พนักงานชอบมาสาย เหล่า HR จะทำยังไงได้บ้าง? นโยบายแบบไหนใช้ได้ผล?

หนึ่งในปัญหาปวดหัวของ HR เลยก็คือเรื่องที่พนักงานมาสาย เพราะตามกฎหมายแล้วแม้ว่าพนักงานจะมาสาย 5 นาทีหรือ 1 ชั่วโมงก็ไม่สามารถหักเงินได้ ขณะเดียวกันจะบังคับให้ใช้วันมาสายเป็นวันลาพักร้อนไป ก็ไม่ได้เช่นกันเพราะตามข้อกฎหมายกวล่าวว่าพนักงานจะต้องได้ใช้วันลาตามความสมัครใจเท่านั้น แล้วแบบนี้ HR จะสามารถทำอย่างไรได้บ้างถึงจะรับมือและแก้ปัญหากับพนักงานที่มาสายได้

วันนี้ JOBCAN จึงได้นำเอาเทคนิควิธีที่จะช่วยให้องค์กรสามารถแก้ไขปัญหาพนักงานมาสายได้ ทั้งยังสามารถรักษาผลประโยชน์ของทั้งฝ่ายพนักงานและองค์กรได้ด้วย โดยมีทั้งหมด 5 วิธีด้วยกัน ดังนี้

จูงใจพนักงานด้วยสวัสดิการพิเศษสำหรับคนเข้างานตรงเวลา

คนทำดีย่อมต้องได้รับผลตอบแทนที่ดี เป็นหนึ่งในวิธีการที่สามารถนำมาใช้จูงใจให้เหล่าพนักงานอยากจะเข้างานตรงเวลาด้วยการเสนอสวัสดิการพิเศษสำหรับพนักงานที่มีบันทึกการเข้างานตรงเวลา โดยสามารถเสนอเป็นการมอบเบี้ยขยันสำหรับคนที่ไม่เคยมาสายและมีการลดเบี้ยขยันลงเมื่อมีการมาสายเกิดขึ้น หรือเปลี่ยนเป็นหนึ่งในคุณสมบัติของการประเมินพนักงานดีเด่นซึ่งหากมีคุณสมบัติครบจะได้รับสวัสดิการพิเศษที่ควรค่าในการจูงใจ อย่างเช่น วันลาพักร้อนหรือการปรับขึ้นเงินเดือน เป็นต้น

สิ่งสำคัญในการจูงใจพนักงานด้วยสวัสดิการพิเศษนี้คือ ตัวสวัสดิการพิเศษจะต้องมีความน่าสนใจมากพอที่จะสร้างแรงดึงดูดให้พนักงานมาสายเปลี่ยนพฤติกรรมได้ แต่ถึงอย่างนั้นก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะรู้สึกถูกจูงใจกับวิธีการนี้ ดังนั้นจึงอาจมีบางคนที่ใช้เทคนิคนี้ไม่ได้ผลอยู่บ้าง

คิดเงินเดือนตามจำนวนเวลาที่เข้าทำงานจริง

แม้ว่าองค์กรจะไม่สามารถหักเงินเดือนพนักงานมาสายได้ แต่สามารถสร้างข้อตกลงร่วมกันได้โดยหนึ่งในวิธีการที่น่าสนใจคือการนับระยะเวลาทำงานเพื่อคำนวณเงินเดือนอย่างตรงไปตรงมาหรือก็คือการคิดเงินเดือนโดยคำนวณเป็นหน่วยนาทีแทนจำนวนวัน ดังนั้น หากมีพนักงานมาสาย พนักงานคนนั้นจะต้องอยู่ทำงานต่อหลังเวลาเลิกงานเพื่อให้จำนวนระยะเวลาครบตามกำหนดและไม่ถูกหักเงินเดือนนั่นเอง

วิธีการนี้มีหลักสำคัญอยู่ที่การตกลงร่วมกันระหว่างองค์กรและพนักงานและต้องมีระบบการบันทึกเวลาเข้างานที่คำนวณระยะเวลาการทำงานได้อย่างแม่นยำเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ โดยองค์กรสามารถใช้วิธีนี้ร่วมกับการมอบเบี้ยขยันหรือสวัสดิการพิเศษก็จะช่วยสร้างแรงจูงใจได้มากขึ้น

