ

ผู้ส่งคำขอสามารถส่งคำขอที่ผู้จัดการระบบเพิ่มไว้ไปยังผู้อนุมัติได้ เช่น คำขอเบิกใช้อุปกรณ์ คำขอสลับกะงาน เป็นต้น

สิทธิ์ที่ 2 ฟังก์ชันผู้อนุมัติ

ผู้อนุมัติสามารถพิจารณาคำขอและทำการอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอที่ถูกส่งมาได้ โดยผู้อนุมัติคำขอแต่ละรายการหรือแต่ละโฟลว์จะถูกตั้งค่าและกำหนดโดยผู้จัดการระบบ เช่น ตั้งค่าผู้อนุมัติเฉพาะ HR หรือ ตั้งค่าผู้อนุมัติเฉพาะผู้จัดการ เป็นต้น

สิทธิ์ที่ 3 ฟังก์ชันผู้จัดการระบบ

ผู้จัดการระบบจะเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการตั้งค่าและจัดการระบบทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น การเพิ่มผู้ใช้งาน การตั้งค่าผู้ส่งคำขอและผู้อนุมัติในแต่ละรายการ การตั้งค่าแบบฟอร์ม การจัดลำดับการจัดการหรือการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เป็นต้น

ระบบ Jobcan Workflow มีฟังก์ชันให้เลือกใช้แบบครบครัน ผู้จัดการระบบสามารถเพิ่มข้อมูลหรือรายละเอียดต่าง ๆ เข้าไปยังแบบฟอร์มได้ตามความต้องการ เช่น ชื่อหัวข้อ ชื่อบริษัท รูปแบบการกรอกข้อมูล หรือระยะเวลาอนุมัติ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดกลุ่มโปรเจคหรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องในการอนุมัติเอกสารแต่ละฟอร์มได้ หากเป็นฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขหรือจำนวนเงิน สามารถใส่ข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ เพื่อให้ระบบคำนวณจำนวนเงินออกมาเป็นยอดรวม สะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาคิดคำนวณเองอีกต่อไป

และหากองค์กรของคุณมีแบบฟอร์มที่ใช้งานเป็นประจำอยู่แล้วแต่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบมาใช้งานการจัดการเอกสารออนไลน์ของ Jobcan Workflow ก็สามารถนำมาแปลงเป็นแบบฟอร์มเข้าระบบได้ด้วยเช่นกัน แนบไฟล์ได้ทุกนามสกุล ไม่จำกัดจำนวนไฟล์ และที่สำคัญคือ สามารถดึงข้อมูลหลังบ้านมาประมวลผลแล้วโหลดเป็นไฟล์ .CSV เพื่อเปิดในโปรแกรม Excel หรือ Google Sheet ได้อย่างสะดวก

จะเห็นได้ว่า Jobcan Workflow ช่วยให้การจัดการเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กรที่เคยเป็นเรื่องยุ่งยากน่าปวดหัวกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ จัดการให้สำเร็จได้เพียงแค่ปลายนิ้ว ลดเวลา ลดขั้นตอน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้องค์กรได้เป็นอย่างดี หากยังลังเลหรือเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับตัวระบบ สามารถทดลองใช้งานฟรี 30 วันโดยมีเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลให้คำปรึกษาตลอดการใช้งาน ของดี ๆ แบบนี้มันต้องมีแล้วมุ้ยย