พูดคุยสอบถามถึงสาเหตุเพื่อแก้ปัญหา

พนักงานมาสายอาจเป็นสัญญาณบางอย่างที่กำลังบอกองค์กรว่าพวกเขามีปัญหา ซึ่งเป็นหนึ่งในเรื่องที่ฝ่ายบุคคลหรือ HR ต้องเข้าไปสอดส่องสังเกตการณ์ เพราะหากพนักงานที่มาสายมาจากแผนกหรือทีมเดียวกันอยู่บ่อยครั้ง ก็ควรตรวจสอบดูปริมาณงานที่ในทีมได้รับผิดชอบหรือข้อร้องเรียนที่เคยได้รับจากทีมนั้นๆ เพื่อพูดคุยแก้ไขกันต่อไป

หรือในบางครั้งพนักงานมาสายอาจเป็นปัญหาส่วนตัวที่องค์กรสามารถยอมรับได้ เช่น พนักงานเกิดอุบัติเหตุที่ขาทำให้เดินทางไม่สะดวกอยุ่บ้างส่งผลให้การเดินทางมาทำงานล่าช้า หรือในช่วงฤดูฝนเกิดภัยน้ำท่วมเป็นบางแห่งทำให้เดินทางลำบาก เป็นต้น เมื่อพูดคุยทำความเข้าใจแล้วองค์กรก็สามารถอนุโลมหรือคิดวิธีการเพื่อช่วยเหลือพนักงานต่อไปได้ แต่หากเป็นสาเหตุที่พนักงานขาดวินัยในตนเองแล้ว องค์กรก็ยังสามารถกำหนดโทษให้กับพนักงานได้เช่นกัน

เพิ่มตัวเลือกช่วงเวลาในการเข้า-ออกงาน

การกำหนดระยะเวลาการทำงานเพียงขอบเขตเดียวอาจไม่ใช่ช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับพนักงานทุกคน โดยเฉพาะกับพนักงานมาสาย เพราะสาเหตุของการมาสายอาจฟังดูยอมรับได้ยากแต่กลับเป็นความจริงที่ยากจะแก้ไขได้ เช่น พนักงานบ้านไกล เดินทางหลายต่อ หลายคนอาจบอกให้พวกเขาออกจากบ้านให้เร็วขึ้น แต่เมื่อลองนึกภาพการเดินทางหลายต่อในกรุงเทพแล้วเรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ในทันที

ดังนั้นการเพิ่มตัวเลือกช่วงเวลาในการทำงานจึงเป็นทางออกหนึ่งที่สามารถมอบความสะดวกให้กับพนักงานได้เช่น บางคนไม่สะดวกจะอยู่ที่ทำงานถึงหกโมงเย็นเพราะอาจจะต้องไปรับลูก ก็ให้เข้างานเช้าสักหน่อยเพื่อเลิกงานเร็วขึ้น หรือบางคนต้องเดินทางด้วยรถไฟฟ้า แต่ไม่อยากเผชิญกับการอัดยัดเป็นปลากระป๋องก็เข้างานสายสักหน่อยและเลิกงานช้าลง แบบนี้ก็เป็นวิธีแก้ไขที่เหมาะกับไลฟ์สไตล์ที่แตกต่างของพนักงานได้แล้ว

กำหนดมาตรการจัดการคนมาสายอย่างจริงจัง

หากทำตามวิธีการแก้ไขหมดแล้วทุกอย่างแต่ยังคงมีพนักงานมาสายอยู่ก็ถึงคราวที่ต้องกำหนดบทลงโทษอย่างจริงจังกันต่อไปแล้ว โดยการลงโทษนี้จะต้องเป็นการลงโทษที่เกิดขึ้นอย่างมีผลกระทบมากพอ เช่น การตรวจเวลาเข้างานให้มีผลต่อการประเมินปรับเงินเดือนหรือการต่อสัญญาว่าจ้างต่อไป เป็นต้น

สิ่งสำคัญของการกำหนดบทลงโทษนั้นคือการมอบโอกาส เพราะจุดประสงค์หลักในการลงโทษขององค์กรคือการทำให้พนักงานปรับพฤติกรรมเข้างานสาย ไม่ใช่การลาออกหรือเชิญให้ออก ดังนั้น จึงควรมีการพูดคุยและตักเตือนหรือชี้แจงให้ชัดเจนพร้อมกับการให้เวลาแก้ไขปรับปรุงก่อนจะไปถึงขั้นสุดท้าย

การทำงานบริหารคนนั้นเป็นเรื่องยากที่จะไม่เกิดปัญหาเลย โดยเฉพาะปัญหาที่พบเจอได้ง่ายอย่างพนักงานมาสายนั้นเรียกได้ว่าเจอได้ในทุกองค์กรกันเลยทีเดียว ดังนั้น ในการแก้ไขจึงควรมีวิธีการรองรับทั้งวิธีการระยะสั้นและระยะยาวไปพร้อมกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการจูงใจที่มากพอจะแก้ปัญหาได้